Vous venez de recevoir vos accès à votre compte PayFit.
Vos étapes de paramétrage
Depuis votre tableau de bord, vous êtes guidés pas-à-pas pour ajouter les documents et informations nécessaires au paramétrage de votre compte.
Ces étapes sont essentielles pour le bon déroulement de vos prochaines paies. Veillez à bien vérifier les documents et les informations communiqués avant de les soumettre, pour éviter toutes erreurs futures. Le paramétrage se déroule en cinq étapes qui peuvent être effectuées dans l'ordre de votre choix.
➕Ajout d’un autre administrateur ?
Si vous souhaitez inviter d’autres administrateurs à procéder au paramétrage, rendez-vous dans l’onglet “Accès et notifications” puis “Accès gestionnaires”.
💡Une question ?
Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape. En cas de besoin, vous pouvez :
👉 Décalage de votre premier mois de paie ?
Vous avez la possibilité pendant votre phase de paramétrage de décaler votre premier mois de paie sur PayFit, via le bouton "Modifier" à droite de votre premier mois de paie.
Jusqu'au 14 du premier mois de paie initialement défini vous pourrez gratuitement décaler la date de début de votre abonnement d'un mois. Après cette date vous pourrez toujours décaler votre premier mois de paie mais l’abonnement sera facturé.
💡Pour en savoir plus, consultez cette fiche : Mes factures et le paiement à PayFit
💡Bon à savoir
Pendant votre paramétrage, vous avez également accès aux catégories suivantes du menu :
Documents : Pour générer des documents RH et les faire signer électroniquement à vos collaborateurs ;
Modes de paiement : Pour définir et paramétrer le mode de paiement des salaires de vos collaborateurs (fichier SEPA, virement par intégration bancaire…) ;
Mon établissement : Pour retrouver et modifier les informations clés sur votre établissement (adresse, coordonnées bancaires, effectifs, factures…) ;
Accès et notifications : Pour gérer les accès gestionnaires et collaborateurs et définir les règles de notification mail pour les administrateurs ;
Intégrations : Pour synchroniser votre compte PayFit à vos autres outils du quotidien (+50 intégrations sont disponibles).
Une fois que le paramétrage est terminé, vous aurez accès à toutes les catégories du menu.
1️⃣ Confirmez les informations de votre établissement
Complétez et vérifiez ici les informations générales liées à votre établissement.
Dans cette étape, vous devez confirmer le nom et le SIRET de votre établissement indiqués dans votre contrat pour que nous puissions relier PayFit à vos comptes Urssaf et Net-Entreprises.
Une fois le SIRET et le nom validés, nous consultons les registres publics (pappers.fr) et nous comparons les informations récupérées avec celles de votre contrat.
Si certaines informations de votre contrat ne correspondent pas à celles des registres publics, vous devez sélectionner la version la plus à jour.
Si certaines informations sont manquantes, renseignez-les.
💡Bon à savoir
Si un élément est manquant, nous vous suggérons d'utiliser les données récupérées sur la fiche de votre établissement sur pappers.fr.
Enfin, dans certains cas, vous devez déposer l’avis de situation INSEE de votre établissement. Ce document confirme les informations de votre établissement pour toutes les démarches. Vous pouvez le télécharger gratuitement sur l’Annuaire des Entreprises.
Après cette étape, la vérification de votre établissement est faite !
💡Bon à savoir
Vous pouvez modifier ces données lors de cette étape et jusqu’à la première clôture de paie en vous rendant dans “Mon établissement” puis “Profil de mon établissement”.
2️⃣ Créez les profils de vos collaborateurs
L'étape de création des collaborateurs peut être différente selon si vous avez déjà réalisé des bulletins de paie pour vos collaborateurs ou bien si vous vous apprêtez à générer les tous premiers bulletins pour vos collaborateurs.
👉 Si vous effectuez la première paie de votre établissement : Créez directement les profils de vos nouvelles recrues.
👉 Si votre établissement a déjà émis des bulletins de paie : Fournissez les DSN et bulletins des paies passées pour automatiser la création des profils de vos collaborateurs et assurer le bon calcul des futures paies.
Retrouvez tout le détail de cette étape dans cette fiche d'aide : Créer les profils de vos collaborateurs avant votre première paie sur PayFit
💡Bon à savoir
Pour estimer les différents coûts liés à un recrutement, n’hésitez pas à faire une simulation d’embauche, via l'encart "Simuler une embauche" sur la page "Bienvenue sur votre espace de paramétrage".
Pour en savoir plus, consultez cette fiche : Simuler le coût d'une embauche
3️⃣ Définissez vos règles de gestion
Dans cette étape nous allons vous demander de vérifier ou de renseigner plusieurs informations qui permettent de définir les modalités de gestion les plus courantes de votre paie en termes de télétravail, congés payés, arrêts de travail et titres-restaurant
D’autres modalités, comme les primes et avantages en nature, seront disponibles une fois le premier paramétrage terminé.
Pour chaque élément requis prenez le temps de lire les indications et n'hésitez pas à consulter l'aide présente sur chaque page.
4️⃣ Renseignez et reliez vos organismes
Dans cette étape, nous allons passer en revue les différents acteurs de l’écosystème de la paie et les démarches que vous devez effectuer. Puis vous devrez renseigner les informations liées aux cotisations et exonérations de votre entreprise. Enfin, vous devrez renseigner les modalités de paiement et de contact de vos organismes, pour une organisation fluide au quotidien.
Pour chaque élément requis prenez le temps de lire les indications et n'hésitez pas à consulter l'aide présente sur chaque page.
5️⃣ Planifiez la clôture de votre paie
Dans cette dernière étape, vous devez renseigner la date à laquelle vous souhaitez clôturer la paie et le mode de paiement que vous voulez utiliser pour payer vos collaborateurs.
💡Bon à savoir
Dans certains cas spécifiques, nos experts réalisent un contrôle complémentaire : ils comparent vos anciens bulletins de paie avec une simulation générée sur notre outil. Ce contrôle prend généralement entre 1 et 5 jours ouvrés et vous serez prévenus par e-mail dès que tout sera validé.
Si cette étape n’est pas incluse dans votre parcours, vous pouvez passer à l'étape suivante : préparer votre paie.
La première paie avec PayFit : les étapes clés
Une fois le paramétrage terminé, votre tableau de bord évolue et vous guide cette fois-ci sur toutes les actions pour préparer et clôturer votre première paie. Vous pouvez aussi consulter cette fiche d’aide : Guide “Ma première paie sur PayFit”
Et vous avez désormais accès à toutes les catégories du menu, pour profiter pleinement de toutes les fonctionnalités PayFit !