Vous venez d'embaucher ou de réembaucher un collaborateur pour l'ajouter dans PayFit, suivez ce guide pas à pas.
Où se rendre pour ajouter un collaborateur dans PayFit ?
Depuis votre espace administrateur, rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs" et cliquez sur le bouton "Ajouter un collaborateur".
Vous avez alors trois possibilités :
"Ajouter un collaborateur" : créer un nouveau profil et lui attribuer un contrat
"Réembaucher un collaborateur" : ajouter un nouveau contrat à un collaborateur existant ou ayant déjà travaillé dans votre entreprise
"Envoyer une invitation" : vos collaborateurs recevront un e-mail pour renseigner eux-mêmes leurs informations personnelles
Quelles informations saisir pour créer le profil du collaborateur ?
1️⃣ Les informations personnelles
Options 1 : Ajout d'un nouveau collaborateur
Saisissez le nom et le prénom du nouveau collaborateur ainsi que la méthode de saisie des informations relatives à son contrat de travail.
💡 Pour gagner du temps sur la saisie du contrat, vous pouvez pré-remplir les champs à partir d'un contrat ayant déjà été créé.
Vous devez ensuite renseigner :
Les informations relatives à son identité :
Titre, prénom, nom, nom d'usage (facultatif)
Date, lieu et pays de naissance
Nationalité
Ses coordonnées :
Adresse postale
Adresse e-mail personnelle et professionnelle (facultative)
Numéro de téléphone
Des informations administratives spécifiques :
Numéro de Sécurité Sociale (PayFit dispose d'un vérificateur de clé)
💡Si vous rencontrez un problème avec l'ajout du numéro de sécurité sociale, consultez ces fiches d'aide :
Informations familiales :
statut travailleur handicapé (statut BOETH)
personnes à charge
💡 Si votre collaborateur est de nationalité non européenne, des informations supplémentaires sur son titre de séjour sont requises (type, nature, numéro et date d'expiration).
Ses coordonnées bancaires
Options 2 : Réembauche d'un nouveau collaborateur
Sélectionnez un ancien collaborateur : ses informations personnelles sont déjà renseignées.
Pour son nouveau contrat, vous pouvez choisir de saisir les informations manuellement ou de les pré-remplir à partir d'un précédent contrat. Avec l'option "pré-remplies", vous n'avez plus qu'à les relire et les valider.
Option 3 : Envoi d'une invitation au collaborateur
Il vous suffit de renseigner les nom, prénom et adresse e-mail du nouveau collaborateur.
Il recevra un e-mail l'invitant à se connecter à PayFit pour saisir lui-même ses informations personnelles.
Voici les éléments qui lui seront demandés :
État civil (titre, date et pays de naissance, nationalité...)
Adresse postale
Numéro de sécurité sociale
Coordonnées bancaires
Selon votre paramétrage, il devra également indiquer :
Adresse e-mail
Numéro de téléphone
Personne à contacter en cas d'urgence
Statut de travailleur handicapé
Enfant(s) à charge
Une fois que le collaborateur aura terminé, vous recevrez une notification par e-mail. Vous pourrez alors finaliser son profil en indiquant ses informations contractuelles.
💡 Vous pouvez envoyer une invitation à plusieurs collaborateurs en même temps. Et si un collaborateur tarde à compléter ses informations, vous pouvez le relancer en cliquant sur "Renvoyer l'invitation à X" depuis son profil (en espaçant les relances d'au moins 6h).
💡 Bon à savoir
Tant que votre collaborateur n'aura pas renseigné ses informations, le statut de son profil sera en attente.
2️⃣ Informations contractuelles
Cadre contractuel
Dans cette étape, vous devez préciser le "Type d'engagement" de votre collaborateur :
Contrat de travail
Stage
Mandat social
Si vous choisissez "Contrat de travail", vous devez alors renseigner :
La "Nature du contrat" : CDI, CDD, Contrat d'apprentissage ou Contrat de professionnalisation.
Si vous choisissez CDD, vous devrez préciser le "Motif" du recours au CDD.
Pour un CDI ou un CDD, vous pouvez indiquer si un "Dispositif d'aide à l'embauche" est appliqué au contrat.
Enfin, précisez si le collaborateur a "Déjà travaillé pour votre entreprise". Cette information est importante car elle peut avoir un impact sur l'ancienneté et les droits du collaborateur.
Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante.
👉 Si vous souhaitez en savoir plus sur l'option dirigeant, consultez cette fiche d'aide.
Modalités d'exercice du contrat
Cette étape vous permet de définir l'organisation du contrat de travail de votre collaborateur.
Tout d'abord, renseignez les "Dates du contrat" :
La "Date de début" est obligatoire. Elle correspond à la date d'entrée du collaborateur dans votre entreprise.
La "Date de fin" est à préciser uniquement dans le cas d'un CDD, d'un stage, ou d'un mandat.
Indiquez ensuite le "Lieu de travail principal" de votre collaborateur. Il s'agit de l'endroit où il exercera principalement son activité.
Enfin, vous pouvez ajouter des "Clauses particulières" au contrat si nécessaire :
"Période d'essai" : Pendant cette période, l'employeur et le salarié peuvent mettre fin au contrat sans motif et sans indemnités.
"Clause de non-concurrence" : Si vous souhaitez interdire à votre collaborateur de travailler pour un concurrent après son départ, définissez les modalités de cette clause (durée, zone géographique, contrepartie financière).
"Clause de mobilité" : Si le poste de votre collaborateur implique des déplacements réguliers, vous pouvez l'inclure dans son contrat.
Une fois ces éléments complétés, cliquez sur "Valider les informations du contrat" pour passer à l'étape suivante.
3️⃣ Informations du poste
Poste
Cette page vous permet de définir les éléments liés au poste qu'occupera votre collaborateur au sein de votre entreprise.
Tout d'abord, vous devez choisir la "Classification" du poste. Il s'agit généralement d'une combinaison entre un statut (employé, agent de maîtrise, cadre, etc.) et un niveau ou échelon. La classification détermine notamment le salaire minimum applicable et les règles de gestion du temps de travail.
💡 La liste des niveaux / coefficients proposés est automatiquement générée en fonction de votre convention collective. Le salaire minimum de la convention est lui aussi calculé automatiquement. Pour en savoir plus sur la classification des emplois, consultez cette fiche d'aide.
Renseignez ensuite le "Code PCS-ESE" correspondant au poste. Ce code est utilisé par l'INSEE pour classer les professions et catégories socioprofessionnelles. Vous pouvez vous aider du moteur de recherche intégré pour trouver le code adéquat.
💡 Pour en savoir plus, consultez notre fiche d'aide dédiée. La liste complète de tous les codes peut être consultée sur le site insee.fr.
Une fois tous les champs complétés, cliquez sur "Suivant" pour accéder à la suite des informations du poste.
Cotisations et affiliations
Cette étape vous permet de renseigner les informations relatives aux cotisations sociales et aux affiliations spécifiques de votre collaborateur.
Si votre collaborateur est éligible à un "Dispositif d'exonération" particulier, renseignez les paramètres spécifiques relatifs à cette exonération.
Choisissez ensuite les organismes de "Retraite complémentaire", de "Prévoyance" et de "Mutuelle" auxquels votre collaborateur sera affilié. Ces informations sont essentielles pour assurer sa protection sociale et calculer les cotisations correspondantes sur son bulletin de paie.
Une fois toutes les informations complétées, cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante de la création de votre collaborateur.
Intégration
Si votre collaborateur est concerné par des intégrations (par exemple Swile), vous retrouverez dans cette dernière étape les éléments de paramétrage de l'intégration.
Une fois toutes les informations complétées, cliquez sur "Sauvegarder les changements" pour finaliser le paramétrage des informations du poste de votre collaborateur.
4️⃣ Temps de travail & rémunération
Temps de travail : si le temps de travail dépasse la durée légale ou conventionnelle, vous pouvez alors ajouter des jours de repos (RTT) ou des heures supplémentaires, qui feront partie du contrat.
👉 Notez bien
Si vos collaborateurs ont des RTT, l'acquisition est par défaut mensuelle. Par exemple, en indiquant 24 RTT à l'année, ils acquièrent 2 RTT par mois. Vous pouvez également paramétrer une acquisition annuelle pour que vos collaborateurs acquièrent l'ensemble de leurs RTT le même mois.
Rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Absence et temps de travail" puis cliquez sur l'encart "Congés payés & RTT". Dans l'onglet "RTT", repérez l'encart "Acquisition des RTT" et cliquez sur "Modifier". Choisissez l'acquisition "Annuelle" ainsi que le mois d'acquisition de l'ensemble des RTT.
Ce paramétrage sera valable pour l'ensemble des collaborateurs. Il n'est pas possible de l'appliquer individuellement.
Salaire de base : il peut être fixé selon un forfait ou un taux horaire. Dans les deux cas, il doit respecter les minimums légaux et conventionnels.
A l’issue de la création du collaborateur le rythme de travail par défaut de l’entreprise lui sera affecté. Il est possible de le personnaliser via l’onglet "Temps de travail" de sa fiche collaborateur.
💡 Bon à savoir
Consultez cette fiche pratique pour identifier comment personnaliser le rythme de travail d’un collaborateur dans PayFit.
5️⃣ Déclaration d’embauche
Cette étape vous permet de définir comment sera gérée la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) de votre collaborateur.
La Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE) est une formalité dont vous devez obligatoirement vous acquitter auprès de l'Urssaf lorsque vous embauchez un collaborateur (qu'il soit de nationalité française ou non).
Elle doit obligatoirement être effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de collaborateur (période d’essai comprise) et permet d’informer les différents organismes tels que l’URSSAF, France Travail (ex Pôle Emploi), les services de santé au travail etc.
Si vous le souhaitez, PayFit peut s'en charger pour vous : il suffit de cocher "Je souhaite que PayFit fasse la DPAE". Il vous faudra ensuite indiquer le Service de Santé au Travail.
Dans le cas contraire, cochez “Je préfère m’en occuper moi-même”.
Une fois votre choix effectué, cliquez sur "Sauvegarder les changements" pour prendre en compte ce dernier.
👉 Notez bien
Si vous avez choisi de laisser PayFit gérer la DPAE, vous la retrouverez dans la catégorie "Documents" > "Documents entreprise" et dans la catégorie “Organismes et déclarations” > “Suivi des déclarations” une fois le collaborateur créé. Plus d’informations sur l’article dédié à La DPAE : Déclaration Préalable À l'Embauche.
6️⃣ Reprise d'historique
La reprise d'historique ne vous sera demandée que si vous transférez un collaborateur vers un autre établissement.
👉 Cette étape est particulièrement importante. De nombreux calculs dans PayFit vont dépendre des informations que vous allez saisir ici. En cas de doute, consultez la fiche détaillée consacrée à cette étape : "Reprise d'historique".
Reprise de congés payés : si le collaborateur a déjà posé des jours de congés payés, indiquez-le ici pour que les compteurs de congés payés soient corrects sur le bulletin de salaire.
Reprise des rémunérations des mois précédents : vous pouvez saisir les salaires des mois précédents s'ils ont changé d'un mois à l'autre.
7️⃣ Contrat de travail et signature (optionnel)
Si vous le souhaitez, vous pouvez générer le contrat de travail de votre collaborateur via PayFit. Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique.
Cette étape n'est pas obligatoire.
8️⃣ Informations SIRH
Cette étape va vous permettre de sélectionner les modules SIRH (si vous y avez souscrit) disponibles depuis l'espace personnel de votre collaborateur.
Absence : Le module Absence est sélectionné par défaut. Il permet à votre collaborateur de consulter son solde de congés et de poser des demandes d'absences.
💡Si vous ne souhaitez pas activer le module "Absences" pour votre collaborateur, alors vous pouvez décocher la case.
Notes de frais : votre collaborateur pourra ajouter ses notes de frais.
Suivi du temps de travail : votre collaborateur pourra renseigner son temps de travail.
Après l'ajout du nouveau collaborateur, vous pourrez gérer l'activation du module "Absences" directement depuis la catégorie "Absences et temps de Travail"> "Calendrier" puis cliquez sur "Gérer l'activation".
Rendez-vous sur notre article Activer l'Espace collaborateur pour plus d'informations sur la création des espaces collaborateurs.
Vous avez terminé l’ajout d’un collaborateur et PayFit indique qu’il est encore en attente ?
Cela signifie que le collaborateur débute son contrat sur un mois ultérieur au mois de paie actuel de votre compte PayFit. C’est uniquement lorsque votre compte PayFit passera sur le mois de paie correspondant à sa date d’embauche que vous pourrez ajouter des variables de paie au collaborateur et visualiser son bulletin.
Consultez notre fiche pratique pour en savoir plus : Ajouter un collaborateur : vos questions les plus fréquentes
9️⃣ Paramétrage complémentaire (optionnel)
Avant la première clôture de paie de votre nouveau collaborateur, nous vous conseillons de vérifier que tous les paramètres sont bien configurés.
Les principaux éléments (prévoyance et mutuelle, titres-restaurant, titre de transport, avantages en nature, prélèvement à la source) sont accessibles dans la partie “Paramétrage complémentaire” de l'onglet “Synthèse du mois” de la fiche du collaborateur.
Si votre collaborateur est éligible à un avantage, renseignez-le directement dans la page ou en modifiant les paramètres de votre établissement.