Cet article va vous expliquer comment renseigner votre effectif via la tâche requise qui sera présente sur votre espace au mois de décembre.
Pour compléter la tâche requise, il vous suffit simplement de cliquer sur le message lié à cette tâche.
💡Il se peut qu'en début d'année une tâche requise vous demande de vérifier votre effectif, si celui-ci est différent de celui transmis par l'Urssaf.
Pourquoi renseigner votre effectif ?
Lorsque vous dépassez certains seuils d'effectifs (11, 20, 50 et 250 salariés), vous êtes alors soumis à des obligations légales et notamment à des taxes spécifiques.
Toutefois, vous pouvez être temporairement exonéré de certaines taxes lorsque vous franchissez un seuil pour la première fois.
Ces informations sont clés : elles ont de nombreux impacts sur votre paie et affectent plusieurs taxes et contributions (DOETH, FNAL, formation professionnelle continue, versement mobilité et transport, PEEC, etc).
Nous allons vous guider pas à pas dans la saisie de vos effectifs.
Prenez votre temps et assurez-vous que les informations saisies sont correctes.
N'hésitez pas à contacter l'équipe support PayFit si vous avez des questions au moment de remplir les informations de la tâche requise. En cas de doute, un message d'aide sur chaque page de la tâche requise vous donnera des indications sur la marche à suivre.
Compléter la tâche requise "Mettre à jour l'effectif"
1️⃣ Qu'est-ce que l'effectif et à quoi sert-il ?
Cliquez sur la tâche requise et prenez connaissance du sujet, puis passez à l'étape suivante.
2️⃣ Composition de votre entreprise
Nous avons besoin de confirmer tous les établissements (SIRET) qui composent votre entreprise (SIREN) qu'ils aient un compte PayFit ou non.
Vérifiez les informations et modifiez-les si nécessaire.
💡 Quelle est la différence entre une entreprise et un établissement ?
Une entreprise peut être éventuellement composée de plusieurs établissements.
L'entreprise est identifiée par un numéro de SIREN unique.
Chaque établissement est identifié par un numéro de SIRET unique (composé un SIREN de l'entreprise à laquelle il appartient et suivi d'un Numéro Interne de Classement NIC à 5 chiffres).
L'effectif, au sens du code de la Sécurité Sociale, se calcule au niveau de l'entreprise, c'est-à-dire sur l'ensemble des établissements situés sur le territoire français.
3️⃣ Effectif moyen annuel
👉 Si vous avez un seul établissement, PayFit calculera automatiquement l’effectif moyen pour l’année écoulée. A cette étape, vous avez la possibilité de renseigner certains salariés qui n' auraient pas encore été ajoutés sur PayFit en cochant l'option“Ajouter des salariés non présents sur PayFit”.
Quels salariés doivent être pris en compte ?
Tous les salariés liés à l'établissement par un contrat de travail, à l'exception :
des salariés qui ne sont pas liés à l'entreprise par un contrat de travail réel (comme un mandataire social sans contrat de travail, par exemple) ;
des salariés en CDD de remplacement ;
des salariés en contrats aidés (Contrat Unique d’Insertion)
des stagiaires, apprentis et des salariés en contrat de professionnalisation.
ℹ️ Comment est calculé l'effectif moyen ?
L'effectif moyen annuel est la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile (de janvier à décembre).
Toutefois, plusieurs subtilités s'appliquent (si par exemple certains salariés travaillent à temps partiels, si l'entreprise a été créée en cours d'année, si aucun salarié n'a été employé pendant un mois ou plus, etc.).
💡 Pour en savoir plus consultez cette page du site de l'Urssaf.
👉 Si vous avez plusieurs établissements vous devrez répondre à la question "Quel est l'effectif moyen de votre entreprise ?", vous devrez additionner les effectifs moyens de tous vos établissements.
4️⃣ Validation
Lors de la dernière étape, vous pourrez visualiser le récapitulatif des données saisies.
Prenez le temps de vérifier ces informations une dernière fois puis cliquez sur le bouton "Valider".
✅ Dès le mois de janvier, vous pourrez visualiser les cotisations sociales de votre entreprise dans la catégorie "Mon établissement"> "Profil de l’établissement", dans l'encart "Effectif".
💡 Consultez notre guide pour en savoir plus sur les taxes annuelles et le calcul des effectifs.
Compléter la tâche requise "Vérifier l'effectif moyen annuel"
Au mois de février ou de mars, il se peut que nous vous demandions de vérifier votre effectif moyen annuel via une tâche requise. Cette tâche requise est présente uniquement si nous constatons un écart entre l'effectif que vous avez renseigné sur PayFit en fin d'année et l'effectif transmis par l'Urssaf en début d'année.
1️⃣ De quoi s'agit-il ?
Il existe deux causes possibles à cet écart :
l'effectif moyen annuel renseigné sur PayFit est incorrect ;
l'effectif moyen annuel calculé par l'Urssaf est incorrect.
👉 L'effectif est une information essentielle car il détermine les charges sociales que vous devez payer.
Prenez connaissance de ces éléments et passez à l'étape suivante.
2️⃣ Vérifier l'effectif
Comparez les différents décomptes d'effectif et choisissez celui que vous souhaitez retenir :
l'effectif calculé par l'Urssaf (recommandé) ;
l'effectif renseigné sur PayFit.
🅰️ Vous choisissez de corriger l'effectif pour retenir celui calculé par l'Urssaf.
💡 Cette correction peut entraîner une hausse ou une baisse de vos cotisations Urssaf. Cependant, la régularisation ne modifiera pas le salaire de vos collaborateurs puisqu'il s'agit uniquement de correction sur les cotisations patronales.
Dès que cette étape est validée :
nous vérifions si le nouvel effectif modifie le montant de cotisations ;
si nécessaire, nous procédons à une régularisation de vos cotisations pour les mois du début d'année ;
si des régularisations doivent être effectués pour des collaborateurs qui ont quitté l'entreprise, nous générons automatiquement des bulletins complémentaires ;
nous vous informons du résultat des vérifications dans vos tâches du mois, dans les 5 minutes. Pendant ce temps, vous pouvez utiliser PayFit normalement.
💡 Bon à savoir
Cette opération est automatisée, vous n'avez pas besoin de contacter l'équipe Support PayFit.
Pour retrouver votre effectif et le taux de vos cotisations, rendez-vous dans la catégorie "Mon établissement" > "Profil de l'établissement" dans l'onglet "Effectif".
✅ Une fois la vérification terminée, retournez sur la tâche requise pour consulter la correction et confirmer la lecture.
🅱️ Vous choisissez de retenir l'effectif déjà renseigné sur PayFit
👉 Notez bien
Dans ce cas, nous vous invitons à contacter votre gestionnaire Urssaf pour demander la correction de votre effectif.
Cette démarche est essentielle pour assurer la cohérence des informations et éviter les rappels de l'Urssaf.
Pour retrouver votre effectif et le taux de vos cotisations, rendez-vous dans la catégorie "Mon établissement" > "Profil de l'établissement" dans l'onglet "Effectif".
✅ Une fois avoir pris connaissance du récapitulatif, validez votre choix.
Vous souhaitez en savoir plus concernant le calcul de l'effectif moyen ?
N'hésitez pas à consulter notre article dédié à ce sujet !