Vous venez de recevoir vos accès à l'espace de paramétrage de votre compte PayFit.
Celui-ci vous permet de nous partager les documents et informations nécessaires à la configuration de votre compte.
Cette étape est essentielle pour le bon déroulement de vos prochaines paies. Veillez à bien vérifier les documents et les informations communiqués, avant de les soumettre pour éviter toutes erreurs futures.
Tous les documents que vous importez dans le logiciel via cet espace sont téléchargés de manière sécurisée, conformément aux normes RGPD.
Le paramétrage de votre compte se déroule en 6 étapes. Les trois premières peuvent s'effectuer en parallèle donc n'hésitez pas à avancer sur la suivante si vous attendez des documents de votre ancien gestionnaire de paie, par exemple.
💡Vous pouvez à tout moment contacter le Service client. Voici comment faire.
💡Bon à savoir
Si vous souhaitez inviter d’autres administrateurs à procéder au paramétrage, cliquez sur “Envoyer une invitation” dans l’encart “Inviter un administrateur” sur la droite de votre écran.
👉 Notez bien
Vous avez la possibilité pendant votre phase d'onboarding de décaler votre premier mois de paie sur PayFit, via le bouton "Modifier" à droite de votre premier mois de paie.
Jusqu'au 14 du premier mois de paie initialement défini vous pourrez gratuitement décaler la date de début de votre abonnement d'un mois. Après cette date vous pourrez toujours décaler votre premier mois de paie mais l’abonnement sera facturé.
Par exemple, vous deviez réaliser votre première paie avec PayFit en août. Mais vous reportez cette première paie au mois de septembre.
Si vous faites votre demande avant le 15 août, la facturation de votre abonnement débutera un mois plus tard, mi-septembre.
Si vous faites votre demande le 15 août ou après, le mois d’août sera facturé.
1️⃣ Vérifiez et complétez les informations de votre établissement
Complétez et vérifiez ici les informations générales liées à votre établissement.
Dans cette étape, vous devez confirmer le nom et le SIRET de votre établissement indiqués dans votre contrat pour que nous puissions relier PayFit à vos comptes Urssaf et Net-Entreprises.
Une fois le SIRET et le nom validés, nous consultons les registres publics (pappers.fr) et nous comparons les informations récupérées avec celles de votre contrat.
Si certaines informations de votre contrat ne correspondent pas à celles des registres publics, vous devez sélectionner la version la plus à jour.
Si certaines informations sont manquantes, renseignez-les.
💡Bon à savoir
Si un élément est manquant, nous vous suggérons d'utiliser les données récupérées sur la fiche de votre établissement sur pappers.fr.
Enfin, dans certains cas, vous devez déposer l’avis de situation INSEE de votre établissement. Ce document confirme les informations de votre établissement pour toutes les démarches. Vous pouvez le télécharger gratuitement sur l’Annuaire des Entreprises.
Après cette étape, la vérification de votre établissement est faite !
💡Bon à savoir
Vous pouvez modifier ces données lors de cette étape et jusqu’à la première clôture de paie.
2️⃣ Ajoutez votre équipe
L'étape d'ajout de collaborateurs peut être différente selon si vous avez déjà réalisé des bulletins de paie pour vos collaborateurs ou bien si vous vous apprêtez à générer les tous premiers bulletins pour vos collaborateurs.
Vous allez pouvoir créer les profils de vos collaborateurs sur PayFit. Cette étape peut varier selon votre contexte :
👉 Si vous effectuez la première paie de votre établissement : Créez directement les profils de vos nouvelles recrues.
👉 Si votre établissement a déjà émis des bulletins de paie : Fournissez les documents des paies passées pour automatiser la création des profils de vos collaborateurs et assurer le bon calcul des futures paies.
Retrouvez tout le détail de cette étape dans cette fiche d'aide : Créer les profils de vos collaborateurs avant votre première paie sur PayFit
💡Bon à savoir
Pour estimer les différents coûts liés à un recrutement, n’hésitez pas à faire une simulation d’embauche, via l'encart "Simuler une embauche" sur la page "Bienvenue sur votre espace de paramétrage".
Pour en savoir plus, consultez cette fiche : Simuler le coût d'une embauche
3️⃣ Définissez les modalités de gestion de votre paie
Dans cette étape nous allons vous demander de vérifier ou de renseigner plusieurs informations qui permettent de définir les modalités de gestion de votre paie.
Pour chaque élément requis prenez le temps de lire les indications et n'hésitez pas à consulter l'aide présente sur chaque page.
4️⃣ Attendez le feu vert de nos équipes et formez-vous à la paie sur PayFit
Une fois les trois premières étapes complétées, l'étape de paramétrage est finalisée.
👉 Pour les établissements de +10 collaborateurs, un membre de l'équipe support prendra en charge la création de vos collaborateursva vérifier et paramétrer votre compte. Cela prend en général entre 1 et 5 jours ouvrés. Mais ce délai peut être rallongé si vous avez plus de 80 collaborateurs.
Dès que votre compte sera configuré, un membre du Service client vous contactera pour faire le point avec vous et vous aider à préparer votre première paie sur PayFit.
👉 Pour les établissements de -10 collaborateurs, vous avez directement accès à votre compte complet.
Dans les deux cas, vous pouvez commencer à découvrir votre espace définitif ainsi que la PayFit Academy. La plateforme propose des contenus gratuits pour vous former à votre rythme à la paie, aux Ressources Humaines ou à l'utilisation de PayFit.
5️⃣ Préparez votre première paie
Pour préparer au mieux votre première paie,suivez cette fiche d'aide conçue pour vous guider : Guide “Ma première paie sur PayFit”
6️⃣ Clôturez votre première paie avec PayFit
Vous avez réalisé toutes les étapes du paramétrage de votre compte, vous avez préparé votre première paie avec PayFit, vous pouvez à présent procéder à la clôture de votre paie.
Pour cela, suivez les indications de cette fiche d'aide : Vérifier et clôturer votre paie du mois sur PayFit.