Nous vous invitons à être vigilant quant aux informations renseignées lors de l'ajout du collaborateur :
les informations relatives à son identité (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité Sociale …) ;
les informations relatives à son contrat de travail (nature du contrat, date de début de contrat, temps de travail).
Ces données sont inscrites dans vos DSN mensuelles et les organismes les récupèrent pour diverses opérations. Par exemple, France Travail (ex Pôle Emploi) récupère ces données pour générer l'AER (attestation employeur re-matérialisée). En cas d'erreur perçue trop tard, le processus de régularisation peut s'avérer long et complexe.
👉 Notez bien
Si vous souhaitez ajouter un nouveau contrat pour un collaborateur déjà existant sur PayFit, consultez cette fiche pratique dédiée.
Si vous avez oublié d’ajouter un collaborateur avant de clôturer votre paie du mois dernier, consultez cette fiche pratique dédiée pour ajouter son profil. Si cet oubli remonte à plusieurs mois en arrière, cette fiche pratique est également conseillée.
Rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs" et cliquez sur le bouton bleu "Ajouter un collaborateur".
1️⃣ Les informations personnelles
Vous avez trois possibilités pour renseigner les informations personnelles du collaborateur :
1. Renseignez vous-même les informations personnelles de votre nouveau collaborateur ;
2. Créez un nouveau collaborateur sur la base d'un profil existant ;
3. Gagnez du temps, votre collaborateur recevra un e-mail pour renseigner ses informations
💡Nous vous recommandons d'utiliser la dernière option, qui vous fera gagner du temps, vous évitera de demander des informations manquantes à votre collaborateur et réduira les erreurs de saisie.
1. Renseigner vous-même les informations personnelles de votre collaborateur.
Vous allez renseigner les caractéristiques personnelles de votre collaborateur.
Identité : titre, prénom, nom, nom d'usage (facultatif), date, lieu, pays de naissance, nationalité et numéro de Sécurité Sociale (PayFit dispose d'un vérificateur de clé).
💡Si vous rencontrez un problème avec l'ajout du numéro de sécurité sociale, consultez ces fiches pratiques :
- Le numéro de sécurité sociale (NIR, NIA, NTT ou numéro provisoire) de ce collaborateur est refusé sur PayFit
Coordonnées de contact : adresse postale, adresse e-mail personnelle, professionnelle (facultative) et numéro de téléphone.
Informations administratives spécifiques : situation personnelle, informations familiales et bancaires.
💡Si votre collaborateur est de nationalité non européenne, des informations supplémentaires sont requises. Une fois les informations personnelles validées, cliquez de nouveau sur l’étape pour renseigner les informations suivantes :
Type de titre de séjour
Nature du titre de séjour
N° du titre de séjour
Date d'expiration du titre de séjour
2. Créez un nouveau collaborateur avec les informations contractuelles d'un autre collaborateur
Cette option vous permet d'ajouter un collaborateur sur PayFit qui aurait un contrat similaire à un collaborateur existant. Vous devrez simplement éditer ses informations personnelles mais les informations contractuelles seront pré-remplies.
Consultez l'étape suivante de cet article pour découvrir comment faire.
3. Gagnez du temps, votre collaborateur recevra un e-mail pour renseigner ses informations
Il vous suffit, dans ce cas, de renseigner les nom, prénom et adresse e-mail du nouveau collaborateur.
Ce dernier recevra un e-mail qui le redirigera vers PayFit et lui permettra de saisir ses informations personnelles.
Voici les éléments qui lui seront demandés :
titre ;
date de naissance ;
adresse ;
n° de sécurité sociale ;
pays de naissance ;
ville de naissance ;
nationalité ;
informations bancaires.
Selon votre paramétrage, il devra également indiquer :
e-mail ;
téléphone ;
personne à contacter en cas d'urgence ;
statut de travailleur handicapé ;
enfant(s) à charge.
💡Vous avez la possibilité de réaliser cette action pour plusieurs collaborateurs à la fois.
Vous recevrez un e-mail une fois que le collaborateur aura terminé de renseigner ses informations. Vous pourrez ensuite indiquer ses informations contractuelles (tant que le collaborateur n'aura pas ajouté la totalité de ses informations personnelles, vous ne pourrez pas passer à la partie contractuelle). Consultez l'étape suivante de cet article pour découvrir comment faire.
💡 Vous aurez la possibilité de relancer le collaborateur qui n'a pas encore rempli ses informations personnelles, en utilisant le bouton "Renvoyer l'invitation à X" à partir du profil incomplet du collaborateur.
Les relances pour un collaborateur doivent être espacées d'au moins 6 heures.
2️⃣ Informations contractuelles
Cadre contractuel
Dans cette étape, vous devez préciser le "Type d'engagement" de votre collaborateur :
Contrat de travail
Stage
Mandat social
Si vous choisissez l'option "Contrat de travail", des champs supplémentaires apparaissent. Vous devez alors renseigner :
La "Nature du contrat" : CDI, CDD, Contrat d'apprentissage ou Contrat de professionnalisation.
Si vous choisissez CDD, vous devrez préciser le "Motif" du recours au CDD.
Pour un CDI ou un CDD, vous pouvez indiquer si un "Dispositif d'aide à l’embauche" est appliqué au contrat.
Enfin, précisez si le collaborateur a "Déjà travaillé pour votre entreprise". Cette information est importante car elle peut avoir un impact sur l'ancienneté et les droits du collaborateur.
Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante.
👉 Si vous souhaitez en savoir plus sur l’option dirigeant, consultez cette fiche d'aide.
Modalités d’exercice du contrat
Cette étape vous permet de définir l’organisation du contrat de travail de votre collaborateur.
Tout d'abord, renseignez les "Dates du contrat" :
La "Date de début" est obligatoire. Elle correspond à la date d'entrée du collaborateur dans votre entreprise.
La "Date de fin" est à préciser uniquement dans le cas d'un CDD, d’un stage, ou d’un mandat.
Indiquez ensuite le "Lieu de travail principal" de votre collaborateur. Il s'agit de l'endroit où il exercera principalement son activité.
Enfin, vous pouvez ajouter des "Clauses particulières" au contrat si nécessaire :
"Période d'essai" : Pendant cette période, l'employeur et le salarié peuvent mettre fin au contrat sans motif et sans indemnités.
"Clause de non-concurrence" : Si vous souhaitez interdire à votre collaborateur de travailler pour un concurrent après son départ, définissez les modalités de cette clause (durée, zone géographique, contrepartie financière).
"Clause de mobilité" : Si le poste de votre collaborateur implique des déplacements réguliers, vous pouvez l'inclure dans son contrat.
Une fois ces éléments complétés, cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante.
3️⃣ Informations du poste
Poste
Cette page vous permet de définir les éléments liés au poste qu'occupera votre collaborateur au sein de votre entreprise.
Tout d'abord, vous devez choisir la "Classification" du poste. Il s'agit généralement d'une combinaison entre un statut (employé, agent de maîtrise, cadre, etc.) et un niveau ou échelon. La classification détermine notamment le salaire minimum applicable et les règles de gestion du temps de travail.
💡La liste des niveaux / coefficients proposés est automatiquement générée en fonction de votre convention collective. Le salaire minimum de la convention est lui aussi calculé automatiquement. Pour en savoir plus sur la classification des emplois, consultez cette fiche d'aide.
Renseignez ensuite le "Code PCS-ESE" correspondant au poste. Ce code est utilisé par l'INSEE pour classer les professions et catégories socioprofessionnelles. Vous pouvez vous aider du moteur de recherche intégré pour trouver le code adéquat.
💡Pour en savoir plus, consultez notre fiche d'aide dédiée. La liste complète de tous les codes peut être consultée sur le site insee.fr.
Une fois tous les champs complétés, cliquez sur "Suivant" pour accéder à la suite des informations du poste.
Cotisations et affiliations
Cette étape vous permet de renseigner les informations relatives aux cotisations sociales et aux affiliations spécifiques de votre collaborateur.
Si votre collaborateur est éligible à un "Dispositif d'exonération" particulier, renseignez les paramètres spécifiques relatifs à cette exonération.
Choisissez ensuite les organismes de "Retraite complémentaire", de "Prévoyance" et de "Mutuelle" auxquels votre collaborateur sera affilié. Ces informations sont essentielles pour assurer sa protection sociale et calculer les cotisations correspondantes sur son bulletin de paie.
Une fois toutes les informations complétées, cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante de la création de votre collaborateur.
Cotisations et affiliations : dispositif d'exonération, retraite complémentaire, prévoyance, mutuelle, taux de prélèvement à la source.
Intégration
Si votre collaborateur est concerné par des intégrations (par exemple Swile), vous retrouverez dans cette dernière étape les éléments de paramétrage de l’intégration.
Une fois toutes les informations complétées, cliquez sur "Sauvegarder les changements" pour finaliser le paramétrage des informations du poste de votre collaborateur.
3️⃣ Temps de travail & rémunération
Temps de travail : si le temps de travail dépasse la durée légale ou conventionnelle, vous pouvez alors ajouter des jours de repos (RTT) ou des heures supplémentaires, qui feront partie du contrat.
👉 Notez bien
Si vos collaborateurs ont des RTT, l'acquisition est par défaut mensuelle. Par exemple, en indiquant 24 RTT à l'année, ils acquièrent 2 RTT par mois. Vous pouvez également paramétrer une acquisition annuelle pour que vos collaborateurs acquièrent l'ensemble de leurs RTT le même mois.
Rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Absence et temps de travail" puis cliquez sur l'encart "Congés payés & RTT". Dans l'onglet "RTT", repérez l'encart "Acquisition des RTT" et cliquez sur "Modifier". Choisissez l'acquisition "Annuelle" ainsi que le mois d'acquisition de l'ensemble des RTT.
Ce paramétrage sera valable pour l'ensemble des collaborateurs. Il n'est pas possible de l'appliquer individuellement.
Rythme de travail : vous pouvez définir un rythme de travail particulier pour le collaborateur.
Salaire de base : il peut être fixé selon un forfait ou un taux horaire. Dans les deux cas, il doit respecter les minimums légaux et conventionnels.
4️⃣ Déclaration d’embauche
Cette étape vous permet de définir comment sera gérée la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) de votre collaborateur.
La Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE) est une formalité dont vous devez obligatoirement vous acquitter auprès de l'Urssaf lorsque vous embauchez un collaborateur (qu'il soit de nationalité française ou non).
Elle doit obligatoirement être effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de collaborateur (période d’essai comprise) et permet d’informer les différents organismes tels que l’URSSAF, France Travail (ex Pôle Emploi), les services de santé au travail etc.
Si vous le souhaitez, PayFit peut s'en charger pour vous : il suffit de cocher "Je souhaite que PayFit fasse la DPAE". Il vous faudra ensuite indiquer le Service de Santé au Travail.
Dans le cas contraire, cochez “Je préfère m’en occuper moi-même”.
Une fois votre choix effectué, cliquez sur "Sauvegarder les changements" pour prendre en compte ce dernier.
👉 Notez bien
Si vous avez choisi de laisser PayFit gérer la DPAE, vous la retrouverez dans la catégorie "Documents" > "Documents entreprise" et dans la catégorie “Organismes et déclarations” > “Suivi des déclarations” une fois le collaborateur créé. Plus d’informations sur l’article dédié à La DPAE : Déclaration Préalable À l'Embauche.
5️⃣ Reprise d'historique
La reprise d'historique ne vous sera demandée que si vous transférez un collaborateur vers un autre établissement.
👉 Cette étape est particulièrement importante. De nombreux calculs dans PayFit vont dépendre des informations que vous allez saisir ici. En cas de doute, consultez la fiche détaillée consacrée à cette étape : "Reprise d'historique".
Reprise de congés payés : si le collaborateur a déjà posé des jours de congés payés, indiquez-le ici pour que les compteurs de congés payés soient corrects sur le bulletin de salaire.
Reprise des rémunérations des mois précédents : vous pouvez saisir les salaires des mois précédents s'ils ont changé d'un mois à l'autre.
6️⃣ Contrat de travail et signature (optionnel)
Si vous le souhaitez, vous pouvez générer le contrat de travail de votre collaborateur via PayFit. Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique.
Cette étape n'est pas obligatoire.
7️⃣ Informations SIRH
Cette étape va vous permettre de sélectionner les modules SIRH (si vous y avez souscrit) disponibles depuis l'espace personnel de votre collaborateur.
Absence : Le module Absence est sélectionné par défaut. Il permet à votre collaborateur de consulter son solde de congés et de poser des demandes d'absences.
💡Si vous ne souhaitez pas activer le module "Absences" pour votre collaborateur, alors vous pouvez décocher la case.
Notes de frais : votre collaborateur pourra ajouter ses notes de frais.
Suivi du temps de travail : votre collaborateur pourra renseigner son temps de travail.
Après l'ajout du nouveau collaborateur, vous pourrez gérer l'activation du module "Absences" directement depuis la catégorie "Absences et temps de Travail"> "Calendrier" puis cliquez sur "Gérer l'activation".
Rendez-vous sur notre article Activer l'Espace collaborateur pour plus d'informations sur la création des espaces collaborateurs.
Vous avez terminé l’ajout d’un collaborateur et PayFit indique qu’il est encore en attente ?
Cela signifie que le collaborateur débute son contrat sur un mois ultérieur au mois de paie actuel de votre compte PayFit. C’est uniquement lorsque votre compte PayFit passera sur le mois de paie correspondant à sa date d’embauche que vous pourrez ajouter des variables de paie au collaborateur et visualiser son bulletin.
Consultez notre fiche pratique pour en savoir plus : Ajouter un collaborateur : vos questions les plus fréquentes
8️⃣ Paramétrage complémentaire (optionnel)
Avant la première clôture de paie de votre nouveau collaborateur, nous vous conseillons de vérifier que tous les paramètres sont bien configurés.
Les principaux éléments (prévoyance et mutuelle, titres-restaurant, titre de transport, avantages en nature, prélèvement à la source) sont accessibles dans la partie “Paramétrage complémentaire” de l'onglet “Synthèse du mois” de la fiche du collaborateur.
Si votre collaborateur est éligible à un avantage, renseignez-le directement dans la page ou en modifiant les paramètres de votre établissement.