La page “Détails du maintien pour maladie ordinaire” dans le logiciel PayFit vous permet de retrouver les principales informations concernant le maintien dont bénéficiera votre salarié pendant une absence pour motif de maladie ou d'accident de nature non professionnelle.

Dans cet article, nous allons décoder les principales informations disponibles sur cette page et vous aider à comprendre comment la lire.

Lorsqu’un salarié est absent pour raison de maladie ou d’accident non professionnel, il peut bénéficier sous certaines conditions :

Un salarié qui bénéficie d’un maintien de salaire à 70% verra son salaire se décomposer ainsi :

Indemnités journalières de la Sécurité Sociale + Indemnités de maintien = 70% du salaire que le salarié aurait dû percevoir s’il n’avait pas été absent.

Autrement dit : l’indemnité de maintien vient compléter les IJSS avec le montant nécessaire pour “maintenir” le salaire à une certaine hauteur.

Notez bien que les conditions ci-dessous peuvent être modifiées par votre convention collective ou un accord.

Par défaut, le cadre légal prévoit les conditions cumulatives suivantes :

Le maintien dépend de plusieurs facteurs. Si vous voulez comprendre la rémunération de l’un de vos salariés pendant son absence, il est important que vous ayez ces facteurs en tête.

Les valeurs et règles qui suivent sont celles fixées par le cadre légal : notez bien que votre convention collective, des accords ou l’usage peuvent prévoir des valeurs différentes. (Par défaut, PayFit applique les réglages prévus par votre convention collective)

Consultez le passage ”Cadre légal, convention, accord : quelles règles s’appliquent ?” ci-dessous pour en savoir plus.

Le montant de l’indemnité complémentaire pour le maintien n’est pas fixe : il varie de la façon suivante.

Pendant les 30 premiers jours d’arrêt, le maintien est de 90 % de la rémunération brute qu’aurait perçue le salarié s’il avait continué à travailler.

Pendant les 30 jours suivants, il est de 2/3 de cette même rémunération brute.

Et ces durées d’indemnisation sont augmentées avec l’ancienneté du salarié :

Entre 1 et 5 ans d’ancienneté ➡️ 30 jours d'indemnisation à 90 %, puis 30 jours à 2/3

Entre 6 et 10 ans d’ancienneté ➡️ 40 jours d'indemnisation à 90 %, puis 40 jours à 2/3

Entre 11 et 15 ans d’ancienneté ➡️ 50 jours d'indemnisation à 90 %, puis 50 jours à 2/3

Etc.

Le salarié doit compter un minimum d’un an d’ancienneté.

Cette ancienneté s’apprécie au premier jour de l’absence. Autrement dit, si le salarié remplit cette condition d’ancienneté au cours de son arrêt, mais après la date du premier jour d’arrêt, cela ne déclenche pas légalement le maintien.

La loi prévoit un délai de carence de 7 jours calendaires avant que le maintien ne prenne effet. Autrement dit, l’indemnisation du maintien n’opère qu’à compter du 8ème jour d’arrêt.

Le salarié bénéficie d’un nombre maximum de jours de maintien. Or, ce “compteur” de jours de maintien ne se recharge pas avec le changement d’année civile : il fonctionne selon un principe de mois glissant.

Pour en savoir plus, consultez le passage “Compteur de jours de maintien et principe des 12 mois glissants” ci-dessous.

Les valeurs et règles qui précèdent sont celles fixées par le cadre légal. Notez bien que les conventions collectives, les accords de branche, les accords collectifs d’entreprise ou encore l’usage peuvent prévoir des règles différentes que la loi en matière d’indemnisation complémentaire (tant du point de vue de l’ancienneté requise que de la durée et du niveau du maintien de salaire).

Chaque employeur doit donc vérifier l’existence et le contenu des clauses conventionnelles qui lui sont applicables.

Les dispositions conventionnelles ou les accords prennent le pas sur le cadre légal lorsqu’ils sont plus favorables aux salariés que la loi (c’est le principe de hiérarchie des normes).

Que faire, lorsqu’une convention collective prévoit une indemnisation plus favorable au salarié sur certains points et moins favorable sur d’autres ?

Par exemple, lorsque la convention collective supprime le délai de carence (= plus favorable pour le salarié) mais prévoit un taux de maintien de salaire plus faible que la loi (= moins favorable pour le salarié) ?

Par application de la jurisprudence, pour identifier le texte le plus favorable, il faut considérer l’ensemble de vos salariés et non pas salarié par salarié.

Une entreprise avec une population salariale majoritairement cadre et comptabilisant plus d’un an d’ancienneté va appliquer les dispositions conventionnelles si celles-ci présentent des avantages plus favorables que le cadre légal pour les cadres présents depuis plus d’un an.

Votre compte PayFit a été paramétré par défaut avec le dispositif que nous avons jugé le plus favorable entre votre convention collective et le cadre légal.

Il vous revient de vérifier et de modifier ce paramétrage si vous considérez que le dispositif proposé est moins favorable pour vos salariés ou si vous disposez d’un accord ou d’un usage plus favorable pour l’ensemble de vos salariés.

Exemple pour le maintien

1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie".

2️⃣ Cliquez sur l'encart "Absences" puis dans l'onglet "Maladies, accidents, maternité, paternité" repérez l'encart "Maintien employeur & Temps de travail effectif" et cliquez sur "Modifier".

3️⃣ Choisissez, en fonction du type d’absence, le dispositif à appliquer : légal, conventionnel ou personnalisé.

Comme on l’a vu plus haut, l’indemnité de maintien se calcule selon une formule dégressive.

Par exemple, un salarié avec 2 ans d’ancienneté a droit, selon le code du travail, à :

Lorsqu’un salarié est en arrêt, on examine donc tous les arrêts des 12 mois précédents (quelle que soit la nature de ces arrêts) pour déterminer s’il lui “reste” des jours de maintien disponibles.

💡 En cas d'arrêts de travail successifs, pour maladie ordinaire ou AT/MP, la durée totale d'indemnisation prévue par votre convention collective doit être prise en compte de manière globale, sans distinction de l'origine de ces arrêts.

Si un salarié a épuisé ses droits au maintien avec de la maladie ordinaire sur la période de référence alors il ne peut plus bénéficier du maintien s'il pose une absence pour AT/MP, et réciproquement.

Si vous souhaitez tout de même modifier ce paramétrage, rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Absences" puis dans l'onglet "Maladies, accidents, maternité, paternité".

La convention collective de ce salarié ne prévoit pas de règles plus favorables, c’est donc celles prévues par le Code du travail qui s’appliquent.

Voici comment le maintien sera calculé pendant ces deux arrêts.

Ce salarié “récupèrera” progressivement ses droits au fur et à mesure des mois suivants.

Imaginons par exemple que ce salarié soit à nouveau en arrêt le 1er novembre 2023. Il disposera alors de 17 jours de maintien car, sur les 12 mois précédents (du 1er novembre 2022 au 30 octobre 2023), il n’a utilisé que 43 jours de maintien.

Comme on l’a vu plus haut, le montant de l’indemnité de maintien est calculé en fonction du montant des indemnités versées par la Sécurité Sociale (IJSS) : le rôle du maintien est de venir compléter les IJSS pour permettre de maintenir le salaire à un taux précis.

Pour connaître le montant de l’indemnité de maintien, il suffit donc de connaître :

La formule se résume ainsi.

Indemnités journalières de la Sécurité Sociale + Indemnités de maintien = XX% du salaire que le salarié aurait dû percevoir s’il n’avait été absent.

Par défaut, le salaire de référence est calculé dans PayFit en faisant la moyenne des 12 derniers mois.

Voici les critères qui entrent en compte dans le calcul de ce salaire de référence du point de vue du Code du travail.

Les critères qui suivent sont ceux fixés par le cadre légal. Notez bien que les conventions collectives, les accords de branche, les accords collectifs d’entreprise ou encore l’usage peuvent prévoir des règles différentes, plus favorables.

Votre convention collective peut par exemple prendre en compte des primes supplémentaires.

Les horaires pris en compte pour estimer le salaire de référence sont les horaires pratiqués pendant l’absence du salarié dans l’établissement ou la partie d’établissement.

Toutefois, si l’horaire des salariés a été augmenté pendant l’absence du salarié, cette augmentation n’est pas prise en considération dans le calcul du salaire de référence.

La rémunération variable doit être prise en compte. Toutefois, le salaire de référence doit être significatif.

Lorsque la rémunération contient une part de variable (par exemple, dans le cas de commission), il faut s’assurer que le salaire de référence soit le plus significatif : le salaire de référence peut donc être calculé à partir du mois précédent ou sur une période plus longue (3 mois, un semestre, voire 12 mois par exemple) si cela est plus représentatif du salaire.

Tous les éléments de rémunération sont à prendre en compte dans le calcul du salaire de référence : prime d’ancienneté, heures supplémentaires habituelles, compléments de salaire versés régulièrement.

En revanche, les accessoires de salaire exclusivement liés à une condition de présence (par exemple une prime d’assiduité) et les remboursements pour frais professionnels ne sont pas pris en compte.

📄 Un salarié cadre comptabilisant un an d’ancienneté à la date de début de son absence (= éligible au maintien)
📄 Sa convention collective (Syntec) prévoit 90 jours de maintien à 100% pour les cadres.

📄 La convention collective ne prévoit pas de délai de carence pour le maintien.
📄 Ce salarié n’a jamais été absent dans les 12 mois précédents (= il bénéficie des 90 jours complets)

📄 Ses absences sont les suivantes :

📄 Pour la première absence :

Le maintien commence dès le premier jour.

Mais les IJSS ont un délai de carence de trois jours.

Les trois premiers jours seront donc maintenus intégralement par l’employeur

Le salarié pourra ensuite bénéficier de 90 jours de maintien : donc jusqu’au 30 août.

Pas de maintien du 1er septembre au 6 septembre.

Pour l’absence du 15 octobre 2023 au 15 novembre, le maintien va se réactiver progressivement à partir du 2 novembre : car sur les 12 mois glissants (2 novembre 2022 au 02 novembre 2023) 89 jours sur les 90 ont été utilisés.

Exemple pour le premier arrêt (du 1er au 30 novembre)

La période du 1er au 30 novembre compte 30 jours calendaires.

Puisque son salaire mensuel de référence est de 3000 euros, alors son salaire pour la période concernée est de :

Puisque le maintien de salaire doit être de 100%, le salaire sur la période doit donc être de 100% de ce salaire de référence, soit 3000 euros.

Puisque les IJSS sont de 1700 euros, l’indemnité de maintien sera donc de 3000 - 1700, soit 1300 euros.

Reprenez d’abord la liste des paramètres qui s’appliquent à votre salarié pour cette absence.

Les arrêts dérogatoires instaurés pendant la gestion de la crise sanitaire bénéficient de mesures de maintien plus favorables que les arrêts maladies ordinaires :

Il est donc normal que le maintien de ces arrêts sur le bulletin de vos salariés soit plus favorable que celui indiqué par la convention collective.

Pour plus d’informations sur ce type d’arrêt, nous vous recommandons cette fiche pratique : Mesures dérogatoires pour les arrêts liés au Covid.

Si votre salarié est en maladie longue durée, deux situations sont possibles.

1️⃣ Votre entreprise a souscrit à un organisme de prévoyance qui prévoit le versement d’Indemnités Journalières (IJ) de prévoyance en cas de maladie longue durée.

Si des IJ prévoyance sont prévues dans le contrat, vous pouvez les indiquer dans PayFit grâce à notre module dédié.

Pour plus d’informations sur ce type d’arrêt, nous vous recommandons cette fiche pratique : Les indemnités journalières de prévoyance.

2️⃣ Votre entreprise n’a pas souscrit à un organisme de prévoyance qui prévoit le versement d’IJ.

Dans ce cas, votre salarié bénéficiera uniquement des IJSS sur son bulletin de salaire (jusqu’à son retour ou jusqu’à la fin de ses droits IJSS).

Par principe, tous les salariés effectuant un même travail ou placés dans une même situation, doivent bénéficier d’un traitement égal.

Partant de ce principe, l’employeur ne peut pas mettre en place des mesures plus favorables à un salarié sans les appliquer aux autres salariés dans les mêmes conditions.

Toutefois, dans certains cas, il est possible d’opérer des différences de traitement au seul bénéfice d’une catégorie particulière de salariés, soit pour des raisons d’intérêt général, soit pour corriger une situation de fait qui leur est défavorable.

Si vous souhaitez appliquer des différences de traitements entre les salariés de votre entreprise, nous vous recommandons d’en discuter avec un expert juridique afin de vérifier si la différence est admise légalement.

Comme on l’a vu précédemment, lorsqu’un salarié est en arrêt, on examine tous les arrêts des 12 mois précédents (quelle que soit la nature de ces arrêts) pour déterminer s’il lui “reste” des jours de maintien disponibles.

Le changement d'année civile ne ré-ouvre pas droit à une nouvelle période d'indemnisation.

(Si, au 31 décembre, un salarié dispose de 30 jours de maintien sur les 60 dont il disposait au départ, le compteur n’est pas réinitialisé au 1er janvier et ne repasse pas à 60 jours.)

Si le salarié n’a pas repris le travail à la fin de ses droits à maintien, le maintien ne doit pas non plus se déclencher sur le bulletin de salaire.

Toutefois, si le salarié a repris le travail une journée, ses droits à maintien doivent reprendre en prenant compte des 12 mois antérieurs.

Si vous pratiquez la subrogation et que l’un de vos salariés reprend de manière anticipée le travail avant la fin de son arrêt maladie, vous devez en informer la caisse assurant le service de l’indemnité journalière, via la DSN.

Deux possibilités pour ce faire dans PayFit.

Si l’absence est sur le mois en cours : il vous suffit de modifier l’absence dans PayFit. Cela va générer une DSN événementielle de reprise anticipée.

Si l’absence est sur le mois passé : il faut dans ce cas supprimer l’absence, puis la re-créer en modifiant les dates. Contactez-nous ensuite via le formulaire de demande pour que nous nous chargions d’envoyer pour vous la déclaration de reprise anticipée.

Pour calculer l’absence, il faut prendre en compte le salaire réel de l’absence. Or pour calculer le maintien, si la rémunération du salarié est variable on doit prendre la moyenne des rémunérations primes comprises des 3 ou 12 derniers mois. De ce fait, il se peut que cette moyenne soit plus élevée que le salaire réel de l’absence (car par exemple il se peut que sur le mois de l’absence il n’y ai pas de prime).

Celui-ci ne doit bénéficier ni d’IJSS (car il n’est pas affilié à la sécurité sociale), ni du maintien employeur (car il ne dispose pas d’un contrat de travail et donc par essence, ni les dispositions du Code du travail, ni celles de la convention collective ne s’appliquent à lui).
Toutefois, le mandataire peut voir sa rémunération maintenue en application des statuts de l’entreprise ou d’une décision collective des associés

Il bénéficie de la même protection de Sécurité Sociale que les salariés du régime général. La maladie sera donc prise en charge par la Sécurité Sociale, mais l’employeur n’a pas d’obligation légale ou conventionnelle de maintenir le salaire.

Toutefois, le mandataire peut voir sa rémunération maintenue en application des statuts de l’entreprise ou d’une décision collective des associés.