La page “Détails de l'absence pour maladie ordinaire” dans le logiciel PayFit vous permet de retrouver les principales informations sur une absence pour motif de maladie ou d'accident de nature non professionnelle.

Dans cet article, nous allons décoder les principales informations disponibles sur cette page et vous aider à comprendre comment la lire.

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail pour raison de maladie ou d’accident non professionnel, son contrat de travail est considéré comme “suspendu” pendant la période de l’arrêt.

Une partie du salaire sera retenue sur la fiche de paie. Cette retenue doit être proportionnelle à la durée de l’absence.

Deux méthodes de décompte vous sont proposées dans notre logiciel pour la calculer.

La méthode des jours ouvrés se base, comme son nom l’indique, sur le décompte des jours ouvrés : autrement dit, les jours effectivement travaillés au sein d’une entreprise (à l’exclusion du dimanche).

​Exemples

La méthode des jours calendaires tient compte de la totalité des jours du mois, y compris le jour de repos hebdomadaire (qui est généralement le dimanche).

1️⃣ Rendez-vous dans la catégorie "Paramètres de paie" > "Absences et temps de travail".

2️⃣ Cliquez sur l'encart "Absences" puis dans l'onglet "Maladies, accidents, maternité, paternité" repérez l'encart "Méthode de décompte" et cliquez sur "Modifier".

3️⃣ Cliquez sur le bouton "Modifier" et activez l’option “Activer le décompte en jours ouvrés pour tous les types d'absence” pour passer en jours ouvrés, ou désactivez-la afin de régler manuellement sur chaque type d’absence la méthode souhaitée.

La formule de calcul varie en fonction de la méthode de décompte : calendaire ou ouvré.

(Salaire de référence x Nombre de jours ouvrés de l’absence) / Nombre de jours réels ouvrés du mois

La retenue se calcule :

1/ en multipliant le salaire de référence du salarié par le nombre de jours ouvrés d’absence ;

2/ puis en divisant ce résultat par le nombre réel de jours ouvrés que compte le mois en question (👉 en considérant les jours fériés chômés et payés comme des jours travaillés).

(Salaire de référence x Nombre de jours calendaires de l’absence) / Nombre de jours réels calendaires du mois

La retenue se calcule :

Le salaire de référence est le salaire brut que le salarié aurait dû toucher pendant la durée de l’absence (heures supplémentaires incluses si elles existent).

Le salaire de référence est calculé dans PayFit selon des règles très précises. Si toutefois vous avez besoin de modifier ce salaire de référence, rendez-vous dans le menu "Paramètres paie" > "Absences et temps de travail".

Cliquez sur l'encart "Absences" puis dans l'onglet "Maladies, accidents, maternité, paternité".

Dans l'encart "Salaire de référence du maintien employeur" cliquez sur "Modifier". Personnalisez le salaire de référence selon le dispositif en place dans votre société.

L’absence du salarié va avoir un impact sur plusieurs autres éléments du bulletin de paie.

La maladie / l’accident entraîne une suspension temporaire du contrat de travail. De fait, le salarié est dispensé de travailler, mais bénéficie toujours de certains droits, sous conditions.

Certaines absences du salarié peuvent être considérées comme du temps de travail effectif : c'est-à-dire que ces périodes entrent en compte dans le calcul du nombre de jours de congés payés que va acquérir le salarié.

Depuis la loi du 23 avril 2024, les arrêts de travail pour maladie ordinaire (non professionnelle), sont considérés comme du temps de travail effectif. Ils sont donc pris en compte pour le calcul des jours de congés payés selon des règles spécifiques.

Le Code du travail prévoit désormais qu’un salarié en arrêt de travail suite à un accident de travail ou une maladie professionnelle continue d’acquérir ses congés payés pendant la durée de cette absence.

L’absence pour maladie / accident non professionnel peut affecter le versement des primes.
Pour le savoir, il faut vous reporter à votre convention collective, aux accords collectifs ou de branches, aux contrats ou à l’usage qui instituent ces primes. Car ce sont eux qui en fixent les conditions d’octroi.

Consultez notre fiche pratique : comment vérifier ce que prescrit notre convention collective ?

Ces textes et usages peuvent aussi réduire les primes en cas d’absences si ces primes :

En revanche, les primes et autres gratifications sont dues en intégralité lorsqu’elles ne sont pas liées au temps de travail (ou de présence effective) et se réfèrent à d’autres critères.

L’incidence de la maladie / accident non professionnel sur les RTT dépend de la méthode d’acquisition des RTT.

​Pour les salariés au forfait : le nombre de RTT ne peut pas être réduit du fait de l’absence, les RTT étant acquis dès le début de l’exercice annuel.

​Pour les RTT compensant les heures supplémentaires : le salarié qui a été absent une semaine donnée pour raison de maladie / accident non professionnel n’a pas droit, pour cette semaine-là, à des jours RTT (puisque sa durée du travail ne dépasse pas 35 heures).

Sauf disposition conventionnelle, accord ou usage plus favorable, la législation sociale prévoit que les absences pour maladie / accident non professionnel ne sont pas comptabilisées dans l’ancienneté du salarié.

De ce fait, la date d’ancienneté de votre salarié sera décalée d’autant de jours qu’aura duré l’absence maladie / accident non professionnel.

Le salarié n’a droit à des titres-restaurant que pour les repas compris dans son horaire de travail journalier. L’employeur n’a donc pas à lui en accorder si l’absence conduit à ce que certains repas ne soient plus compris dans l’horaire.

L’absence pour maladie / accident non professionnel suspend la période d’essai. De ce fait, elle prolonge la période d’essai d’une durée égale à celle de l’arrêt.

Le délai de préavis permet au salarié de bénéficier du temps nécessaire à la recherche d’un nouvel emploi.

La jurisprudence considère qu’il s’agit d’un délai qui ne peut pas être suspendu ou prolongé. Il n’est donc pas affecté par l’absence pour maladie / accident non professionnel.

Le délai de prévenance pour mettre fin à la période d’essai est calculé en fonction du temps de présence du salarié au sein de l’entreprise.

A noter : Lorsque le contrat de travail du salarié est suspendu pendant la période d'essai, pour un arrêt de travail par exemple, le temps de cette suspension doit être pris en compte dans le calcul du délai de prévenance. En effet, durant cette absence, le salarié est toujours présent dans l'effectif de l'entreprise.

Un salarié a commencé sa période d’essai le 1er octobre.

Il tombe malade pendant un mois : du 10 octobre jusqu’au 10 novembre.

Sa période d'essai est rompue le 14 novembre.
Dans ce cas, la durée du délai de prévenance doit être calculée en considérant le nombre total de jours depuis le début de son contrat y compris les jours d'arrêt maladie.

En cas d’absence maladie / accident non professionnel, vous devez rembourser le titre de transport dans les conditions habituelles s’il a été utilisé au moins une fois au cours de sa période de validité.

Il n’y a donc pas lieu de pratiquer un abattement en fonction des jours travaillés.

En revanche, si le salarié est en arrêt pour toute la période couverte par le titre d’abonnement (une carte hebdomadaire par exemple), vous n’avez dans ce cas aucune obligation de remboursement.

Les journées d’absence non rémunérées donnent lieu à une réduction du plafond de la sécurité sociale.

👉 PayFit complète automatiquement le Dernier Jour Travaillé (DJT) selon la définition de la Caisse Primaire d’Assurance maladie :

“Le DJT est la veille du jour indiqué sur la prescription de l’arrêt de travail (y compris le weekend et les jours fériés).

Par exemple : si le salarié obtient une prescription à compter du lundi et ne travaille pas les dimanches, son DJT est le dimanche.”

Oui. Les dates doivent se suivre et le délai de carence ne s’applique pas une seconde fois.

Toutefois, la période de prolongation peut être séparée de l’arrêt initial par un jour de repos hebdomadaire ou un jour férié.

Pour calculer l'absence, il faut prendre en compte le salaire réel de l’absence.

Or, pour calculer le maintien lorsque la rémunération du salarié contient une part de variable (voir notre fiche pratique “Le maintien pendant la maladie ordinaire”), on doit prendre en compte la moyenne des rémunérations variables des 3 ou 12 derniers mois.

De ce fait, il se peut que cette moyenne (sur 3 à 12 mois) soit plus élevée que le salaire réel de l’absence (sur la période où le salarié était absent) : par exemple, parce qu’il n’y a eu aucune prime pendant la période d’absence.

Pour connaître la procédure en cas de reprise anticipée, consultez cette fiche d'aide.

Les congés payés acquis qui n'ont pu être pris au cours de l'année en raison d'absences liées à une maladie doivent être reportés après la date de la reprise du travail (ou, en cas de rupture du contrat, donner lieu au versement d'une indemnité compensatrice).

Attention des règles plus favorables peuvent être prévues par votre convention collective, par des accords ou par l’usage.

Si la maladie ou l’accident survient pendant les congés, la jurisprudence française considère que l'employeur, ayant accordé au salarié le congé prévu par la loi, s'est acquitté de ses obligations pour l'année de référence. Le salarié ne peut pas exiger de nouveaux congés, même non rémunérés.

Le salarié tombant malade ou rencontrant un accident au cours de ses congés perçoit à la fois son indemnité de congés payés (calculée normalement) et les indemnités journalières de la sécurité sociale.

En revanche, aucune indemnité conventionnelle de maladie n'est due.

Attention des règles plus favorables peuvent être prévues par votre convention collective, par des accords ou par l’usage.