Vous venez de rejoindre PayFit ? Vous vous apprêtez à compléter le fichier d’import des collaborateurs ?
Cette fiche pratique va vous accompagner pour renseigner facilement les informations demandées.
Soyez vigilant
Vous êtes le seul à pouvoir compléter le fichier d’import des collaborateurs car vous avez toutes les informations en votre possession.
👉 Les informations renseignées doivent être exactes. Elles vont servir de base de calcul pour votre paie alors prenez bien le temps de vérifier votre saisie.
Les étapes à suivre pour compléter le fichier d’import
Nous vous invitons à prendre le temps de lire l’article dans son intégralité avant de compléter le fichier d’import.
Étape 1 : repérez les onglets à compléter selon votre entreprise
Le fichier d’import des collaborateurs est le même pour l’ensemble des clients PayFit. Il est composé de 4 onglets, mais tous ne concernent peut-être pas votre entreprise. Commencez d’abord par repérer les onglets que vous devrez compléter.
L’onglet “Salariés” : à compléter avec les collaborateurs qui ont au minimum 1 mois d’ancienneté dans votre entreprise ;
L’onglet “Salariés entrants” : à renseigner si vous avez des nouveaux collaborateurs qui intègrent votre entreprise sur le mois d’arrivée sur PayFit (c’est le mois qui correspond à votre premier mois de paie avec PayFit) ;
L’onglet “Activité Partielle” : à compléter uniquement si au moins l’un de vos collaborateurs a eu des heures chômées dans le cadre de l’Activité Partielle sur l’année en cours ;
L’onglet “Jeune Entreprise Innovante” : dans le cas où votre entreprise possède le statut JEI. La demande pour ce statut est effectuée par l’entreprise elle-même. Si vous n’avez pas cette information, vous pouvez vous rapprocher de votre ancien prestataire de paie ou de votre service de gestion de la paie.
➡️ Les onglets qui ne vous concernent pas doivent rester vides. Si vous le souhaitez, et si vous êtes à l’aise avec Excel, vous pouvez les supprimer.
💡 Si vous intégrez plusieurs établissements sur PayFit, vous ne devez compléter qu’un seul fichier Excel. Renseignez directement l’ensemble des informations de tous les collaborateurs dans chacun des onglets. N’oubliez pas de renseigner pour chacun la colonne "Établissement" qui nous permettra ensuite de les différencier.
Étape 2 : préparez les documents dont vous avez besoin
Avant de débuter votre saisie sur le fichier d’import, rassemblez tous les éléments dont vous aurez besoin.
Il s’agit :
des contrats de travail des collaborateurs ;
de l’ensemble des fiches de paie du dernier mois clôturé.
➡️ Si votre entreprise possède le statut JEI ou si vous avez eu recours à l’Activité Partielle sur l’année en cours, vous aurez besoin d’autres informations plus spécifiques. Pour les obtenir, contactez votre ancien prestataire de paie ou le service de gestion de la paie dans votre entreprise.
Étape 3 : prenez connaissance des règles pour compléter correctement le fichier
➡️ Le format du fichier que vous complétez doit rester “conforme”. Autrement, nous ne pourrons pas exploiter les données que vous aurez renseignées. Le fichier n’est par exemple plus conforme si vous modifiez sa mise en forme avant de nous le remettre.
C’est pourquoi il est très important de prendre connaissance des règles ci-dessous avant de le compléter.
1 - Ne complétez que les onglets qui vous concernent
2 - Suivez les exemples pré-remplis
3 - Procédez un collaborateur à la fois et une ligne à la fois
4 - Certaines cellules (par exemple les dates) attendent un format précis : assurez-vous d’utiliser le même format que dans l’exemple
5 - Repérez les cases oranges et jaunes : elles signifient qu’une information est manquante
6 - Ne modifiez sous aucun prétexte le format ou l’ordre des cellules
7 - Ne supprimez aucune colonne, même si elles ne vous concernent pas
8 - Assurez-vous de n’avoir aucun collaborateur en doublon au sein d’un même onglet
1 - Ne complétez que les onglets qui vous concernent
✅ Renseignez uniquement les onglets qui vous concernent. Les autres onglets peuvent rester vides ou être supprimés. Par exemple : si vos collaborateurs ne sont pas concernés par l’Activité Partielle, ne complétez pas cet onglet.
02 - Suivez les exemples pré-remplis
✅ Complétez les informations de vos collaborateurs en suivant l’exemple de nos deux collaborateurs tests “Alexandre Dupont” et “Gabrielle Martin”. Vous pouvez ensuite choisir de laisser ou de supprimer ces deux lignes, selon votre convenance. Cela n’a pas d’impact sur le fichier.
03 - Procédez un collaborateur à la fois et une ligne à la fois
✅ Complétez chaque collaborateur avant de passer au suivant.
✅ Avancez de façon linéaire (en renseignant les colonnes une à une afin de ne pas en oublier).
04 - Certaines cellules (par exemple les dates) attendent un format précis : assurez-vous d’utiliser le même format que dans l’exemple
✅ Cliquez sur chacune des cellules pour vérifier le format attendu.
Si la cellule a un format “libre” (c’est le cas par exemple pour la colonne “Nom”), vous pouvez faire un double-clic et la compléter en tapant l’information demandée.
Si une petite flèche apparaît à droite de la cellule, accompagnée d’une légende chiffrée, c’est qu’elle a un format “en liste” (par exemple : la colonne “Statut”). Cliquez sur la flèche et sélectionnez le chiffre souhaité.
05 - Repérez les cellules oranges et jaunes : elles signifient qu’une information est manquante
✅ Au fur et à mesure, certaines cellules que vous complétez vont “déclencher” d’autres cellules et les colorer car une information y est attendue. Repassez bien sur le fichier afin de vérifier qu’il n’en manque aucune.
Par exemple, si vous renseignez un collaborateur avec un contrat en “CDI”, la cellule “Date de fin du contrat” deviendra grisée puisqu’aucune date de fin n’est à prévoir avec ce type de contrat.
Au contraire, si vous renseignez un contrat en “CDD”, la cellule “Date de fin de contrat” devient orange car une donnée est attendue dans la cellule.
06 - Ne modifiez sous aucun prétexte le format ou l’ordre des cellules
07 - Ne supprimez aucune colonne, même si elles ne vous concernent pas
08 - Assurez-vous de n’avoir aucun collaborateur en doublon au sein d’un même onglet
Étape 4 : complétez le fichier
Vous êtes prêt à compléter le fichier lorsque vous avez :
repéré les onglets à compléter selon votre entreprise (Étape 1) ;
préparé les documents dont vous avez besoin (Étape 2) ;
pris connaissance des règles à suivre pour compléter correctement le fichier (Étape 3).
Dernière étape, découvrez maintenant les informations demandées par onglet. Nous présenterons les sujets qui posent le plus souvent de questions.
💡 Le fichier d’import des collaborateurs est identique pour l’ensemble des conventions collectives prises en charge par PayFit. C’est pourquoi les indications et les choix présents au sein du fichier sont exhaustifs et non spécifiques à votre convention collective.
Onglet “Salariés”
Renseignez dans l’onglet “Salariés” les informations personnelles et contractuelles de l’ensemble de vos collaborateurs.
Si vous avez un collaborateur étranger, il doit également apparaître dans le fichier.
➡️ La “Date d’ancienneté” peut différer de la “Date de début de contrat”. C'est le cas si le collaborateur est passé par des périodes pendant lesquelles son contrat de travail a été suspendu (par exemple : un arrêt maladie d’origine non-professionnelle ou la prise d’un congé sabbatique).
➡️ Pour renseigner les colonnes “Classification”, ”Coefficient” et "Échelon", vous pouvez vous référer au contrat de travail ou au dernier bulletin de paie du collaborateur.
Sur les bulletins de paie générés par PayFit, les informations se trouvent dans l’encadré en rouge (voir la capture d’écran ci-dessous). Le coefficient (95) et l’échelon (1.1) apparaissent sous le libellé “Catégorie”.
Ainsi, les libellés peuvent différer, cela dépend de la classification dont relève votre entreprise.
Onglet “Salariés entrants”
➡️ Dans la colonne “DPAE” (Déclaration Préalable à l’Embauche), choisissez si vous souhaitez que PayFit se charge d’éditer une DPAE pour votre nouveau collaborateur et l’envoie pour vous auprès de l’URSSAF. Si votre ancien prestataire de paie s’en est déjà chargé, cochez “Non”. Notez que la DPAE est un document obligatoire lors de l’embauche d’un collaborateur.
➡️ Le “Nom” peut différer du “Nom d’usage”. Le nom correspond au nom acquis à la naissance, c’est le nom de famille. Le nom d’usage est celui utilisé au quotidien par le collaborateur (par exemple : après un mariage). Ces deux noms peuvent être similaires ou différents. Le nom qui sera pris en compte dans la DSN pour les différents organismes est le nom de famille (champ “Nom” sur PayFit).
➡️ Si le nouveau collaborateur n’a pas encore adhéré à la mutuelle, laissez les cellules correspondantes vides. Vous aborderez ce point par la suite avec votre contact PayFit.
Onglet “Activité Partielle”
Cet onglet doit être complété si vos collaborateurs ont eu des heures chômées dans le cadre de l’Activité Partielle. Il s’agit uniquement ici de l’année en cours.
Les périodes chômées sont très importantes pour PayFit car elles permettent de déterminer certains droits ou calculs en paie (par exemple : le montant de la prime du 13ème mois).
Il est important que nous les ayons dès votre onboarding même si leur impact a lieu sur un calcul futur.
Vous avez le choix entre deux unités de temps pour renseigner les périodes chômées pour Activité Partielle :
en heures ;
en jours.
➡️ Choisissez l’unité de votre choix, peu importe la modalité de temps de travail du collaborateur ou son statut.
Par exemple :
Vous êtes une entreprise sous la convention collective “Syntec” avec des collaborateurs en “modalité 1 standard” en 35 heures. Vous pouvez compléter la colonne “Unité” du fichier soit en heures, soit en jours, selon votre convenance.
➡️ Nous vous conseillons de conserver la même unité de temps (soit en heures, soit en jours), afin d’éviter toute erreur lors de votre saisie.
Onglet “Jeune Entreprise Innovante”
Pour savoir si vous avez déjà le statut JEI et obtenir les informations correspondantes, rapprochez-vous de votre ancien prestataire de paie ou de votre service de gestion de la paie.
Que faire une fois le fichier complété et déposé sur PayFit ?
Vous avez terminé de compléter le fichier d’import et vous l’avez déposé sur votre compte PayFit ? Vous pouvez poursuivre le paramétrage de votre compte en déposant les autres éléments manquants. Consultez notre fiche pratique pour en savoir plus.
💡 En cas de question vous pouvez contacter PayFit
👉 Si votre conseiller ne vous a pas encore été attribué
Un conseiller vous sera attribué prochainement.
En attendant, vous pouvez contacter les équipes du support PayFit depuis le centre d’aide. Voici comment faire.
👉 Si votre conseiller vous a été attribué
Vous avez deux possibilités :
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