Quelle est la responsabilité de l’employeur ?
PayFit facilite la gestion des contrats de prévoyance et de mutuelle, mais la responsabilité de l'affiliation est à votre charge en tant qu'employeur.
Le processus d’affiliation peut varier d’un organisme à l’autre. En général, vous devez, en premier lieu, le signaler directement auprès de votre organisme.
Puis, vous devez affilier ou dispenser manuellement le collaborateur dans PayFit pour déclencher correctement les cotisations sur le bulletin de paie.
Comment gérer l'affiliation ou la dispense à un contrat avec l'organisme Alan ?
Pour ajouter ou retirer un collaborateur d'un contrat Alan vous devez effectuer les modifications directement sur la plateforme Alan.
Elles seront ensuite mises à jour automatiquement sur PayFit grâce à l'intégration Alan <> PayFit.
Pour savoir comment activer la synchronisation consultez la fiche d'aide : Relier vos comptes Alan (mutuelle et prévoyance) et PayFit
👉Notez bien
La synchronisation entre les comptes Alan et PayFit s’effectue automatiquement une fois par jour. Ainsi, si vous venez d'appliquer des modifications sur votre espace Alan, vous devez patienter quelques heures avant de pouvoir constater les mises à jour sur PayFit.
Vous avez toujours la possibilité de vérifier la date et l’heure de la dernière synchronisation dans la catégorie"Déclarations et Organismes" > "Mutuelle” ou "Prévoyance" et consultez la "date de dernière synchronisation".
Comment gérer l'affiliation ou la dispense à un contrat avec un organisme autre que Alan ?
Affilier un collaborateur
Rendez-vous dans la catégorie“Organismes et déclarations” > “Prévoyance” ou “Mutuelle” en fonction du type de contrat. Puis cliquez sur “Gérer les affiliations”.
Cet espace vous permet de gérer l’affiliation de vos collaborateurs aux différents contrats de prévoyance et mutuelle.
Selon votre besoin, choisissez l'un des trois onglets qui offrent des vues différentes :
Par collaborateur : pour gérer l’affiliation d’un collaborateur en particulier
Par contrat : pour gérer l’affiliation au niveau d’un contrat
À vérifier : une vue filtrée sur les anomalies d’affiliation (uniquement visible si PayFit constate des incohérences dans l’affiliation de certains collaborateurs)
Pour affilier un collaborateur à un contrat, cliquez sur “Gérer l’affiliation”, puis indiquez à quel contrat vous souhaitez le rattacher.
Dispenser un collaborateur
Pour dispenser un collaborateur, cliquez sur “Gérer l'affiliation” puis à la question “votre collaborateur est-il concerné par la prévoyance/mutuelle ?” indiquez “Non il ou elle est dispensé(e)”.
👉 Notez bien
Un collaborateur peut être dispensé de prévoyance ou de mutuelle s'il :
est en CDD pour une durée inférieure à 12 mois ;
est apprenti ;
bénéficie déjà d’une couverture obligatoire (par exemple, il est rattaché au contrat de son conjoint),
etc.
💡 La liste complète des cas de dispense est disponible ici.
Vérifier l’affiliation
Dans la vue “À vérifier” sont listés tous les collaborateurs qui présentent des incohérences d’affiliation. Nous vous invitons à vérifier que chacun de ces collaborateurs soit bien rattaché au bon contrat.
Il peut s’agir de collaborateurs non affiliés (non rattachés à un contrat et non dispensé) ou de collaborateurs affiliés à plusieurs contrats.
Cliquez sur “Gérer l’affiliation” puis apportez les corrections nécessaires.