Dans cette fiche pratique, nous allons vous présenter l’espace Manager et la manière dont il est rattaché aux collaborateurs, via leur fiche employé et les règles de validation que vous créez depuis votre espace Administrateur.
Pour savoir comment créer un rôle de manager sur PayFit et le relier à un collaborateur, consultez cette fiche pratique : Comment renseigner un manager pour un collaborateur sur PayFit ?
Pour savoir comment créer une règle de validation, consultez cette fiche pratique.
👉 PayFit propose plusieurs formules. Seules les formules "Paie Avancée", "RH +" et "Starter" permettent d'accéder à la création de managers et de règles de validation.
L’interface manager
En se connectant à son espace Manager, le manager a accès à différents menus selon les droits accordés par l’administrateur lors de son rattachement aux collaborateurs depuis leur fiche collaborateur ou bien lors de la création d'une règle de validation.
💡 Pour savoir comment paramétrer les droits des managers, consultez la partie "Comment paramétrer les droits des menus “Tableau de bord” et “Demandes à valider”?" de cet article.
Le menu “Tableau de bord”
Le tableau de bord du manager se compose de :
un récapitulatif des demandes d’absences et de notes de frais en cours des collaborateurs qui lui sont rattachés via les fiches employés ou une règle de validation ;
un accès rapide au calendrier, au menu "Mes collaborateurs" et à ses paramètres.
Le menu “Demandes à valider”
Votre manager retrouve dans ce menu les demandes d’absences et de notes de frais des collaborateurs auxquels il est rattaché via les fiches collaborateurs ou une règle de validation. Il peut les valider, les refuser et retrouver l’historique de l’ensemble des demandes.
Plusieurs personnes peuvent valider les demandes d’absences / de notes de frais d’un même collaborateur.
les administrateurs qui ont accès par défaut à toutes les demandes de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise ;
le manager du collaborateur assigné via la fiche du collaborateur ;
les éventuelles personnes supplémentaires paramétrées dans des règles de validation.
👉 Pour savoir qui a validé une absence, rendez-vous dans le menu “Demandes à valider” > “Absence” puis cliquez sur l’onglet “Validé”.
Vous accédez alors à l’ensemble des absences qui sont validées et vous pourrez consulter le détail pour chacune d’entre elles en cliquant sur la ligne correspondante.
Vous pourrez notamment visualiser le solde actualisé du demandeur et voir quel manager a validé la demande d’absence, ainsi que la date et l’heure de validation.
Si l’absence en question a été créée par un administrateur, alors celle-ci est automatiquement validée.
Dans ce cas, elle apparaîtra également dans l’onglet “Validé” mais il n'y aura pas de détail sur la personne à l’origine de l'ajout, ni sur la date et l’heure de validation.
Le menu “Absences et temps de travail”
Votre manager a accès à :
un calendrier contenant les absences de son équipe (collaborateurs rattachés via les fiches collaborateurs ou une règle de validation) ;
un suivi du temps de travail renseigné par ses managés pour le mois (collaborateurs rattachés via les fiches collaborateurs ou une règle de validation).
Le paramétrage du profil et de la sécurité
En cliquant en bas à gauche sur le nom de l’entreprise puis sur “Paramètres personnels”, votre manager a accès à un onglet “Profil et Sécurité”. Il peut ici :
gérer ses informations personnelles ;
modifier ses données de connexion (email et mot de passe) ;
activer l'authentification à deux facteurs pour accéder à son espace Manager.
Le paramétrage des notifications
En cliquant en bas à gauche sur le nom de l’entreprise puis sur “Paramètres personnels”, votre manager a accès à un onglet “Notifications”. Il peut choisir :
l’adresse email sur laquelle il souhaite être notifié des demandes de son équipe ;
les types de notifications qu’il accepte de recevoir.
Comment paramétrer les droits des menus “Tableau de bord” et “Demandes à valider” ?
Les droits de validation (absences, notes de frais, suivi du temps de travail) et de visualisation (absences) présents dans les menus “Tableau de bord” et “Demandes à valider” de l’espace Manager peuvent être paramétrés de deux manières.
1. Depuis la fiche employé :
1️⃣ Sur votre compte Administrateur, rendez-vous dans le menu "Mes collaborateurs".
Cliquez sur la fiche du collaborateur à qui vous souhaitez attribuer un manager et des droits de visualisation et ou validation.
2️⃣ Cliquez sur "Ajouter un manager" s'il n'est pas encore renseigné, ou bien passez votre souris sur son nom et cliquez sur le crayon.
3️⃣ Sélectionnez le manager dans la liste déroulante, s'il n'est pas encore renseigné.
💡Le manager doit avoir été créé sur PayFit au préalable.
4️⃣ Puis paramétrez ou vérifiez ces droits de validation et de visualisation et cliquez sur "Suivant".
Vous pouvez donner les droits de validation suivants :
valider les absences (congés payés, sans solde, RTT, télétravail, etc.) ;
valider les notes de frais ;
valider les rapports de suivi du temps de travail.
Vous pouvez donner les droits de visualisation suivants :
voir les absences (automatiquement coché si vous avez donné le droit de valider les absences) ;
voir les éléments de rémunération.
Par défaut, les managers voient également sur leur espace :
Les événements de la vie professionnelle du collaborateur (anniversaire, fin de période d’essai…) ;
Un historique de certaines informations liées au contrat du collaborateur (date de début de contrat, modification de poste...).
2. Depuis une règle de validation :
Sur votre compte Administrateur, rendez-vous dans la catégorie “Gestion de l'équipe” > “Règles de validation” puis cliquez sur une règle de validation ou ajoutez-en une nouvelle. Dans l’écran qui apparaît, vous pouvez cocher les droits du manager lors de la 1ère étape. Attention, le détenteur de droits d’une règle de validation n’a pas accès aux fiches récapitulatives des collaborateurs qui lui sont rattachés sur son espace Manager.
Les fiches des collaborateurs sont visibles uniquement si le manager est relié à un collaborateur via sa fiche collaborateur.
Le menu “Mes collaborateurs”
💡 Le menu “Mes collaborateurs” permet à votre manager de visualiser une fiche récapitulative pour chacun de ses managés. Celle-ci peut reprendre plusieurs informations, selon le paramétrage :
validations ;
événements ;
salaire ;
solde d'absences ;
historique.
💡 Pour savoir comment paramétrer la vue de la fiche récapitulative des managers, consultez la partie "Comment paramétrer ce qui peut être visible ou non dans le menu “Mes collaborateurs” ?" de cet article.
Le manager doit d’abord cliquer sur le menu “Mes collaborateurs” puis sur le collaborateur de son choix.
L'encart "Demandes à valider"
Si vous avez donné des droits de validation d’absences et de notes de frais au manager via la fiche d'un collaborateur, il peut les visualiser dans cet encart. Il s’agit des mêmes validations qu’il retrouve dans les menus "Tableau de bord" et “Demandes à valider”.
L'encart "Evénements"
Cette rubrique apparaît par défaut et contient diverses informations sur la vie du collaborateur (anniversaire, fin de période d’essai…).
L'encart "Salaire contractuel"
La rémunération du collaborateur est accessible uniquement si vous avez donné ce droit à votre manager.
L'encart "Solde d’absences"
Le manager peut visualiser le nombre de congés payés restants du collaborateur. Cet encart est visible uniquement si vous lui avez donné un droit de validation des absences.
👉 Notez bien
Ce solde ne tient pas compte des congés pris et validés dans le futur.
L'encart "Historique"
Cette rubrique apparaît par défaut et contient diverses informations (date de début de contrat, changements de postes…), concernant le contrat du collaborateur.
Les informations que votre manager peut voir dépendent des droits que vous lui avez donnés.
Par exemple, si vous n’avez pas donné au manager la permission de valider des absences, il ne verra pas l’encart “Validations”.
Comment paramétrer ce qui peut être visible ou non dans le menu “Mes collaborateurs” ?
Pour visualiser le menu "Mes collaborateurs” et accéder aux fiches récapitulatives des collaborateurs qu'il manage, le manager doit avoir été relié au collaborateur depuis sa fiche collaborateur.
Il a ainsi accès à l’ensemble de la fiche collaborateur, sous certaines conditions selon ce que vous avez coché ou non :
l’encart “Validations” apparaît si votre manager a le droit de valider des absences ;
l’encart “Solde d’absences” apparaît si votre manager a le droit de visualiser des absences ;
l’encart “Salaire contractuel” apparaît si vous avez coché cette option lors du paramétrage depuis sa fiche employé.
Pour paramétrer les droits depuis la fiche du collaborateur :
1️⃣ Rendez-vous dans le menu “Mes collaborateurs” et cliquez sur la fiche du collaborateur.
2️⃣ Cliquez sur "Ajouter un manager" et renseignez les droits de votre choix.
Vos questions les plus fréquentes
Si vous avez des questions concernant un manager qui reçoit et ne devrait pas recevoir des demandes, ou qui ne reçoit pas certaines demandes, ou bien qu'il a accès et ne devrait pas ou n'a pas accès à certaines informations, veuillez consulter cette fiche pratique.