L'organigramme est disponible si vous avez choisi l'une des formules suivantes : "Paie avancée", "RH+" et "Starter".
1. Qu'est-ce que l'organigramme sur PayFit ?
L'organigramme sur PayFit vous permet de reproduire l'organisation de votre établissement, en créant des équipes et des départements, et de la partager avec vos collaborateurs (si vous activez cette option).
Vous pouvez également attribuer des managers et gérer leurs droits depuis l'organigramme.
👉 Pour comprendre les différences entre l'organigramme, les workflows et le rôle de manager sur PayFit, consultez cette fiche pratique.
Il est accessible depuis la catégorie “Gestion de l'équipe” > “Organigramme”.
2. Comment créer un organigramme ?
1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie “Gestion de l'équipe” > “Organigramme”. Puis cliquez sur "Configurer".
2️⃣ Choisissez quelle(s) vue(s) vous souhaitez donner à vos collaborateurs et aux managers sur leurs espaces.
La vue par niveau hiérarchique et par équipe.
La vue par niveau hiérarchique uniquement.
Ne pas rendre visible l'organigramme aux collaborateurs et aux managers.
💡Vous pourrez modifier ce choix à tout moment via le bouton "Paramètres" en haut à droite.
3️⃣ Selon si vous avez déjà attribué des managers à des collaborateurs, ou indiqué qu'il faisait partie d'une équipe via leur fiche collaborateur vous pourrez obtenir un affichage différent.
➡️ Vue hiérarchique (basée sur les relations managériales)
🅰️ Si vous n'avez pas encore attribué de manager ou d'équipe à un collaborateur
🅱️ Si vous avez déjà attribué un manager ou une équipe à un collaborateur
➡️ Vue par équipe (basée sur les équipes définies)
🅰️ Si vous n'avez pas encore attribué de manager ou d'équipe à un collaborateur
🅱️ Si vous avez déjà attribué un manager ou une équipe à un collaborateur
4️⃣ Ensuite vous allez pouvoir affilier les collaborateurs à :
un manager ;
une équipe.
Pour affilier un collaborateur à son manager, référez-vous à la partie 6. Comment attribuer un manager à une équipe ? de cette fiche.
Pour affilier un collaborateur à une équipe, plusieurs options sont possibles.
Méthode 1️⃣ Depuis la vue par équipe de l'organigramme
Cliquez sur le bouton "X collaborateur(s) sans équipe".
Puis cliquez sur "Ajouter une équipe" au-dessus de chaque collaborateur.
Et sélectionnez une équipe créée au préalable ou bien inscrivez le nom d'une nouvelle équipe.
Méthode 2️⃣ Depuis la fiche du collaborateur
Rendez-vous sur la fiche du collaborateur, puis cliquez sur "Ajouter une équipe".
Puis, sélectionnez une équipe créée au préalable ou bien inscrivez le nom d'une nouvelle équipe.
👉 Notez bien
Pour qu'un collaborateur soit visible dans l'organigramme, il faut que son contrat ait le statut "Actif".
3. Comment créer, modifier et supprimer une équipe ?
➡️ Pour créer une équipe
Vous pouvez créer une nouvelle équipe de deux manières différentes.
Méthode 1️⃣ Lors de l'assignation d'un collaborateur à son équipe (cf 2. Comment créer un organigramme)
Méthode 2️⃣ Depuis la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme"
Dans la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", cliquez sur "Ajouter une équipe".
Puis inscrivez le nom de l'équipe et rattachez-là, si vous le souhaitez, à un département préalablement créé, ou créez-en un nouveau.
➡️ Pour modifier une équipe
Depuis la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", repérez l'équipe à modifier, puis cliquez sur "..." et "Modifier". Vous pourrez alors changer le nom de l'équipe et le département auquel il est rattaché.
➡️ Pour supprimer une équipe
Depuis la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", repérez l'équipe à modifier, puis cliquez sur "..." et "Supprimer".
4. Comment créer, modifier ou supprimer un département ?
La création de départements vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’organisation de vos équipes. Vous pouvez regrouper plusieurs équipes dans un même département.
➡️ Pour créer un département
Vous pouvez créer un département de deux manières différentes.
Méthode 1️⃣ Lors de la création d'une équipe (cf 3. Comment créer, modifier et supprimer une équipe ?)
Méthode 2️⃣ Depuis la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme"
Depuis la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", cliquez sur "Ajouter un département" dans la section département.
➡️ Pour modifier un département
Dans la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", rendez-vous sur l'onglet "Département" en bas de page. Puis repérez le département à modifier, puis cliquez sur "..." et "Modifier". Vous pourrez alors changer le nom du département et son code couleur associé.
➡️ Pour supprimer un département
Dans la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", rendez-vous sur l'onglet "Département" en bas de page. Puis repérez le département à modifier, puis cliquez sur "..." et "Supprimer".
💡Les équipes liées à ce département seront conservées mais les détenteurs de workflows qui lui sont liés perdront leurs droits.
5. Comment rattacher un collaborateur à une équipe ?
Le rattachement d'un collaborateur à une équipe peut se faire de deux manières différentes.
Méthode 1️⃣ Depuis la fiche du collaborateur
Depuis la catégorie "Mes collaborateurs", rendez-vous sur la fiche du collaborateur, puis cliquez sur "Ajouter une équipe".
Vous pourrez alors choisir une équipe existante ou en créer une nouvelle.
Méthode 2️⃣ Depuis la vue par équipe de l'organigramme
Depuis la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", rendez-vous sur la vue "Vue par équipe".
Cliquez ensuite sur le bouton “X collaborateur(s) sans équipe".
La liste des collaborateurs s'affichera et vous pourrez affilier les collaborateurs à l'équipe correspondante en cliquant sur "Ajouter une équipe".
💡 Cette fonctionnalité est pratique pour gérer l’arrivée de nouveaux collaborateurs.
👉 Un collaborateur ne peut être ajouté que dans une seule équipe.
👉 Notez bien
Pour qu'un collaborateur soit visible dans l'organigramme, il faut que son contrat ait le statut "Actif".
6. Comment attribuer un manager à une équipe ?
Vous pouvez, de manière facultative, ajouter un manager dans les équipes sur votre organigramme PayFit.
Le rôle de manager sur PayFit permet de définir une personne qui sera en charge de gérer les demandes des collaborateurs qu'elle manage. Le manager peut notamment voir et ou valider les éléments suivants :
demande d'absence ;
demande de remboursement de note de frais ;
suivi du temps de travail.
Le rôle de manager doit au préalable avoir été créé depuis la catégorie “Accès & Notifications” > "Accès gestionnaires".
💡Pour en savoir plus consultez cette fiche pratique : Comment renseigner un manager pour un collaborateur sur PayFit ?
Le rattachement d'un collaborateur à un manager peut se faire de deux manières différentes.
Méthode 1️⃣ Depuis la fiche du collaborateur
Depuis le menu "Mes collaborateurs", rendez-vous sur la fiche du collaborateur, puis cliquez sur "Ajouter un manager".
Méthode 2️⃣ Depuis la vue hiérarchique de l'organigramme
Depuis la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", rendez-vous sur la vue "Vue hiérarchique".
Cliquez ensuite sur le bouton “X collaborateur(s) sans manager".
La liste des collaborateurs s'affichera et vous pourrez affilier les collaborateurs à leur manager en cliquant sur "Ajouter un manager".
👉 Notez bien
Il n'est pas possible d'attribuer deux managers à un collaborateur.
Si vous souhaitez ajouter un second manager à un collaborateur, nous vous conseillons de créer un workflow de validation pour le nouveau détenteur.
7. Comment changer un collaborateur d’équipe ou de manager ?
Rendez-vous sur la fiche du collaborateur, et cliquez sur le crayon à côté du nom de l'équipe ou du manager.
Vous pouvez également le faire depuis les deux vues de l'organigramme.
8. Peut-on télécharger l'organigramme ?
À ce jour, il n'est pas possible de télécharger ou exporter l'organigramme créé sur PayFit.