Il est possible de créer plusieurs documents directement depuis PayFit :

Suivez cette fiche pratique si vous souhaitez créer un contrat de travail.
Pour tous les autres documents, suivez cette fiche pratique : La génération de document RH de travail via PayFit.

Pour cela, plusieurs options sont possibles :

Cette fonctionnalité est accessible depuis la catégorie "Documents" > "Modèles de documents".

💡La génération de contrat de travail est disponible sur PayFit uniquement si vous avez opté pour l'un des plans suivants :

Si vous souhaitez changer de plan, n'hésitez pas à contacter le support ou à faire une demande de démonstration directement sur PayFit.

Vous pouvez être amené à créer un contrat de travail depuis PayFit lors de :

➡️ Pour créer un contrat de travail lors de l'ajout d'un collaborateur sur PayFit, cliquez simplement sur l'étape "Contrat de travail et signature - (Optionnel)" lors de l'ajout du collaborateur sur PayFit.

Vous aurez ensuite plusieurs options et serez guidé étape par étape pour créer le contrat de votre collaborateur (voir les parties Option 1, 2, et 3 de cet article).

💡La création de contrat lors de l'ajout d'un collaborateur est optionnelle. Vous avez la possibilité de passer cette étape et de générer un contrat de votre côté, sans utiliser la fonctionnalité de PayFit.

➡️ Pour générer un contrat de travail suite à l’évolution du contrat de travail d'un collaborateur déjà présent sur PayFit, rendez-vous sur l'onglet "Contrat" de la fiche du collaborateur. Puis dans l'encart "Générer un document (contrat, avenant,...)" cliquez sur le bouton "Accédez au générateur". Vous serez redirigé vers le menu "Modèles de documents".

Plusieurs options vous seront proposées et vous serez guidé pas à pas dans la création du contrat de votre collaborateur (voir les parties Option 1, 2, et 3 de cet article).

L'une des trois options de création de contrat pour un collaborateur est de créer un modèle et de l'utiliser pour votre collaborateur. Cette option est idéale si vous utilisez habituellement une trame pour la rédaction des contrats de vos collaborateurs.

💡Pour accéder à cette fonctionnalité, vous pouvez cliquer sur la catégorie "Documents" > "Modèles de documents". Vous pouvez également arriver sur cette page via une redirection lors de la création d'un nouveau collaborateur.

1️⃣ Rendez-vous sur la partie "Bibliothèque de modèles".

2️⃣ Choisissez l'option "Nouveau modèle de document".

3️⃣ Choisissez le type de document que vous souhaitez, donnez un nom au modèle, puis, cliquez sur "Créer le modèle".

4️⃣ Un éditeur de texte avec une page blanche s'ouvre.

5️⃣ Copiez et collez votre trame dans l'éditeur de texte.

6️⃣ Remplacez ensuite tous les espaces que vous aviez attribué aux éléments variables, par les éléments de la liste de variables.

Pour ajouter une variable taper "@" puis le nom de la variable (exemple : @salarié_prénom). Vous pouvez aussi utiliser la barre de recherche sur la gauche pour trouver une variable.

💡Une fois le modèle créé, ces variables s'adapteront automatiquement aux informations renseignées dans la fiche du collaborateur pour qui vous créerez le contrat.

En cas d'erreur sur une variable, il faudra corriger l'erreur sur la fiche du collaborateur et de nouveau générer le contrat.

7️⃣ Puis cliquez sur "Prévisualiser et enregistrer le modèle".

Sélectionnez le collaborateur pour qui vous souhaitez visualiser le contrat.

Vérifiez le modèle et cliquez sur "Enregistrer le modèle" s’il vous convient.

💡Vous pouvez aussi reprendre la rédaction du modèle plus tard, en cliquant sur "Modifier le modèle".

8️⃣ Le modèle est alors créé. Vous pouvez choisir de "Générer le contrat de travail d'un employé avec ce modèle" ou bien de "Revenir à tous les modèles".

✅ Le modèle sera alors disponible dans la bibliothèque de documents.

Si vous choisissez d'appliquer ce contrat à un collaborateur, recherchez-le dans la liste déroulante et générer le contrat. Cliquez ensuite sur "Générer le document".

💡Si vous souhaitez ajouter le logo de votre entreprise sur le contrat, cliquez sur "Modifier le document pour l'employé" puis cochez l'option "Afficher le logo de l'entreprise" en haut à droite de l'éditeur.

PayFit utilisera alors le logo qui figure sur vos bulletins de paie.

Pour savoir comment intégrer votre logo sur PayFit, consultez cette fiche pratique.

✅ Le contrat est alors disponible dans votre espace (Documents > Documents collaborateurs > Contrat de travail). Il sera également partagé avec votre collaborateur si vous avez activé cette option.

9️⃣ (optionnel) Vous avez la possibilité de faire signer le contrat en cliquant sur "Demander la signature électronique". Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique dédiée.

💡Si vous étiez en train de créer la fiche d'un nouveau collaborateur, en cliquant sur "Fermer" vous serez redirigé vers la création de la fiche et pourrez poursuivre les étapes de la création de contrat.

L'une des trois options de création de document pour un collaborateur est d'utiliser un modèle :

💡Pour accéder à cette fonctionnalité, vous pouvez cliquer sur la catégorie "Documents" > "Modèles de documents". Vous pouvez également arriver sur cette page via une redirection lors de la création d'un nouveau collaborateur .

1️⃣ Cliquez sur "Nouveau document" en haut à droite.

2️⃣ Choisissez "Contrat de travail" comme type de document.

Ici vous retrouverez les modèles que vous avez déjà créés ainsi que les modèles proposés par PayFit x Kanoon.

Voici les documents qu'il est possible de choisir :

3️⃣ Renseignez le collaborateur à qui est destiné le contrat.

Le collaborateur vous sera automatiquement proposé si vous avez été redirigé depuis la création de sa fiche ou bien depuis la génération d'un nouveau contrat suite à une évolution.

4️⃣ Modifiez si besoin le contrat et validez.

✅ Le contrat est alors disponible dans votre espace (Documents > Documents employés > Contrat de travail). Il sera également partagé avec votre collaborateur si vous avez activé cette option.

3️⃣ (optionnel) Vous avez la possibilité de faire signer le contrat en cliquant sur "Demander la signature électronique". Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique dédiée.

💡Si vous étiez en train de créer la fiche d'un nouveau collaborateur, en cliquant sur "Fermer" vous serez redirigé vers la création de la fiche et pourrez poursuivre les étapes de la création de contrat.

L'une des trois options de création de contrat pour un collaborateur est de générer un contrat sur-mesure grâce à notre partenariat avec Kanoon.

Kanoon est un logiciel qui permet de générer des documents (contrat CDI, contrat CDD ou une offre d'embauche) sur mesure à l'aide de questionnaires interactifs réalisés et maintenus par des avocats spécialistes en droit social. L'utilisation de cette solution ne remplace pas le conseil auprès d'un professionnel en droit.

💡Pour accéder à cette fonctionnalité, vous pouvez cliquer sur la catégorie "Documents" > "Modèles de documents". Vous pouvez également arriver sur cette page via une redirection lors de l'ajout d'un nouveau collaborateur.

1️⃣ Rendez-vous dans la partie "Documents sur mesures".

2️⃣ Vous êtes redirigé sur le site de Kanoon. Connectez-vous ou créez un compte si vous n'en avez pas encore.

Si vous n’avez pas encore de compte, vous devez consulter et accepter les conditions générales de vente et d’utilisation de Kanoon.

3️⃣ Choisissez de rédiger un CDI ou un CDD.

4️⃣ Sélectionnez l'option "Ajouter un salarié" et renseignez les informations demandées ou bien cliquez sur le nom du collaborateur s'il a déjà été ajouté sur Kanoon, puis cliquez sur "Démarrer".

5️⃣ Répondez ensuite à une série de questions, qui vous permettront de générer un contrat personnalisé et légalement valable.

💡Un doute, une question lors de la création du contrat ?

N'hésitez pas à contacter les équipes de Kanoon via le chat.

6️⃣ Une fois le contrat édité, téléchargez sa version PDF sur Kanoon et ajoutez-la sur PayFit dans votre espace document (Documents > Documents collaborateurs > Contrat de travail). Il sera également partagé avec votre collaborateur si vous avez activé cette option.

Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez faire signer ce contrat en utilisant la fonctionnalité de signature électronique. Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique dédiée.

Vous avez la possibilité de faire apparaître les informations de votre entreprise sur les contrats générés via les options 1 et 2.

Seule la création d'un contrat via l'option 3 "créer un contrat sur mesure via Kanoon" ne reprendra pas les variables de votre entreprise automatiquement.

1️⃣ Pour cela, rendez-vous dans la catégorie "Document" > "Modèles de documents". Puis dans l'encart "Variables entreprise manquantes" cliquez sur "Remplir".

2️⃣ Vous pourrez alors renseigner les informations suivantes :

3️⃣ Enfin, cliquez sur "Sauvegarder les changements".

Dès que vous créerez un nouveau contrat, PayFit reprendra ces informations.