Le suivi du temps de travail
Le module “Suivi du temps de travail” est disponible si vous avez choisi l'une des formules suivantes : "Paie avancée", "RH+" et "Starter".
Il permet aux collaborateurs de saisir en toute autonomie leur temps de travail depuis leur espace Collaborateur et aux managers de valider les feuilles de présence des collaborateurs.
En fonction du contrat de vos collaborateurs, le temps de travail déclaré par les collaborateurs depuis leur espace se fera en heures ou en demi-journées (pour les contrats au forfait jours notamment).
1️⃣ Le suivi du temps de travail
L'employeur doit pouvoir justifier - en termes de quantité - des horaires pratiqués par ses collaborateurs. L'obligation générale de justification du temps de travail du personnel :
s'applique à tous les types d'horaires (collectif, individuel, temps partiel, horaires décalés, cadres en forfait jours, etc.) ;
concerne tous les collaborateurs sans exception (les cadres en forfait jours ne peuvent refuser de s'y soumettre).
Le non-respect de l'obligation de décompte du temps de travail est sanctionné pénalement en cas de pratique d'horaires individualisés. L'employeur qui n’est pas en mesure de présenter à l’inspection du travail un document établissant le décompte du temps de travail de ses collaborateurs est passible du paiement d'amendes (contravention de troisième classe).
La mise en place d'un outil de suivi du temps de travail doit faire l'objet d'une information des collaborateurs et des instances représentatives (CSE).
2️⃣ Comment le mettre en place sur PayFit ?
➡️ Activer le module "Suivi du temps de travail" pour les managers
L'activation du module pour les managers s'effectue lors de son affiliation à une équipe via l'organigramme, à son rattachement à un collaborateur via sa fiche collaborateur ou lors de la création d'une règle de validation dont il est détenteur.
➡️ Activer le module "Suivi du temps de travail" sur les espaces de vos collaborateurs
Vous pouvez ensuite choisir qui de vos collaborateurs aura accès au module depuis son espace Collaborateur et pourra reporter son temps de travail.
Pour cela, rendez-vous dans la catégorie "Absence et temps de travail", puis dans "Suivi du temps de travail" et cliquez sur le bouton "Modifier les paramètres".
Dans l'encart "Collaborateurs activés", cliquez sur le bouton "Activer les collaborateurs" et sélectionnez les collaborateurs concernés.
Une fois le module activé, la sous-catégorie “Temps de travail” apparaîtra automatiquement sur l’espace Collaborateur des employés concernés.
➡️ Modifier la date d’activation du suivi du temps de travail pour un collaborateur
Lorsque vous donnez accès au module “Suivi du temps de travail”, le collaborateur a par défaut la possibilité de renseigner ses horaires à partir du mois en cours.
Si vous souhaitez qu’il puisse renseigner ses horaires pour des mois de paie déjà passés, vous devez modifier la “date d’activation” du module.
Par exemple : vous donnez accès au suivi du temps de travail à un collaborateur le 20 octobre. Par défaut, il peut renseigner ses heures travaillées uniquement depuis le 1er octobre. Vous pouvez changer la date d’activation pour qu’il puisse renseigner son temps de travail effectué avant le 1er octobre.
Pour cela, rendez-vous dans la catégorie “Absence et temps de travail” > “Suivi du temps de travail” puis cliquez sur “Modifier les paramètres”.
Repérez la ligne du collaborateur concerné et cliquez sur “...” dans la colonne “Actions” puis sur “Modifier le mois d’activation”.
Enfin, cochez l’option “à partir d’une date personnalisée” et sélectionnez la date souhaitée avant de cliquer sur “Enregistrer”.
💡 Bon à savoir
👉 Il n’est pas possible de paramétrer une date d’activation de suivi du temps de travail avant la date de début du contrat du collaborateur ni sur un mois futur au mois courant.
👉 Une fois la nouvelle date d’activation paramétrée, il n’est plus possible de modifier les feuilles de temps précédentes et non validées.
➡️ Suivre le temps de travail déclaré par les collaborateurs
En tant que gestionnaire, vous pouvez réviser et valider le temps de travail renseigné par les collaborateurs.
Vous pouvez également paramétrer ce droit pour les managers. Rendez-vous sur cette fiche pour en savoir plus : L'Espace Manager sur PayFit : droits de validation et de visualisation.
Différents statuts indiquent l’avancement de chaque collaborateur.
Brouillon : Le collaborateur n’a pas encore envoyé sa feuille de temps
En attente de validation : Le collaborateur a envoyé sa feuille de temps, elle est en attente de validation par le manager ou le gestionnaire. Tant que la feuille n'est pas validée, le collaborateur peut toujours la modifier.
Validé : La feuille de temps a été validée par le manager ou le gestionnaire. Le collaborateur ne peut plus modifier sa feuille de temps.
💡 Il n’est pas possible d’effectuer des modifications une fois que le temps de travail a été approuvé par le manager ou le gestionnaire.
Pour pouvoir le modifier, le gestionnaire doit d’abord cliquer sur “Annuler la validation”, procéder aux changements et valider à nouveau.
➡️ Relancer les collaborateurs qui n’ont pas encore déclaré leur temps de travail
En tant que gestionnaire, vous avez la possibilité de relancer les collaborateurs qui n’ont pas encore déclaré leur temps de travail du mois.
Il existe deux méthodes :
la relance automatique (envoyée chaque mois à la date choisie) ;
la relance manuelle.
1️⃣ La relance automatique
Rendez-vous dans la catégorie “Absence et temps de travail” > “Suivi du temps de travail” puis cliquez sur “Modifier les paramètres”.
Dans l’encart “Rappels automatiques mensuels”, cochez la case “Activer les rappels automatiques”, puis paramétrez la date souhaitée du rappel.
L’email de relance sera ensuite envoyé tous les mois aux collaborateurs pour lesquels le suivi du temps de travail est activé, et qui n’ont pas encore déclaré leur temps de travail à cette date.
2️⃣ La relance manuelle
Pour relancer manuellement les collaborateurs qui n’ont pas encore envoyé leur temps de travail du mois, rendez-vous dans la catégorie “Absence et temps de travail” > “Suivi du temps de travail”. Cliquez sur le bouton "..." dans la colonne “Actions” puis, choisissez “Relancer par email”.
➡️ Valider le temps de travail déclaré par les collaborateurs
Une fois que le temps de travail du mois ont été renseignés par les collaborateurs, le gestionnaire ou le manager peuvent :
valider les temps renseignés par le collaborateur (une fois les feuilles de présence validées, le collaborateur n'aura plus de possibilité de les modifier) ;
annuler la validation des temps (le collaborateur concerné pourra de nouveau modifier son temps de travail) ;
voir le détail des temps travaillés sur une vue calendaire ;
commenter le détail des temps renseignés (le collaborateur reçoit alors une notification par e-mail, par exemple pour l’inviter à modifier un horaire en cas d’erreur).
Le gestionnaire a également la possibilité de modifier ces temps de travail renseignés.
➡️ Utiliser les codes projets pour distinguer le temps attribué à chaque projets
Le collaborateur peut saisir son temps de travail en fonction des différentes missions sur lesquelles il travaille. Il a le choix de les saisir depuis la vue calendaire ou la vue en liste sur son espace Collaborateur.
La colonne Projet indique par un code couleur les missions sur lesquelles il travaille et combien de temps il y a consacré.
En cliquant sur les temps du mois vous avez une visualisation de la répartition du temps pour les différents codes projets.
Ce module est particulièrement utile pour les cabinets de conseil mais aussi pour l'obtention du CIR ou du statut de JEI.
💡Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique.
➡️ Calendrier et suivi du temps de travail
Le calendrier des absences de l'employé est directement synchronisé sur le détail du temps de travail de chaque employé. Les absences sont automatiquement indiquées comme jour non travaillé.
➡️ Définir les règles de ce module (Les collaborateurs peuvent-ils déclarer leur temps de travail sur des périodes à venir ? Sur des congés ?)
Via le bouton "Paramètres du suivi du temps" vous allez pouvoir définir trois points concernant la déclaration du suivi du temps de travail par vos collaborateurs :
autoriser ou non la déclaration du temps de travail sur les périodes d'absence ;
bloquer ou non la déclaration du temps de travail dans le futur ;
suivre le temps grâce à une pointeuse (pour les collaborateurs qui déclarent leur temps de travail en heures).
💡 Bon à savoir Vous pouvez paramétrer l'unité du suivi du temps de travail pour tous les collaborateurs en cliquant sur "..." dans la colonne "Actions", puis "Éditer les paramètres". |
➡️ Côté collaborateur : comment peuvent-ils renseigner leur temps de travail ?
Si vos collaborateurs ont un doute pour renseigner leur temps de travail, voici la fiche d'utilisation.
💡 N'hésitez pas à consulter l'article de notre blog sur le temps de travail du collaborateur !