La création des profils de vos collaborateurs est une étape importante pour garantir le bon déroulement de votre première paie sur PayFit. Cette étape peut varier selon votre situation.
Si vous effectuez la première paie de votre établissement, référez-vous à la première partie de cette fiche ;
Si votre établissement a déjà émis des bulletins de paie, référez-vous à la deuxième partie de cette fiche.
1. Si vous effectuez la première paie de votre établissement
Vous pouvez créer directement les profils de vos nouvelles recrues à l'étape ”Créez les profils de vos collaborateurs”sur votre tableau de bord.
De quoi vous munir ?
Pour une saisie rapide et efficace, préparez pour chacun de vos collaborateurs :
Les informations relatives à son identité (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité Sociale, etc.)
Les informations relatives à son contrat de travail (nature du contrat, date de début, temps de travail)
Ses informations bancaires (IBAN et BIC)
Retrouvez tout le détail de la procédure dans la fiche d'aide : Ajouter un collaborateur sur PayFit.
💡Créer un collaborateur avec une date de début antérieure au premier mois de paie
Lors du paramétrage initial de votre compte, il est possible de :
1. Modifier et sélectionner comme premier mois de paie sur PayFit le mois correspondant à la date de début de contrat de votre collaborateur.
💡 Exemple :
Votre collaborateur est arrivé le 22 décembre 2024 mais votre premier mois de paie est en janvier ? Cliquez sur "Modifier" et changez le premier mois de paie en décembre afin de faire correspondre le contrat et le premier mois de paie sur PayFit.
2. Créer ensuite le profil de votre collaborateur normalement, en indiquant sa date réelle de début de contrat.
3. PayFit générera automatiquement les bulletins de paie à partir de ce mois.
👉 Notez bien
Cette solution n'est possible que lors du paramétrage initial de votre compte PayFit.
Selon les cas, il se peut que cette action soit facturée.
2. Si votre établissement a déjà émis des bulletins de paie
Il est important de fournir les documents relatifs à vos paies passées pour simplifier et automatiser la création des profils collaborateurs. Cela vous évite de saisir ces informations manuellement et garantit le bon calcul de vos futures paies.
De quoi vous munir ?
Des déclarations sociales nominatives (DSN) de l'année fiscale en cours et précédente (format TXT, EDI ou DSN) - à récupérer auprès de votre ancien gestionnaire de paie
Des bulletins de paie du mois précédant votre passage sur PayFit pour les collaborateurs encore présents - normalement en votre possession.
Des IBAN/RIB de vos collaborateurs - normalement en votre possession.
Retrouvez tous les détails sur cette fiche d’aide : Les éléments à préparer pour le paramétrage de votre compte.
💡 Tous les documents que vous importez dans le logiciel via cet espace sont téléchargés de manière sécurisée, conformément aux normes RGPD.
Les DSN et les bulletins de paie sont particulièrement importants car ils vous permettent de créer automatiquement les profils de vos collaborateurs. Grâce à ces documents, 100 % des données nécessaires au paramétrage des fiches collaborateurs sont pré-complétées sur PayFit.
👉 Notez bien
Déposez d’abord les DSN pour créer les profils de vos collaborateurs automatiquement, puis les bulletins de paie pour compléter les profils.
Assurez-vous de déposer les bulletins de paie du mois précédant votre arrivée sur PayFit.
Si une DSN manque (notamment la dernière), notre système vous en informera. Vous pourrez la déposer dès sa réception, et cela n’empêchera pas la création et la complétion des profils de vos collaborateurs.
Assurez-vous que les DSN déposées correspondent bien au SIRET de l’établissement paramétré sur PayFit.
Notre système détecte automatiquement les DSN en double ou non pertinentes.
Si vous n'avez pas accès aux DSN, deux options s’offrent à vous :
Si vous utilisiez le service TESE, créez manuellement les profils de vos collaborateurs.
Si vous ne pouvez pas récupérer les DSN, un modèle d'e-mail est proposé pour contacter l'ancien gestionnaire de paie. Sinon, procédez à l'ajout manuel de vos collaborateurs.
Cliquez sur “Créer un profil collaborateur” à l'étape ”Créez les profils de vos collaborateurs” sur votre tableau de bord.
Validation de la liste des collaborateurs
Une fois les documents déposés, vous pouvez visualiser et valider la liste des profils créés automatiquement. Vous pouvez également supprimer ou ajouter un profil collaborateur.
Validation des informations de chaque collaborateur
Pour chaque collaborateur, vérifiez les données extraites des documents en suivant ces étapes :
Informations personnelles : Vérification des données relatives à l’identité du collaborateur.
Informations contractuelles : Vérification des détails du contrat du collaborateur, tels que la date de début de contrat et le type de contrat.
Temps de travail & rémunération : Vérification du temps de travail et du salaire de base.
Historique congés payés et couverture santé : Vérification de l'historique des congés payés et des cotisations liées à la mutuelle, prévoyance, et retraite supplémentaire.
Une fois ces 4 étapes complétées, le statut du profil collaborateur passe au statut “Prêt”.
Quand tous les profils des collaborateurs sont prêts, cliquez sur “valider et continuer” pour marquer l’étape d'ajout comme terminée.