1. A qui s’adresse cet article ?
Cet article s’adresse aux managers de l’établissement, qui disposent d’un accès manager et/ou d’un accès Collaborateur sur PayFit.
2. Que permet le module ?
Cette fonctionnalité est disponible si l'Administrateur du compte PayFit a activé cette fonctionnalité dans l’entreprise.
Avec ce module, l’administrateur du compte PayFit de votre entreprise peut mettre en place et suivre des campagnes d’entretiens.
En tant que manager, depuis votre espace manager ou collaborateur, votre rôle est de passer en revue les auto-évaluations de votre équipe. Vous avez la possibilité d’ajouter vos retours à l’écrit et de signer le document lors d’un entretien final avec les collaborateurs concernés. Notez que PayFit ne planifie pas cet entretien. C’est à vous, au manager ou au collaborateur de bien penser à planifier l'échange qui pourra se baser sur le document complété par les 2 parties.
Sachez que si vous possédez un espace collaborateur et un espace manager, vous pouvez vous rendre indifféremment sur l’un ou l’autre de ces espaces.
Vous y retrouverez le même contenu.
3. Quels sont les différents types d’entretiens ?
Il existe quatre grands types d’entretiens en France, couverts par ce module.
Deux entretiens sont légalement obligatoires :
les entretiens professionnels ;
les entretiens individuels de forfaits jours.
Deux entretiens sont non obligatoires mais régulièrement utilisés en management :
les entretiens de performance ;
les entretiens d’engagement (1:1, onboarding, offboarding, motivation, etc.).
4. Quelle est la différence entre le module 1:1 et le module de gestion des entretiens et de la performance ?
Il ne faut pas confondre le module de création de points récurrents (1:1) et le module de gestion des entretiens et de la performance. Ces modules sont complémentaires.
Le module d’échanges 1:1 permet par exemple aux managers d'être plus proches de leur équipe, de mieux prendre en compte leur bien-être et d'éviter ainsi de découvrir certains éléments pendant les revues de performances annuelles.
Consultez nos fiches pratiques pour en savoir plus sur le module d'échanges 1:1 :
5. Comment suis-je assigné pour passer en revue les réponses d' une campagne ?
Lorsque l’administrateur du compte PayFit crée une campagne d’entretiens, il peut choisir qui passe en revue les auto-évaluations des collaborateurs.
Cette personne pourra consulter les réponses des collaborateurs, les commenter en ajoutant ses propres retours par écrit et valider (signer) l’entretien depuis son espace Collaborateur.
Il peut s’agir :
de l’administrateur lui-même ;
du manager.
Si vous êtes paramétré comme étant le manager d'un collaborateur, vous recevez un e-mail lorsque la campagne est lancée par l’administrateur. L’e-mail rappelle les échéances à venir.
👉 Notez bien
Seul l’administrateur du compte PayFit de votre entreprise peut modifier les liens entre les managers et les managés. Pour toute question, nous vous invitons à le contacter directement.
6. Comment partager mes retours ?
Vous recevez un e-mail lorsqu’un collaborateur a complété son auto-évaluation. C’est donc à votre tour d’aller consulter ses réponses et d’ajouter vos éventuels retours en vue de l’entretien final.
Rendez-vous sur votre espace manager ou collaborateur, dans le menu “Performance & engagement".
Dans la section “À remplir ✍️”, cliquez sur “Ouvrir le document de X”.
Vous accédez ainsi à l’auto-évaluation du collaborateur et vous pouvez ajouter vos éventuels retours en tant que manager. L'administrateur peut également avoir ajouté des questions à votre attention, que vous pourrez compléter au même moment.
Si le collaborateur a déjà réalisé des échanges 1:1, son humeur moyenne sur les 3 derniers mois apparaît sur la droite dans l’encart “Ressources”.
Cliquez au bas de la page sur “Partager mes réponses” pour valider vos retours et les rendre accessibles au collaborateur.
Lorsque vos retours sont partagés, la campagne est déplacée dans la section “A venir 🌍”. Vous pouvez toujours ré-ouvrir la campagne afin de modifier vos retours.
7. Que faire une fois que le collaborateur a complété son auto-évaluation et que j’ai ajouté mes retours ?
✅ Le jour de l’entretien avec le collaborateur (cette date est à définir de votre côté, en dehors du module PayFit), vous passez ensemble en revue ses réponses et les vôtres. A la fin de l’entretien, chacune des parties signe le document pour le valider définitivement.
Pour signer le document, rendez-vous sur votre espace Collaborateur dans le menu “Performance & Engagement”, onglet “Entretiens”. Dans la section “À venir 🌍”, cliquez sur “Examiner et signer avec X”.
Vous pourrez retrouver l’ensemble des entretiens terminés dans le menu “Performance & Engagement” puis dans l’onglet “Entretiens”.
👉 Une fois l'auto-évaluation signée par les deux parties, les réponses et retours ne sont plus modifiables.
🔎 J’ai reçu un e-mail car un collaborateur m’a désigné comme étant son manager
Si aucun manager n’est rattaché à un collaborateur, c’est le collaborateur lui-même qui peut renseigner un manager lorsqu’il complète son auto-évaluation depuis son espace Collaborateur.
Ce choix n’a pas d’impact sur le lien qui les relie dans PayFit mais permet d’identifier le manager du collaborateur durant la campagne d’entretien. Si vous êtes désigné manager par un collaborateur, vous recevez un e-mail pour procéder à la revue des résultats et signer l’entretien.
Rendez-vous sur votre espace Collaborateur dans le menu “Performance & Engagement”. Cliquez sur “Ouvrir la demande” pour valider l’assignation en tant que manager pour cette campagne.
Dans le cas où vous n’êtes pas le manager (s’il s’agit par exemple d’une erreur), vous pourrez refuser l’assignation. Le collaborateur sera notifié par e-mail et il devra renseigner un autre manager.