La création des profils de vos collaborateurs est une étape importante pour garantir le bon déroulement de votre première paie sur PayFit. Cette étape peut varier selon votre situation.
Si vous émettez des bulletins de paie pour la première fois, référez-vous la première partie de cette fiche ;
Si vous en avez déjà émis des bulletins de paie auparavant, référez-vous à la deuxième partie de cette fiche.
1. Si vous effectuez la première paie de votre établissement
Vous pouvez créer directement les profils de vos nouvelles recrues à l'étape "Ajout des collaborateurs", sur la page "Bienvenue sur votre espace de paramétrage".
De quoi vous munir ?
Pour une saisie rapide et efficace, préparez pour chacun de vos collaborateurs :
Les informations relatives à son identité (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité Sociale, etc.)
Les informations relatives à son contrat de travail (nature du contrat, date de début, temps de travail)
Retrouvez tout le détail de la procédure dans la fiche d'aide : Ajouter un collaborateur sur PayFit.
2. Si votre établissement a déjà émis des bulletins de paie
Il est alors important de fournir les documents relatifs à vos paies passées pour simplifier l'ajout de vos collaborateurs et garantir le bon calcul de vos futures paies.
De quoi vous munir ?
Déclarations sociales nominatives (DSN) de l'année fiscale en cours et précédente (format TXT, EDI ou DSN)
18 derniers bulletins de paie détaillés de vos collaborateurs
Export des salaires de référence des congés payés N, N-1 et N-2
La suite de la procédure est différente selon le nombre de collaborateurs de votre établissement. Consultez la partie qui vous correspond.
➡️ Si vous avez plus de 25 collaborateurs
Téléchargez le fichier Excel intitulé "Fichier d'import des collaborateurs", indispensable pour la création de profils en masse. Retrouvez toutes les informations pour remplir ce document dans cette fiche d'aide : Comment compléter le fichier d’import des collaborateurs ?
➡️ Si vous avez moins de 25 collaborateurs
Les documents fournis permettent une création automatique des profils de vos collaborateurs, avec 80 % des informations extraites et préremplies sur PayFit.
La suite de cette fiche est valable seulement si vous avez déjà émis des bulletins de paie et avez moins de 25 collaborateurs :
Ajout automatique et complétion des profils collaborateurs
Les profils des collaborateurs sont créés automatiquement à partir des DSN fournies.
👉 Notez bien
Pour garantir une intégration fluide de vos collaborateurs, il est essentiel de déposer les DSN de votre établissement. Assurez-vous que les DSN déposées correspondent bien au SIRET de l’établissement paramétré sur PayFit.
Notre système détecte automatiquement les DSN en double ou non pertinentes.
Si une DSN manque, notre système vous en informera. Vous pourrez la déposer dès sa réception, et cela n’empêchera pas la création et la complétion des profils de vos collaborateurs.
Si vous n'avez pas accès aux DSN, deux options s’offrent à vous :
Si vous utilisiez le service TESE, créez manuellement les profils de vos collaborateurs.
Si vous ne pouvez pas récupérer les DSN, un modèle d'e-mail est proposé pour contacter l'ancien gestionnaire de paie. Sinon, procédez à l'ajout manuel de vos collaborateurs.
Cliquez sur “Ajouter manuellement” à l'étape "Ajout des collaborateurs", sur la page "Bienvenue sur votre espace de paramétrage".
Validation de la liste des collaborateurs
En cliquant sur “Ajout des collaborateurs”, vous pouvez visualiser et valider la liste des profils créés automatiquement. Vous pouvez également supprimer ou ajouter un profil collaborateur.
Validation des informations de chaque collaborateur
Pour chaque collaborateur, complétez les informations manquantes et vérifiez les données extraites des DSN en suivant ces étapes :
Informations personnelles : Vérification et complétion des données relatives à l’identité du collaborateur.
Informations contractuelles : Vérification et complétion des détails du contrat du collaborateur, tels que la date de début de contrat et le type de contrat.
Temps de travail & rémunération : Vérification et complétion du temps de travail et du salaire de base.
Historique congés payés et couverture santé : Complétion de l'historique des congés payés, du salaire de référence et des cotisations liées à la mutuelle, prévoyance, et retraite supplémentaire.
Une fois ces 4 étapes complétées, le statut du profil collaborateur passe au statut “Prêt”.
Quand tous les profils des collaborateurs sont prêts, cliquez sur “valider et continuer” pour marquer l’étape d'ajout comme terminée.