Un manager ou un détenteur de règle de validation ne reçoit pas les demandes d’absences ou de notes de frais de son équipe ?
Il ne visualise pas les informations concernant leur rémunération ? Il reçoit des demandes de collaborateurs qu'il ne manage pas ?
👉 Suivez cette fiche pratique pour vérifier et modifier ses droits.

PayFit propose plusieurs formules. Seules les formules "Paie Avancée", "RH +" et "Starter" permettent d'accéder à la création d'organigramme et de règles de validation.

Elle inclut la gestion des droits de validation des demandes d'absence et de notes de frais si vous avez opté pour ce module supplémentaire

La version “Paie” ne permet pas aux managers de valider les congés ou les notes de frais des collaborateurs.

Vous trouverez plus d’informations sur l’ensemble de nos offres sur notre site internet : Nos Offres.

🔓 Si vous avez l'une des formules compatibles mais que vous n'avez pas accès aux sous-menus “Organigramme” et “Règles de validation” sur votre compte, contactez les équipes Support PayFit.

👉 Lorsque vous souscrivez à l'une des formules compatibles, les fonctionnalités de demandes d’absences et de notes de frais ne sont par défaut pas activées.

✅ Vous devez activer les 2 fonctionnalités pour qu’elles soient bien disponibles sur les espaces Collaborateurs de vos employés.

Suivez les étapes de nos fiches pratiques pour vous y aider :

💡 Vous pouvez également personnaliser les types d’absences que vos collaborateurs peuvent poser.

1️⃣ Rendez-vous dans le menu "Paramètres de paie" > "Absence et temps de travail".

2️⃣ Cliquez sur l'encart "Absences" puis sur l'onglet "Autorisations & affichage".

3️⃣ Dans l'encart "Espace employé : Demandes d'absences", cliquez sur "Modifier".

Si les paramètres ne sont pas correctement configurés, le manager risque de ne pas recevoir les notifications qui le concernent.

Le manager peut être un salarié de l’entreprise (s’il fait partie de vos effectifs sur PayFit) ou une personne externe (par exemple : un Dirigeant, un Manager d’un autre établissement…).

✅ Dans les deux cas, il doit être configuré avec le rôle “Manager” dans le menu “Accès et notifications” > “Accès gestionnaires”.

Consultez notre article si vous souhaitez connaître le détail des différents rôles disponibles sur PayFit : Les différents rôles dans PayFit : Gestionnaire, Manager et Comptable

Lorsque vous ajoutez un manager qui ne fait pas partie des salariés présents sur votre compte PayFit, vous lui choisissez une adresse e-mail de connexion. C’est sur cette adresse email que le manager reçoit une invitation pour se connecter à son espace Manager pour la première fois.

Si vous observez un sablier orange près de l’adresse e-mail du manager : c’est qu’il n’a pas encore activé son espace. Il ne peut pas encore avoir accès aux demandes de son équipe. Cliquez sur les trois points “...” à droite pour lui envoyer une nouvelle invitation.

L’e-mail d’invitation à son espace Manager sera envoyé sur l’adresse email utilisée pour son espace Collaborateur. Il a accès à son espace Collaborateur et Manager avec la même adresse email.

Depuis les fiches des collaborateurs ou l'organigramme, vous pouvez assigner les managers des collaborateurs. Les managers assignés recevront automatiquement les notifications qui le concernent.

Les règles de validation permettent de créer des notifications personnalisées, peu importe les liens hiérarchiques. Ainsi, un détenteur de règle de validation peut recevoir les notifications liées à certains collaborateurs, même si ces derniers ne sont pas rattachés à lui en tant que managés.

✅ Dans le menu "Mes collaborateurs", retrouvez le manager de chacun des collaborateurs grâce à la colonne "Manager".

Rendez-vous sur la fiche du collaborateur, pour ajouter ou modifier le manager et mettre à jour ses droits.

✅ Dans le menu "Gestion de l'équipe" > "Organigramme", sur la vue hiérarchique, repérez l'équipe en question, puis cliquez sur "..." et "Modifier le manager".

✅ Dans le menu "Gestion de l'équipe" > “Règles de validation”, cliquez sur les trois points “...” à droite pour vérifier que :

Nous vous conseillons de consulter notre fiche pratique si vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des règles de validation.

Vous pouvez attribuer différents droits de validation à un manager ou à un détenteur de règle de validation :

Des droits de visualisation sont également disponibles :

Vous pouvez identifier et rectifier ces différents droits en modifiant les informations sur la fiche du collaborateur, sur l'organigramme et dans les règles de validation.

💡 Nous vous conseillons de consulter notre fiche pratique pour visualiser en images ce que contient l’Espace Manager. Nous expliquons également comment le paramétrage que vous effectuez est relié à l’Espace du Manager : L'Espace Manager sur PayFit : droits de validation et de visualisation

Malgré vos vérifications, le manager n’a toujours pas les droits de validation et visualisation configurés ? Contactez les équipes Support PayFit.

Les collaborateurs d’une équipe ont posé des demandes d’absences qui ne sont pas visibles sur l’espace du manager ? Vérifiez le paramétrage appliqué sur les fiches employés ou dans la règle de validation.

Paramétrage du manager attribué sur la fiche collaborateur :

1️⃣ Rendez-vous dans le menu "Mes collaborateurs"
2️⃣ Sélectionnez le collaborateur pour qui vous souhaitez vérifier le manager et ses droits.

3️⃣ Vérifiez le nom du manager, passez votre souris sur son nom, puis cliquez sur le crayon.

4️⃣ Vérifiez ses droits et passez à l'étape suivante.

5️⃣ Lisez le récapitulatif et confirmez.

Paramétrage de la règle de validation :
1️⃣ Rendez-vous dans le menu “Gestion de l'équipe” > “Règle de validation” ;

2️⃣ Cliquez sur la règle de validation concernée ;

3️⃣ Vérifiez le nom du détenteur ;

4️⃣ Vérifiez les permissions accordées ;

5️⃣ Vérifiez les collaborateurs concernés par cette règle de validation.

6️⃣ Cliquez sur "..." de la colonne "Actions" puis sur "Modifier" pour effectuer des changements si besoin.

✅ Si le manager ou le détenteur de la règle de validation est correctement paramétré pour valider les absences des collaborateurs, il aura accès aux demandes d’absences sur son espace Manager, dans la catégorie “Demandes à valider” > “Absences”.

💡Pour plus d’informations sur les différents droits, nous vous conseillons de consulter :

Lorsque vous ajoutez un nouveau collaborateur dans votre compte PayFit, il vous faut également lui assigner un manager si vous souhaitez qu'il puisse valider ses demandes. Le rattachement n’est pas automatique.

Notez bien que le nouveau collaborateur ne sera visible dans l’organigramme qu’une fois qu’il aura activé son espace Collaborateur.

💡 Le Manager reçoit des notifications par défaut sur la même adresse email que celle utilisée pour se connecter à son espace Manager.

Pour vérifier quelle est l’adresse email utilisée, rendez-vous dans la catégorie “Accès et notifications” > “Accès gestionnaire”.

Il peut modifier cette adresse de réception des notifications depuis ses paramètres personnels, dans l’onglet “Notifications”.

Avec un compte “Gestionnaire”, vous recevez par défaut l’ensemble des notifications. Pour modifier l’adresse email de réception de ces notifications, rendez-vous dans le menu “Accès et notifications” > “Préférences de notifications”. Vous pouvez modifier l’adresse email utilisée :

Plusieurs personnes peuvent valider les demandes d’un même collaborateur :

👉 Pour savoir qui a validé une absence, rendez-vous dans le menu “Demandes à valider” > “Absence” puis cliquez sur l’onglet “Validé”.

Vous accédez alors à l’ensemble des absences qui sont validées et vous pourrez consulter le détail pour chacune d’entre elles en cliquant sur la ligne correspondante.

Vous pourrez notamment visualiser le solde actualisé du demandeur.
Si c'est un manager qui a validé la demande, vous pourrez voir son nom, ainsi que la date et l’heure de validation.

En cas d'absence créée par un gestionnaire...

Si l’absence du collaborateur a été créée par un gestionnaire, alors celle-ci est automatiquement validée.
Dans ce cas, elle apparaîtra également dans l’onglet “Validé” mais il n'y aura pas de détail sur la personne à l’origine de l'ajout, ni sur la date et l’heure de validation.

👉 Pour modifier les différents droits, nous vous conseillons de consulter :