1. Date de facturation et de prélèvement

Le système de facturation PayFit est régulier. Les factures sont établies par établissement (SIRET) tous les 15 du mois et le prélèvement bancaire s'effectue également à cette date.

👉 Notez bien

Vous avez la possibilité pendant votre phase d'onboarding de décaler votre premier mois de paie sur PayFit, via le bouton "Modifier" à droite de votre premier mois de paie.

Jusqu'au 14 du premier mois de paie initialement défini vous pourrez gratuitement décaler la date de début de votre abonnement d'un mois. Après cette date vous pourrez toujours décaler votre premier mois de paie mais l’abonnement sera facturé.

Par exemple, vous deviez réaliser votre première paie avec PayFit en août. Mais vous reportez cette première paie au mois de septembre.

Si vous faites votre demande avant le 15 août, la facturation de votre abonnement débutera un mois plus tard, mi-septembre.

Si vous faites votre demande le 15 août ou après, le mois d’août sera facturé.

2. Composition de la facture

Chaque mois, votre facture est composée de plusieurs lignes.

Une base calculée selon le nombre de collaborateurs présents sur PayFit le 10 du mois en cours.
Un acompte prévisionnel du mois en cours : il correspond au prix d’abonnement par collaborateur, multiplié par le nombre de collaborateurs présents sur PayFit le mois précédent. Par exemple, si vous aviez 12 collaborateurs sur le mois de janvier, l’acompte de février correspondra à 12 collaborateurs.
Un solde négatif qui vient annuler intégralement l’acompte de la facture émise au cours du mois précédent (par exemple: la ligne “solde” d’une facture B permet d’indiquer qu’un acompte a été payé le mois précédent sur une facture A).
L’abonnement au plan choisi (qui définit les modules disponibles sur PayFit) calculé selon le nombre de collaborateurs présents le mois précédent.
L’option Notes de frais, si elle a été souscrite, est calculée en fonction du nombre de collaborateurs présents sur le compte PayFit le mois précédent.
Les Frais de Migration (uniquement à l’issue de la Migration, sauf dans des cas particuliers tels que détaillés dans le contrat).

Vous trouverez ci-dessous une illustration du fonctionnement de la facturation mensuelle, avec pour exemple les mois de janvier à mars.

💡 Cliquez sur l'image pour l'agrandir.

👉 Notez bien

Le prix de la base est défini selon le nombre de collaborateurs présents sur le compte PayFit le 10 du mois en cours, tandis que le prix du plan (tout comme l'acompte du mois), correspond au nombre de collaborateurs le mois précédent.

👉 Notez bien

Lorsque vous mettez fin au contrat d’un collaborateur, son profil apparaît toujours sur votre compte PayFit le mois suivant avec le tag "Archivé". Ces collaborateurs archivés ne sont pas facturés.

3. Retrouver les informations concernant votre abonnement et votre facturation

Dans la catégorie "Mon établissement", sous-menu "Facturation PayFit", vous pouvez retrouver :

le nom de votre abonnement ;
la prochaine date de facturation ;
le montant prévisionnel à payer ;
le nombre de collaborateurs présents actuellement sur l'établissement ;
vos informations contractuelles (SIRET, début du contrat, fréquence de paiement, mode de paiement, adresse de facturation).

👉 Notez bien

Le montant prévisionnel à payer ne prend pas en compte les entrées/sorties ayant eu lieu depuis la dernière clôture, ni les changements de plan souhaités et pas encore appliqués.

Vous pouvez également télécharger vos factures et consulter vos paiements ainsi que leur statut.

4. Mise à jour de vos coordonnées pour l’envoi des factures et régularisation des factures impayées

Si vous voulez mettre à jour les informations liées à l’envoi de vos factures PayFit (comme l'adresse e-mail d'envoi de vos factures ou l’adresse apparaissant sur la facture), merci de nous contacter via le formulaire de demande.

Contactez-nous également si vous souhaitez régulariser une facture impayée.

💡 En choisissant le sujet "Gérer ma facturation PayFit (questions, modifications… )" dans la rubrique "J'ai besoin d'aide pour" vous serez directement mis en relation avec l'équipe concernée.

5. Mise à jour des informations de paiement

👉 Notez bien

Seul le prélèvement SEPA via GoCardLess est accepté pour régler les factures PayFit. Il n’est pas possible de procéder à des paiements par carte bancaire.

👉 Vous souhaitez modifier les coordonnées bancaires utilisées pour le paiement de vos factures PayFit ?

Vous pouvez créer un nouveau mandat de prélèvement automatique (SEPA) directement depuis la catégorie "Mon établissement". Notre partenaire GoCardless, établissement de paiement agréé par l’ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Régulation), se charge de la création du mandat et de l’envoi auprès de votre établissement bancaire.

Consultez cette page du site GoCardless pour en savoir plus sur le mandat de prélèvement.

Voici les étapes pour créer un nouveau mandat de prélèvement.

1. Dans l’encart “Informations contractuelles”, cliquez sur “Modifier le mandat”.

2. Renseignez les informations bancaires (nom du détenteur du compte et IBAN) puis les coordonnées de la société. L’adresse e-mail renseignée sera utilisée pour l’envoi de communication GoCardless associées au mandat (acceptation ou rejet du mandat, notification de paiement, etc.).

👉 Notez bien

Les informations demandées sont liées au compte bancaire que vous souhaitez utiliser pour le paiement des factures PayFit. Elles peuvent être différentes des informations de facturation.

Par exemple : le nom du détenteur du compte bancaire peut être différent du nom qui doit apparaître sur les factures.

Validez le récapitulatif du nouveau mandat de prélèvement SEPA pour visualiser le récapitulatif de la demande. Vérifiez les informations puis confirmez le mandat.

👉 GoCardless se charge ensuite de la création du mandat et de son envoi à votre banque.

✅ Vous recevez un e-mail de la part de GoCardless sous 48h lorsque le nouveau mandat est validé, ainsi qu’un exemplaire PDF du mandat pour information.

💡 Bon à savoir

Si vous souhaitez modifier vos coordonnées de paiement, nous vous recommandons de créer un nouveau mandat de prélèvement au minimum 48h avant le 15 du mois (jour de la facturation PayFit). Ce délai permet de garantir que les nouvelles coordonnées seront bien utilisées pour le règlement de la prochaine facture PayFit.