Un contrôle Urssaf peut arriver à tous les employeurs redevables de cotisations sociales (ou dans l'obligation de remplir des déclarations sociales).
PayFit sera à vos côtés pour vous aider dans ce contrôle.
👉 Notez bien
Prévenez l'équipe support PayFit dès que possible, afin que nous puissions vous accompagner au mieux.
Comment se déroule le contrôle Urssaf ?
Vous allez recevoir un avis de contrôle stipulant la date du contrôle ainsi que la liste des documents et supports à fournir au contrôleur.
Une fois le contrôle effectué, vous recevrez une lettre d'observations présentant les conclusions de la personne en charge du contrôle.
🗓Vous disposerez ensuite d’un délai de 30 jours pour faire part de vos éventuelles remarques.
Le contrôle peut s'effectuer directement dans les locaux de votre entreprise (contrôle sur place) ou dans les locaux de l’Urssaf (contrôle sur pièces).
Quels documents faut-il fournir en cas de contrôle Urssaf ?
L'inspecteur du recouvrement vous indiquera les documents dont il souhaite disposer. Il peut notamment vous réclamer les documents sociaux suivants :
Le livre de paie et les fiches individuelles (les informations des fiches individuelles se trouvent dans le livre de paie) ;
Les bulletins de paie (disponibles dans votre espace "Documents" > "Documents collaborateurs") ;
La convention collective applicable dans l'entreprise (vous pourrez la retrouver sur le site legifrance) ;
Les synthèses des DSN et les déclarations de l'année en cours (disponibles dans votre espace "Documents" > "Documents entreprise") ;
Les contrats de travail ouvrant droit à une exonération de cotisations ;
Les contrats de retraite et prévoyance ;
Les DAS 2 (honoraires, commissions, droits d'auteur) ;
Les doubles des avis de versement régularisateur annuel adressés à France Travail (ex Pôle Emploi).
ℹ️ En plus de ces documents, il pourra vous être demandé d'autres documents tels que :
Des documents comptables et financiers :
balances générales, bilans et comptes de résultats ;
livres de comptabilité et pièces comptables ;
état de rapprochement comptabilité / DADS ;
pièces justificatives de frais de déplacements ;
comptabilité du Comité Social et économique ;
état fiscal des stocks options ;
déclarations fiscales et sociales des revenus professionnels des 4 dernières années ;
justificatifs des déductions provenant d'activités indépendantes ;
comptes administratifs et pièces comptables.
Des documents administratifs et juridiques :
extrait Kbis ;
statuts et registres des délibérations ;
contrats et accords liés à l'épargne salariale (participations, intéressements, PEE, PER, etc.) ;
rapport du commissaire aux comptes ;
conclusion du dernier contrôle fiscal.
Le contrôleur pourra également vous demander tout autre document qu'il jugera nécessaire.
💡Retrouvez plus d'informations sur ce sujet sur le site de l'Urssaf.
Comment utiliser le module d'aide à la préparation d'un contrôle Urssaf PayFit ?
Comme indiqué dans la partie précédente, de nombreux documents peuvent vous être demandés.
Afin de vous aider dans la centralisation de ces documents, vous pouvez utiliser le module de PayFit, disponible sur votre espace administrateur.
Où se trouve le module ?
Pour accéder au module, rendez-vous dans la catégorie "Organismes et déclarations" > "Urssaf".
Puis, dans l'encart "Un contrôle Urssaf à l’horizon ?", cliquez sur "Préparer un contrôle Urssaf".
De quoi est composé le module ?
Ce module est composé de trois onglets.
1. L'onglet "Contrôle Urssaf en cours" permet de renseigner la date et les documents à récupérer pour votre contrôle.
2. L'onglet "En savoir plus sur le déroulement d'un contrôle Urssaf" donne des informations sur le contrôle Urssaf et présente un lexique des termes que vous pouvez rencontrer.
3. L'onglet "Synthèse de vos contrôles" permet, une fois le contrôle achevé, de garder une archive des conclusions.
Comment utiliser le module ?
Pour utiliser cette fonctionnalité, veuillez suivre les étapes suivantes.
1️⃣ Indiquez la date du contrôle et les documents qui vous sont demandés, dans l'onglet "Contrôle Urssaf en cours".
Une fois ces informations complétées, PayFit générera un tableau de suivi.
Il présentera :
la date actuelle ;
la date du contrôle ;
les jours restants avant le contrôle ;
et la progression du contrôle (le nombre de documents récupérés sur le total à récupérer).
2️⃣ Accédez à la checklist des documents à récupérer.
En cliquant sur la flèche à côté de chaque document, un message s'affiche. Il vous donne des indications sur le document en question et vous explique comment le récupérer s'il est présent dans PayFit.
3️⃣ S'il s'agit d'un document présent dans PayFit, un lien vous conduira directement à l'endroit où il se trouve. Suivez les instructions et téléchargez le document.
4️⃣ Pour retourner à la checklist, cliquez simplement sur "Retour à l'onglet : Préparation du contrôle Urssaf".
5️⃣ Cochez dans la checklist le document que vous venez de récupérer, cliquez sur "Enregistrer ma progression" et répétez l'opération pour les documents suivants.
💡Vous pouvez compléter la checklist au fur et à mesure et y revenir autant de fois que souhaité.
6️⃣ Une fois le contrôle terminé, cliquez sur le bouton "Fin du Contrôle > Indiquer les conclusions et réinitialiser les informations". Vous pourrez alors renseigner les conclusions du contrôle et clore ce contrôle en cours. Les informations seront archivées dans l'onglet "Synthèse de vos contrôles".
Quelques bonnes pratiques en cas de contrôle Urssaf
Voici quelques bonnes pratiques qui vous permettront d'aborder ce contrôle en toute sérénité.
Prenez contact avec l'inspecteur en amont du contrôle pour savoir s'il a des préférences sur les documents à préparer ainsi que leur format ;
Si le contrôle a lieu dans vos locaux, réservez une pièce au calme et proposez l'assistance d'une personne pour répondre à ses questions ;
Préparez des locaux neutres, notamment en retirant tout support de communication interne autre que l'affichage légal ;
Préparez tous les éléments demandés sur une clé USB afin de la fournir à l'inspecteur (en cas de demande uniquement) ;
Notez l'ensemble des documents partagés, et à la fin de chaque journée de présence, préparez un e-mail récapitulant tout ce que vous avez partagé avec l'inspecteur ;
Restez disponible.
A l'issue du contrôle, prévoyez une réunion avec l'inspecteur afin qu'il vous récapitule l'ensemble des points identifiés (s'il ne vous le propose pas de lui-même).