A qui s’adresse cet article ?
Cet article s’adresse aux administrateurs des comptes PayFit.
Que permet le module et comment l’activer ?
Avec ce module, PayFit vous accompagne dans la mise en place et le suivi de campagnes d’entretiens. Pour l’activer, rendez-vous dans “Entretiens et objectifs” > “Campagnes d'entretien”.
Quels sont les différents types d’entretiens ?
Il existe quatre grands types d’entretiens en France, couverts par ce module.
Deux entretiens sont légalement obligatoires :
les entretiens professionnels ;
les entretiens individuels de forfait jours.
Deux entretiens sont non obligatoires mais régulièrement utilisés en management :
les entretiens de performance ;
les entretiens d’engagement (1:1, onboarding, offboarding, motivation, etc.).
💡 Pour en savoir plus sur l’entretien annuel, consultez cet article de notre site PayFit.com
Quelle est la différence entre le “module d’échanges 1:1” et le “module de gestion des entretiens et de la performance” ?
Il ne faut pas confondre le module de création de points récurrents (1:1) et le module de gestion des entretiens et de la performance. Ces modules sont complémentaires.
Le module d’échanges 1:1 permet par exemple aux managers d'être plus proches de leur équipe, de mieux prendre en compte leur bien-être et d'éviter ainsi de découvrir certains éléments pendant les revues de performances annuelles.
A quoi ressemble la fonctionnalité de gestion des entretiens et de la performance sur l'espace collaborateur ?
Pour en savoir plus sur le module et découvrir son utilisation sur les espaces collaborateurs, consultez cet article dédié.
Où se trouve le module de gestion des entretiens et de la performance sur PayFit ?
Le module est accessible depuis l’espace Administrateur, dans la catégorie “Entretiens et objectifs” > “Campagnes d'entretien”.
Pour accéder à ce module, vous devez avoir souscrit au plan "RH+". Contactez l'équipe support PayFit pour plus d’informations.
👉 Notez bien
Seul l’administrateur peut mettre en place des campagnes d’entretiens. Lors de la création de la campagne, il pourra choisir la personne qui passera ensuite en revue les résultats des collaborateurs, c'est-à-dire la personne qui ajoutera ses retours et validera définitivement l’auto-évaluation du collaborateur.
Comment créer une nouvelle campagne ?
Dans la catégorie “Entretiens et objectifs” > “Campagnes d'entretien”, un encart “Recommandations” vous propose des modèles d’entretiens en fonction de la situation professionnelle de vos salariés :
un entretien pour les salariés en fin de période d’essai ;
un entretien d’offboarding pour les salariés en fin de contrat.
Si vous ne souhaitez pas suivre les recommandations de PayFit et simplement créer une autre campagne, cliquez sur le bouton bleu “Nouvelle campagne”.
1️⃣ Choisir un modèle d’entretien
PayFit vous propose des modèles pour chaque type d’entretien.
Vous avez la possibilité de :
➡️ Sélectionner le modèle de votre choix :
entretien de performance ;
entretien professionnel ;
entretien de mi-période d’essai ;
entretien d’offboarding ;
entretien individuel de forfait jour.
Une fois sélectionné, vous pourrez y ajouter, modifier ou supprimer des questions.
➡️ Partir de zéro en créant votre propre modèle.
2️⃣ Configurer la campagne
➡️ Renseignez les informations principales de la campagne (le nom et une description facultative).
➡️ Puis choisissez qui passera en revue les résultats. Cette personne pourra consulter les réponses du collaborateur, les commenter en ajoutant ses propres retours par écrit et valider (signer) l’entretien depuis son espace collaborateur.
Cette personne peut être :
soit vous-même en tant qu’administrateur ;
soit le manager lié au collaborateur.
En tant qu’administrateur, vous aurez accès dans les deux cas aux résultats finaux des entretiens depuis votre espace Administrateur. Si c'est vous, administrateur, qui passez en revue les résultats, vous n’aurez pas à signer l’auto-évaluation du collaborateur. Seule sa signature fera foi.
Si c’est le manager qui passe en revue les résultats, nous vous conseillons de vérifier les liens entre les salariés et les managers de l’établissement avant de lancer la campagne.
Vous pourrez toujours modifier le manager assigné à un collaborateur tant que ce dernier n’a pas complété son entretien.
💡 Si aucun manager n’est rattaché à un collaborateur sur sa fiche collaborateur, c’est le collaborateur lui-même qui pourra renseigner un manager lorsqu’il complètera son auto-évaluation depuis son espace collaborateur. Ce choix n’a aucun impact sur le lien qui les relie dans PayFit mais permet d’identifier le manager du salarié durant la campagne d’entretien. Le manager désigné recevra un e-mail pour procéder à la revue des résultats et signer l’entretien. Si le manager réfute l’assignation, le collaborateur sera notifié par e-mail et il devra renseigner un autre manager.
➡️ Enfin, choisissez la cible de la campagne :
soit l’ensemble des collaborateurs ;
soit une équipe ou un ou plusieurs collaborateurs.
✅ Cliquez sur “Définir les questions” pour passer à l’étape suivante.
3️⃣ Définir les questions de la campagne
A cette étape, vous pouvez encore modifier le modèle choisi à l’étape “1️⃣ Choisir un modèle d’entretien“. Cliquez sur “Modèle : nom du modèle” en haut de page afin de parcourir les différents modèles proposés par PayFit et en choisir un nouveau dans la liste déroulante.
Si vous choisissez un nouveau modèle, l’ensemble des questions sera actualisé.
➡️ Depuis cette page, vous pouvez déplacer, modifier, supprimer ou dupliquer les questions proposées. Passez le curseur de votre souris sur la question pour voir apparaître les options.
Créez de nouvelles questions en cliquant sur “Ajouter une question” au bas de la page.
➡️ Lorsque vous modifiez ou créez une nouvelle question, vous devez renseigner plusieurs informations.
Quelle est votre question ?
C’est la question qui sera posée au collaborateur.
Description (facultative)
Vous pouvez utiliser la description pour expliciter la question par exemple.
Pour qui ?
Choisissez qui doit répondre à la question : le collaborateur, le manager ou les deux.
Si c’est l’administrateur qui passe en revue les résultats de l’entretien (voir la partie “2️⃣ Configurer la campagne” de cette fiche pratique), seul le collaborateur sera proposé puisque le manager n’est pas impliqué dans la campagne.
Choisir le type de question
Sélectionnez le type de question / réponse.
Question texte = le collaborateur répondra par une phrase libre.
Échelle linéaire = le collaborateur glissera le curseur sur la plage proposée.
Choix multiples = renseignez vous-même les réponses qui pourront être sélectionnées par le collaborateur.
Humeur = le collaborateur devra répondre à la question par un emoji d’humeur.
Paramètres additionnels
Deux options s’offrent à vous.
Question obligatoire = cochez si une réponse est obligatoire pour cette question.
Permettre de choisir plusieurs options = cette option apparaît uniquement si la question est un “Choix multiples”.
N’oubliez pas de sauvegarder vos changements !
4️⃣ Définir les échéances de la campagne
Définissez maintenant les dates liées à chacune des étapes de la campagne.
Vous pouvez également activer des rappels : les collaborateurs recevront un e-mail pour ne pas oublier les différentes étapes.
A tout moment pendant la création de la campagne, vous pouvez quitter la page en cliquant en haut à gauche sur “Revenir au tableau de bord”.
PayFit vous proposera soit :
d’enregistrer le brouillon de votre campagne afin de le modifier plus tard ;
de supprimer totalement la création de cette campagne.
Une fois la campagne lancée, comment suivre l'avancée en tant qu'administrateur ?
Pour suivre l'avancée d'une campagne, rendez-vous dans la catégorie “Entretiens et objectifs” > “Campagnes d'entretien”.
Vous retrouvez les informations liées aux campagnes, définies lors de la création.
La colonne “Statut” vous indique l’avancement des collaborateurs.
Cliquez sur les trois points “...” pour ouvrir ou supprimer la campagne. La campagne ne peut plus être supprimée lorsqu’au moins un répondant a déjà complété et signé son auto-évaluation.
Vous pouvez cependant toujours ajouter ou supprimer des collaborateurs de cette campagne d’entretien.
Cliquez sur la campagne de votre choix.
La partie supérieure de la page indique :
la progression : le nombre d’auto-évaluations terminées (signées par les collaborateurs) et celles restantes ;
le planning : le temps restant avant la fin de la campagne ainsi que les différentes échéances mises en place lors de la création.
La partie inférieure de la page indique les collaborateurs concernées par la campagne, leur équipe ainsi qu’une colonne statut qui indique l’avancement de l’auto-évaluation :
auto-évaluation : l’auto-évaluation n’a pas encore été complétée ;
retours du manager : le salarié a complété son auto-évaluation et c’est désormais au manager de partager ses retours ;
en attente de signature : l’auto-évaluation doit encore être signée par les collaborateurs pour être finalisée.
signé : l’auto-évaluation est terminée et signée.
Si ce sont les managers qui passent en revue les auto-évaluations, le tableau indique également une colonne “Manager”, avec le manager rattaché à chaque collaborateur via la fiche collaborateur.
Lorsqu’un “(n/a)” est indiqué dans la colonne manager, cela signifie qu'aucun manager n'a été assigné au collaborateur sur sa fiche collaborateur. Il peut renseigner lui-même manuellement un manager lorsqu’il complètera son auto-évaluation (consultez la partie “2️⃣ Configurer la campagne” de cette fiche pratique pour en savoir plus) ou vous pouvez vous-même lui en attribuer un en cliquant sur “...”.
Vous pouvez ajouter ou supprimer un collaborateur en cliquant sur le bouton “Ajouter des participants”.
Cliquez sur les trois points "..." à droite des salariés qui n'ont pas encore complété leur auto-évaluation pour les relancer par e-mail.
Une fois la campagne complétée par les salariés, que dois-je faire en tant qu'administrateur ?
➡️ Lorsque le collaborateur a complété son évaluation, cliquez sur son nom pour consulter ses réponses. Si c’est le manager d’équipe qui passe en revue les résultats, vous pourrez également accéder à ses retours finaux.
Si vos entretiens contiennent des questions fermées et des questions d’échelle, il est également possible de consulter les résultats sous forme de graphique en vous rendant dans la campagne, puis dans la question qui vous intéresse.
➡️ Si vous êtes celui qui passe en revue les résultats, vous recevez un e-mail pour vous rappeler d’ajouter vos retours avant la fin de la campagne. Vous pourrez les parcourir lors de l’entretien avec le collaborateur.
Notez que PayFit ne planifie pas cet entretien. C’est à vous, au manager ou au collaborateur de bien penser à planifier l'échange qui pourra se baser sur le document complété par les 2 parties.
✅ A la fin de l’entretien, chacune des parties signe le document pour le valider définitivement. Cette signature n’a pas de valeur légale et permet simplement de clore la campagne.
Pour signer le document, rendez-vous sur votre espace collaborateur dans le menu “Performance & Engagement “ onglet “Entretiens”. Dans la section “À venir 🌍”, cliquez sur “En attente de votre signature”.
👉 Notez bien
Si vous êtes administrateur et que vous êtes assigné pour passer en revue les réponses du salarié, vous n’aurez pas à signer l’auto-évaluation du collaborateur. Seule sa signature fera foi.
Une fois l'auto-évaluation signée par les deux parties, les réponses et retours ne sont plus modifiables.
Vous pourrez retrouver les précédents entretiens déjà terminés dans le menu “Performance & Engagement” > “Gestion des entretiens”.
Utilisation du module de gestion des entretiens et de la performance
Partagez à vos équipes ces guides d'utilisation pour les accompagner dans l'adoption de cette nouvelle pratique :
➡️ Pour les managers
➡️ Pour les collaborateurs
Comment exporter les résultats ?
Une fois la campagne d'entretiens terminée, vous pouvez exporter les réponses définitives de vos collaborateurs en format excel.
Pour cela, cliquez sur les “…” en bout de ligne de votre campagne puis sur “Ouvrir la campagne”.
Cliquez ensuite en haut à droite sur “Exporter les évaluations” pour télécharger le fichier Excel avec l’ensemble des réponses.
💡Vous pouvez également exporter les comptes-rendus des entretiens individuels en format PDF.
Pour cela, rendez-vous dans la campagne désirée puis dans l’évaluation du collaborateur dont vous souhaitez exporter l’entretien. Cliquez sur les “…” sous la colonne "Action".
Ensuite, cliquez sur "Exporter les évaluations" pour télécharger l’entretien au format PDF.
