Les collaborateurs peuvent effectuer des demandes d'absences directement depuis leur espace personnel (congés payés, RTT, arrêts de travail, télétravail, etc.). Pour cela, en tant qu'Administrateur, vous devez au préalable activer cette fonctionnalité.

Vous pouvez donner la possibilité à vos collaborateurs d'émettre des demandes d'absences directement depuis leur espace personnel, en choisissant l'une des offres suivantes : "Paie avancée", "RH +" et "Starter". N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus au sujet de nos différentes offres.

Les demandes d’absences des collaborateurs sont ensuite regroupées et soumises à validation dans la catégorie "Demandes à valider". Le manager peut également avoir accès aux demandes de ses managés depuis son espace Manager.

Vos collaborateurs peuvent faire des demandes d'absences pour les motifs suivants :

Lorsqu'un de vos collaborateurs émet une demande, vous recevez un e-mail et une notification sur votre espace Administrateur PayFit.

Vous pouvez ensuite valider ou refuser la demande. L’acceptation ou le refus seront alors automatiquement notifiés par e-mail au collaborateur. En cas de validation, l’absence est directement enregistrée sur le profil du collaborateur et l’impact en paie est automatique. Si l’absence a lieu sur le mois en cours, vous pouvez la retrouver après validation sur le bulletin de paie du collaborateur.

Vous pouvez retrouver une vue calendaire des absences posées par vos collaborateurs depuis votre Dashboard grâce aux accès rapides mais aussi dans la catégorie “Absences et temps de travail” > “Calendrier”.

Pour permettre aux collaborateurs de soumettre leurs absences, suivez ces deux étapes :

Etape 1 : activer la fonctionnalité de demandes d’absences.

Etape 2 : choisir les types d’absences auxquels les collaborateurs auront accès.

Vous pouvez activer la fonctionnalité de demandes d’absences :

Lors de l’ajout d’un collaborateur sur PayFit, à la dernière étape “Informations SIRH”, cochez le module “Absence”.

En plus de pouvoir activer la fonctionnalité de demandes d’absences lors de l’ajout d’un collaborateur, vous pouvez à tout moment choisir d'activer ou désactiver la fonctionnalité.

Dans la catégorie “Absences et temps de travail” > “Calendrier”, cliquez sur “Gérer l’activation”. Enfin, sélectionnez les collaborateurs qui pourront effectuer leurs demandes d'absences depuis leur espace collaborateur.

En tant qu’administrateur, vous pouvez paramétrer les types d’absences que les collaborateurs pourront poser ou non depuis leur espace collaborateur. Vous pourrez appliquer les modifications pour l'ensemble des collaborateurs ou choisir un paramétrage personnalisé pour chaque collaborateur.

Suivez les étapes ci-dessous selon le type d'absence à ajouter.

1️⃣ Rendez-vous dans le menu "Paramètres de paie" > "Absences et temps de travail".

2️⃣ Repérez l'encart "Congés payés & RTT".

3️⃣ Cliquez sur l'onglet "Autorisations & affichage".

4️⃣ Sélectionnez les absences que les collaborateurs pourront soumettre depuis leur espace personnel.

1️⃣ Rendez-vous dans le menu "Paramètres de paie" > "Absences et temps de travail".

2️⃣ Repérez l'encart "Absences".

3️⃣ Cliquez sur l'onglet "Autorisations & affichage” puis sur l'encart "Espace collaborateur : Demandes d'absences".

4️⃣ Sélectionnez les absences que les collaborateurs pourront soumettre depuis leur espace personnel.

1️⃣ Rendez-vous dans le menu "Paramètres de paie" > "Absences et temps de travail".

2️⃣ Repérez l'encart "Temps de travail".

3️⃣ Cliquez sur l'onglet "Autres fonctionnalités" puis sur l'encart "Télétravail".

4️⃣ Activez ou non les demandes de périodes de télétravail depuis l’espace collaborateur.

💡 N’hésitez pas à transmettre cette fiche explicative aux collaborateurs : Je pose une absence

Elle indique en images les étapes à suivre pour effectuer une demande d’absence depuis l’espace collaborateur.