La création des profils de vos collaborateurs est une étape importante pour garantir le bon déroulement de votre première paie sur PayFit. Cette étape peut varier selon votre situation.
Si vous effectuez la première paie de votre établissement, référez-vous à la première partie de cette fiche ;
Si votre établissement a déjà émis des bulletins de paie, référez-vous à la deuxième partie de cette fiche.
1. Si vous effectuez la première paie de votre établissement
Vous pouvez créer directement les profils de vos nouvelles recrues à l'étape ”Créez les profils de vos collaborateurs”sur votre tableau de bord.
De quoi vous munir ?
Pour une saisie rapide et efficace, préparez pour chacun de vos collaborateurs :
Les informations relatives à son identité (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité Sociale, etc.)
Les informations relatives à son contrat de travail (nature du contrat, date de début, temps de travail)
Ses informations bancaires (IBAN et BIC)
Retrouvez tout le détail de la procédure dans la fiche d'aide : Ajouter un collaborateur sur PayFit.
2. Si votre établissement a déjà émis des bulletins de paie
Il est alors important de fournir les documents relatifs à vos paies passées pour simplifier l'ajout de vos collaborateurs et garantir le bon calcul de vos futures paies.
De quoi vous munir ?
Déclarations sociales nominatives (DSN) de l'année fiscale en cours et précédente (format TXT, EDI ou DSN) - à récupérer auprès de votre ancien gestionnaire de paie
18 derniers bulletins de paie détaillés de vos collaborateurs encore présents au moment du passage chez PayFit
Export des salaires de référence des congés payés N, N-1 et N-2 - à récupérer auprès de votre ancien gestionnaire de paie
Les informations bancaires de vos collaborateurs (IBAN et BIC)
Retrouvez tous les détails sur cette fiche d’aide : Déposer vos documents sur PayFit pour le paramétrage de votre première paie.
💡 Tous les documents que vous importez dans le logiciel via cet espace sont téléchargés de manière sécurisée, conformément aux normes RGPD.
👉 Notez bien
Les DSN sont particulièrement importantes car elles vous permettent de créer automatiquement les profils de vos collaborateurs. 80% des données nécessaires au paramétrage des fiches collaborateurs sont ainsi pré-complétées sur PayFit.
Assurez-vous que les DSN déposées correspondent bien au SIRET de l’établissement paramétré sur PayFit.
Notre système détecte automatiquement les DSN en double ou non pertinentes.
Si une DSN manque, notre système vous en informera. Vous pourrez la déposer dès sa réception, et cela n’empêchera pas la création et la complétion des profils de vos collaborateurs.
Si vous n'avez pas accès aux DSN, deux options s’offrent à vous :
Si vous utilisiez le service TESE, créez manuellement les profils de vos collaborateurs.
Si vous ne pouvez pas récupérer les DSN, un modèle d'e-mail est proposé pour contacter l'ancien gestionnaire de paie. Sinon, procédez à l'ajout manuel de vos collaborateurs.
Cliquez sur “Créer un profil collaborateur” à l'étape ”Créez les profils de vos collaborateurs”sur votre tableau de bord.
Validation de la liste des collaborateurs
Une fois les documents déposés, vous pouvez visualiser et valider la liste des profils créés automatiquement. Vous pouvez également supprimer ou ajouter un profil collaborateur.
Validation des informations de chaque collaborateur
Pour chaque collaborateur, complétez les informations manquantes et vérifiez les données extraites des DSN en suivant ces étapes :
Informations personnelles : Vérification et complétion des données relatives à l’identité du collaborateur.
Informations contractuelles : Vérification et complétion des détails du contrat du collaborateur, tels que la date de début de contrat et le type de contrat.
Temps de travail & rémunération : Vérification et complétion du temps de travail et du salaire de base.
Historique congés payés et couverture santé : Complétion de l'historique des congés payés, du salaire de référence et des cotisations liées à la mutuelle, prévoyance, et retraite supplémentaire.
Une fois ces 4 étapes complétées, le statut du profil collaborateur passe au statut “Prêt”.
Quand tous les profils des collaborateurs sont prêts, cliquez sur “valider et continuer” pour marquer l’étape d'ajout comme terminée.