1️⃣ Qu'est-ce que l'espace collaborateur ?
L'espace collaborateur, c'est la plateforme sur laquelle chacun de vos collaborateurs peut :
faire des demandes d'absences (si la fonctionnalité est activée) ;
ajouter des notes de frais (si la fonctionnalité est activée) ;
renseigner ses horaires de travail (si la fonctionnalité est activée) ;
demander un acompte (si la fonctionnalité est activée) ;
éditer ses informations personnelles (si l'option est activée) ;
éditer ses coordonnées bancaires (si l'option est activée) ;
voir des documents qui le lient à l'entreprise (si l'option est activée).
💡 Pour en savoir sur l'espace collaborateur, consultez cette fiche pratique.
2️⃣ Comment activer l'espace collaborateur ?
L'activation se fait en deux temps.
Renseigner l'adresse e-mail du collaborateur.
Pour activer l'espace personnel de vos collaborateurs, il faut renseigner son adresse email sur sa fiche.
Cela peut se faire dès la création de la fiche du collaborateur à son arrivée dans votre entreprise.
Ou bien dans un second temps, une fois la fiche collaborateur créée.
L'adresse email se renseigne dans la catégorie "Mes collaborateurs". Rendez-vous sur l'onglet "Contrat", puis dans l'encart "Informations personnelles" cliquez sur le bouton "Modifier" et poursuivez jusqu'à l'étape de modification de l'adresse email.
Envoyer une invitation de connexion.
Une fois l'adresse email renseignée, vous allez pouvoir inviter votre collaborateur à se connecter à son espace collaborateur.
Pour cela, rendez-vous dans la catégorie "Accès & Notifications".
Sur la ligne correspondant à votre collaborateur, cliquez sur le bouton "..." puis envoyer l'invitation.
Vérifier que les espaces collaborateurs sont activés
➡️ Pour cela, rendez-vous dans la catégorie "Accès & Notifications" > "Accès collaborateurs".
Pour activer leurs espaces personnels, vos collaborateurs doivent s'inscrire via l'email d'invitation reçu.
➡️ Si l'invitation est toujours en attente pour un collaborateur, vous pouvez lui renvoyer spécifiquement une invitation en cliquant sur "..." dans la colonne Actions puis "Envoyer l'email d'activation".
➡️ Si vous voulez relancer l'ensemble des collaborateurs, cliquez sur le bouton bleu "Relancer les invitations" (en haut à droite).
💡 Astuce : pour éviter cette étape à chaque ajout de collaborateur, vous pouvez activer l'option "Inviter automatiquement chaque nouvel employé" via le bouton Paramètres de cette page.
👉 Attention : si vous avez déjà envoyé un email d'invitation, l'adresse de connexion n'est plus modifiable depuis un accès Administrateur. Ce sera au collaborateur de la modifier. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cette fiche d'aide.
Que faire si j’ai envoyé l’email d’invitation à la mauvaise adresse email ?
Pour renvoyer l’email d’invitation à la bonne adresse email de votre collaborateur, suivez ces 3 étapes :
1️⃣ Annuler l’invitation déjà envoyée
Rendez-vous dans la catégorie "Accès & Notifications" > "Accès collaborateurs".
Repérez la ligne du collaborateur concerné, cliquez sur “...” puis sur “Annuler l’email d’invitation”.
2️⃣ Modifier l'adresse e-mail
Rendez-vous dans la catégorie "Mes collaborateurs", puis dans l'onglet "Contrat" de la fiche du collaborateur pour lequel vous souhaitez modifier l'adresse email.
Dans l'encart "Informations personnelles", cliquez sur le bouton "Modifier".
Rendez-vous dans la deuxième section "Contact", renseignez la nouvelle adresse email, passez à l'étape suivante et validez.
3️⃣ Renvoyer l'invitation de connexion
Retournez dans la catégorie "Accès & Notifications" > "Accès collaborateurs".
Repérez le collaborateur pour lequel vous avez changé l'adresse email et renvoyez une invitation de connexion via le bouton "..." à droite de votre écran.
3️⃣ Je règle les paramètres de l'espace collaborateur
Les options situées en haut de l'écran vous permettent de personnaliser le fonctionnement de l'espace collaborateurs.