Dans cet article, nous allons vous expliquer comment déclarer (dans et hors de PayFit), les situations où l’un de vos salariés est en arrêt pour raison de :
maladie,
accident du travail / maladie professionnelle ou
accident de trajet.
Nous allons voir pour chaque cas...
Quelles sont les déclarations que doit réaliser le salarié ?
Quelles sont les déclarations que doit réaliser l’employeur ?
Comment saisir correctement l’absence dans PayFit ?
💡 Pour en savoir plus sur l’indemnisation du salarié pendant son arrêt de travail (IJSS, Maintien, Carence, Subrogation, etc.) consultez cet article “L’indemnisation du salarié pendant son arrêt de travail”
1️⃣ Maladie ? Accident du travail ? Maladie professionnelle ? Ou Accident de trajet ?
Maladie ordinaire
Un médecin estime que l’état de santé du salarié l’empêche d'exercer son activité professionnelle pour des raisons autres que professionnelles. En savoir plus.
Accident du travail
L’accident qui empêche le salarié d’exercer son activité professionnelle est d’origine professionnelle. En savoir plus.
Maladie professionnelle
La maladie qui empêche le salarié d’exercer son activité professionnelle est d’origine professionnelle. En savoir plus.
Accident de trajet
L’accident qui empêche le salarié d’exercer son activité professionnelle s’est produit :
Entre le domicile du salarié et son lieu de travail
Entre le lieu de travail du salarié et son lieu de restauration pour sa pause repas
2️⃣ Déclarer l’arrêt pour maladie ordinaire
Le salarié doit...
Signaler l’arrêt à l’employeur et à la Sécurité Sociale sous 48 heures.
💡 Une ressource pratique à recommander à vos salariés pour mieux comprendre les principes, les démarches et leurs droits : “Arrêt Maladie, les démarches du salarié” sur le site Ameli.fr.
L’employeur doit...
1️⃣ Établir une attestation de salaire dès réception du volet 3 de l'avis d'arrêt de travail fourni par le médecin au salarié. Puis transmettre cette attestation à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du salarié :
soit par courrier ;
soit via net-entreprises.fr ;
soit via le logiciel de paie si ce dernier le permet.
Cette attestation est importante car elle permet de déclencher le versement des indemnités journalières auxquelles votre salarié peut avoir droit.
💡 PayFit peut générer et transmettre cette attestation de salaire pour vous. Pour cela, utilisez l’option qui vous est proposée lorsque vous allez déclarer l’absence.
2️⃣ Saisir l’absence dans PayFit pour qu’elle soit prise en compte dans le calcul de la paie.
3️⃣ Signaler lorsque le salarié reprend le travail, via la DSN (géré automatiquement pour vous par PayFit en fonction des dates que vous aurez indiquées au moment de saisir l’absence).
💡 Une ressource pratique, disponible sur le site Ameli.fr pour mieux comprendre le principe et les démarches : “Démarches de l'employeur en cas d'arrêt de travail”.
Saisir correctement l’absence dans PayFit
Rendez-vous dans le menu “Mes collaborateurs” et sélectionnez le salarié concerné.
Dans l'onglet “Congés & Absences”, cliquez sur "Accéder à l'espace Arrêts de travail". Puis dans la section “Arrêts de travail” cliquez sur le bouton “Ajouter".
Pour le motif de l’arrêt, sélectionnez “Maladie ordinaire”.
Puis suivez les indications qui apparaissent à l’écran et indiquez notamment :
1️⃣ La date de signature figurant sur l’avis d’arrêt de travail fourni par le médecin.
2️⃣ Si le collaborateur a travaillé, partiellement ou totalement, à cette date (cette information ne figure pas sur l’avis d’arrêt).
3️⃣ La date de fin prévue figurant sur l’avis d’arrêt de travail fourni par le médecin.
👉 Attention, lors de la saisie de l'arrêt, il est crucial que vous utilisiez exactement les mêmes informations que celles qui figurent sur l’arrêt de travail établi par le médecin.
Tout écart entre les informations que vous avez saisies et celles dont dispose la CPAM risque de retarder fortement l’indemnisation de votre salarié (ou celle de votre entreprise si vous appliquez la subrogation).
👉 Notez bien
Vous avez donné aux salariés la possibilité de saisir des arrêts maladie depuis leur espace Employé ? Lorsque vous validez une demande d'arrêt maladie, PayFit va automatiquement générer une attestation de salaire. Si vous souhaitez générer l'attestation de salaire de votre côté, nous vous invitons à refuser la demande d'arrêt maladie de votre salarié et à saisir l'arrêt vous-même depuis sa fiche salarié. Vous devrez cocher l'option "Je souhaite l’envoyer moi-même".
👉 L’absence maladie est toujours calculée en jours calendaires (samedi et dimanche inclus), car les indemnités de la CPAM sont également remboursées en jours calendaires.
💡N'hésitez par à consulter cet article de notre blog pour en savoir plus sur l'arrêt maladie.
3️⃣ Déclarer l’arrêt pour accident de travail
Le salarié doit…
Signaler l’accident à son employeur dans les 24 heures.
Consulter au plus vite un médecin afin que ce dernier établisse un Certificat Médical Initial (CMI) qui doit être transmis (par le médecin ou le salarié) dans les 24 heures à la CPAM.
Si le médecin prescrit un arrêt de travail, le certificat d’arrêt de travail doit être transmis à la CPAM et à l’employeur dans les 48 heures.
💡 Une ressource pratique à recommander à vos salariés pour mieux comprendre les principes, les démarches et leurs droits : “Accident de travail ou de trajet, les démarches du salarié” sur le site Ameli.fr.
L’employeur doit...
Gérer l’accident de travail
1️⃣ Faire la déclaration d’Accident de Travail (DAT) dans les 48 heures :
soit en ligne, sur le site net-entreprises.fr, pour en savoir plus consultez cet article du site ameli.
soit par lettre recommandée avec accusé de réception à la CPAM du salarié. Un formulaire dédié est à télécharger depuis les sites ameli.fr ou service-public.fr.
👉 Attention, vous seul êtes habilité à faire cette déclaration. PayFit ne peut pas la gérer pour vous.
2️⃣ Remettre au salarié une feuille d’accident du travail ou de maladie professionnelle (qui lui sera nécessaire pour bénéficier du tiers payant et de la gratuité des soins).
ℹ️ Vous avez un délai de 10 jours pour émettre des réserves sur la nature professionnelle de l’accident.
Puis gérer l’arrêt de travail
1️⃣ Établir une attestation de salaire dès réception du volet 3 de l'avis d'arrêt de travail fourni par le médecin au salarié. Puis transmettre cette attestation à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du salarié :
soit par courrier ;
soit via net-entreprises.fr ;
soit via le logiciel de paie si ce dernier le permet.
Cette attestation est importante car elle permet de déclencher le versement des indemnités journalières auxquelles votre salarié peut avoir droit.
💡 PayFit peut générer et transmettre cette attestation de salaire pour vous. Pour cela, utilisez l’option qui vous est proposée lorsque vous allez déclarer l’absence.
2️⃣ Saisir l’absence dans PayFit pour qu’elle soit prise en compte dans le calcul de la paie.
3️⃣ Signaler lorsque le salarié reprend le travail, via la DSN (géré automatiquement pour vous par PayFit en fonction des dates que vous aurez indiquées au moment de saisir l’absence).
💡 Une ressource pratique, disponible sur le site Ameli.fr pour mieux comprendre le principe et les démarches : “Accident de travail ou de trajet : les démarches à effectuer pour l’employeur”.
💡Bon à savoir
Vous avez renseigné un arrêt pour AT / MP (accident de travail ou maladie professionnelle) et vous ou votre collaborateur avez reçu des indemnités (IJSS) pour maladie ordinaire ?
C’est un fonctionnement classique mis en place pour la CPAM. En effet, en cas d’arrêt pour AT/MP, une instruction doit confirmer qu’il s’agit bien d’un AT/MP, cela peut prendre entre 3 et 8 mois. Pour éviter que le collaborateur se retrouve sans indemnités sur cette période, la CPAM verse des indemnités pour maladie ordinaire. Une fois l’instruction passée la CPAM procède automatiquement aux régularisations nécessaires :
Si l’AT/MP est confirmé : la CPAM complète le montant des indemnités déjà versées, vous n’avez aucune action à effectuer.
Si l’AT/MP n’est pas confirmé : la CPAM vous contactera si vous pratiquez la subrogation. Dans ce cas, contactez le Service client PayFit, pour que nous puissions effectuer les régularisation nécessaires et notamment modifier le motif de l’arrêt pour de la maladie ordinaire.
💡Accident de travail mortel
Tout employeur est tenu d’informer l’inspection du travail lorsqu’un salarié est victime d’un accident du travail ayant entraîné son décès.
Cette information doit être communiquée à l’agent de contrôle de l’inspection du travail compétent pour le lieu de l’accident, immédiatement et au plus tard dans les 12 heures qui suivent le décès du travailleur (ou dans les 12 heures au plus tard après avoir pris connaissance du décès du salarié), sous peine d’être sanctionné pénalement.
Les éléments à transmettre sont les suivants :
le nom ou la raison sociale ainsi que les adresses postale et électronique et les coordonnées téléphoniques de l’entreprise ou de l’établissement qui emploie le travailleur au moment de l’accident, ainsi que de l’entreprise ou de l’établissement dans lequel l’accident s’est produit si celui-ci est différent de l’entreprise ou établissement employeur ;
les noms, prénoms et date de naissance de la victime ;
les date, heure, lieu et circonstances de l’accident ;
l’identité et les coordonnées des témoins, le cas échéant.
💡Pour en savoir plus, consultez cet article.
Saisir correctement l’absence dans PayFit
Rendez-vous dans le menu “Mes collaborateurs” et sélectionnez le salarié concerné.
Dans l'onglet “Congés & Absences”, cliquez sur "Accéder à l'espace Arrêts de travail". Puis repérez la section “Arrêts de travail” et cliquez sur le bouton “Ajouter”.
Pour le motif de l’arrêt, sélectionnez “Accident de travail”.
Puis suivez les indications qui apparaissent à l’écran.
👉 Attention, lorsque vous allez saisir l’absence, il est crucial que vous utilisiez exactement les mêmes informations que celles qui figurent sur l’arrêt de travail établi par le médecin :
le type d'arrêt de travail (arrêt initial ou arrêt de prolongation d’un arrêt existant) ;
la première journée non travaillée par le salarié ;
la date de fin prévisionnelle.
En cas d’écart entre les informations que vous avez saisies et celles dont dispose la CPAM, cela risque de retarder fortement l’indemnisation de votre salarié (ou celle de votre entreprise en cas de subrogation).
💡 N'hésitez par à consulter cet article de notre blog pour en savoir plus sur l'accident de travail.
💡 En cas d’accident du travail ou de trajet, le jour où se produit l’accident est intégralement payé par l’employeur. C’est pourquoi le premier jour d’arrêt ne figure pas sur le bulletin de paie de votre salarié
4️⃣ Déclarer l’arrêt pour maladie professionnelle
Le salarié doit…
Consulter un médecin afin que ce dernier établisse un Certificat Médical Initial (CMI) et, éventuellement, des examens complémentaires
Compléter le formulaire de déclaration de maladie professionnelle disponible sur Ameli.fr et transmettre ce formulaire ainsi que le CMI à sa CPAM.
💡 Une ressource pratique à recommander à vos salariés pour mieux comprendre les principes, les démarches et leurs droits : “Maladie professionnelle : votre prise en charge” sur le site Ameli.fr.
L’employeur doit…
Gérer l’arrêt pour maladie professionnelle
1️⃣ Consulter et compléter le dossier instruit par la CPAM.
Puis gérer l’arrêt de travail
1️⃣ Établir une attestation de salaire dès réception du volet 3 de l'avis d'arrêt de travail fourni par le médecin au salarié. Puis transmettre cette attestation à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du salarié :
soit par courrier ;
soit via net-entreprises.fr ;
soit via le logiciel de paie si ce dernier le permet.
Cette attestation est importante car elle permet de déclencher le versement des indemnités journalières auxquelles votre salarié peut avoir droit.
💡 PayFit peut générer et transmettre cette attestation de salaire pour vous. Pour cela, utilisez l’option qui vous est proposée lorsque vous allez déclarer l’absence.
2️⃣ Saisir l’absence dans PayFit pour qu’elle soit prise en compte dans le calcul de la paie.
3️⃣ Signaler lorsque le salarié reprend le travail, via la DSN (géré automatiquement pour vous par PayFit en fonction des dates que vous aurez indiquées au moment de saisir l’absence).
💡 Une ressource pratique, disponible sur le site Ameli.fr pour mieux comprendre le principe et les démarches : “Maladie professionnelle : les démarches pour l’employeur”.
Saisir correctement l’absence dans PayFit
Rendez-vous dans le menu “Mes collaborateurs” et sélectionnez le salarié concerné.
Dans l'onglet “Congés & Absences”, cliquez sur "Accéder à l'espace Arrêts de travail". Puis repérez la section “Arrêts de travail” et cliquez sur le bouton “Ajouter”.
Pour le motif de l’arrêt, sélectionnez “Maladie professionnelle”.
Puis suivez les indications qui apparaissent à l’écran.
👉 Attention, lorsque vous allez saisir l’absence, il est crucial que vous utilisiez exactement les mêmes informations que celles qui figurent sur l’arrêt de travail établi par le médecin :
le type d'arrêt de travail (arrêt initial ou arrêt de prolongation d’un arrêt existant) ;
la première journée non travaillée par le salarié ;
la date de fin prévisionnelle.
En cas d’écart entre les informations que vous avez saisies et celles dont dispose la CPAM, cela risque de retarder fortement l’indemnisation de votre salarié (ou celle de votre entreprise en cas de subrogation).
5️⃣ Déclarer l’arrêt pour accident de trajet
Le salarié doit…
Signaler l’accident à son employeur dans les 24 heures.
Consulter au plus vite un médecin afin que ce dernier établisse un Certificat Médical Initial (CMI) qui doit être transmis (par le médecin ou le salarié) dans les 24 heures à la CPAM.
Si le médecin prescrit un arrêt de travail, le certificat d’arrêt de travail doit être transmis à la CPAM et à l’employeur dans les 48 heures.
💡 Une ressource pratique à recommander à vos salariés pour mieux comprendre les principes, les démarches et leurs droits : “Accident de travail ou de trajet, les démarches du salarié” sur le site Ameli.fr.
L’employeur doit...
Gérer l’accident de trajet
1️⃣ Faire la déclaration d’Accident de Travail (DAT) dans les 48 heures :
soit en ligne, sur le site net-entreprises.fr, pour en savoir plus consultez cet article du site ameli.
soit par lettre recommandée avec accusé de réception à la CPAM du salarié.
👉 Attention, vous seul êtes habilité à faire cette déclaration. PayFit ne peut pas la gérer pour vous.
2️⃣ Remettre au salarié une feuille d’accident du travail ou de maladie professionnelle (qui lui sera nécessaire pour bénéficier du tiers payant et de la gratuité des soins).
ℹ️ Vous avez un délai de 10 jours pour émettre des réserves sur la nature professionnelle de l’accident.
Puis gérer l’arrêt de travail
1️⃣ Établir une attestation de salaire dès réception du volet 3 de l'avis d'arrêt de travail fourni par le médecin au salarié. Puis transmettre cette attestation à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du salarié :
soit par courrier ;
soit via net-entreprises.fr ;
soit via le logiciel de paie si ce dernier le permet.
Cette attestation est importante car elle permet de déclencher le versement des indemnités journalières auxquelles votre salarié peut avoir droit.
💡 PayFit peut générer et transmettre cette attestation de salaire pour vous. Pour cela, utilisez l’option qui vous est proposée lorsque vous allez déclarer l’absence.
2️⃣ Saisir l’absence dans PayFit pour qu’elle soit prise en compte dans le calcul de la paie.
3️⃣ Signaler lorsque le salarié reprend le travail, via la DSN (géré automatiquement pour vous par PayFit en fonction des dates que vous aurez indiquées au moment de saisir l’absence).
💡 Une ressource pratique, disponible sur le site Ameli.fr pour mieux comprendre le principe et les démarches : “Accident de travail ou de trajet : les démarches à effectuer pour l’employeur”.
💡Bon à savoir
Vous avez renseigné un arrêt pour AT / MP (accident de travail ou maladie professionnelle) et vous ou votre collaborateur avez reçu des indemnités (IJSS) pour maladie ordinaire ?
C’est un fonctionnement classique mis en place pour la CPAM. En effet, en cas d’arrêt pour AT/MP, une instruction doit confirmer qu’il s’agit bien d’un AT/MP, cela peut prendre entre 3 et 8 mois. Pour éviter que le collaborateur se retrouve sans indemnités sur cette période, la CPAM verse des indemnités pour maladie ordinaire. Une fois l’instruction passée la CPAM procède automatiquement aux régularisations nécessaires :
Si l’AT/MP est confirmé : la CPAM complète le montant des indemnités déjà versées, vous n’avez aucune action à effectuer.
Si l’AT/MP n’est pas confirmé : la CPAM vous contactera si vous pratiquez la subrogation. Dans ce cas, contactez le Service client PayFit, pour que nous puissions effectuer les régularisation nécessaires et notamment modifier le motif de l’arrêt pour de la maladie ordinaire.
Saisir correctement l’absence dans PayFit
Rendez-vous dans le menu “Mes collaborateurs” et sélectionnez le salarié concerné.
Dans l'onglet “Congés & Absences”, cliquez sur "Accéder à l'espace Arrêts de travail". Puis repérez la section “Arrêts de travail” et cliquez sur le bouton “Ajouter”.
Pour le motif de l’arrêt, sélectionnez “Accident de trajet”.
Puis suivez les indications qui apparaissent à l’écran.
👉 Attention, lorsque vous allez saisir l’absence, il est crucial que vous utilisiez exactement les mêmes informations que celles qui figurent sur l’arrêt de travail établi par le médecin :
le type d'arrêt de travail (arrêt initial ou arrêt de prolongation d’un arrêt existant) ;
la première journée non travaillée par le salarié ;
la date de fin prévisionnelle.
En cas d’écart entre les informations que vous avez saisies et celles dont dispose la CPAM, cela risque de retarder fortement l’indemnisation de votre salarié (ou celle de votre entreprise en cas de subrogation).
💡N'hésitez par à consulter cet article de notre blog pour en savoir plus sur l'accident de travail.
💡 En cas d’accident du travail ou de trajet, le jour où se produit l’accident est intégralement payé par l’employeur. C’est pourquoi le premier jour d’arrêt ne figure pas sur le bulletin de paie de votre salarié
Comment renseigner la rechute lors d’un accident de travail ou maladie professionnelle dans PayFit ?
Dans le cas d’une rechute, lorsque vous saisissez l’absence dans PayFit, veillez à bien cocher la case “Arrêt initial”.
En effet, la rechute n’est pas considérée comme une prolongation de l’arrêt initial, mais bien comme un nouvel arrêt de travail. Elle nécessite l’établissement d’une nouvelle attestation de salaire.
💡Pour plus d’informations sur le sujet, n’hésitez pas à consulter ces fiches de la caisse d'Assurance Maladie :
6️⃣ Comment prolonger un arrêt de travail ?
La prolongation d'un arrêt de travail implique des procédures à suivre pour pouvoir continuer à toucher les indemnisations de la part de la caisse d'Assurance Maladie.
👉 Dans PayFit, lorsque vous saisissez l’absence pour le second arrêt maladie, soyez certain de bien :
Cocher la case "Arrêt de prolongation" ;
Vérifier que les dates des deux périodes d’arrêts maladie ne se chevauchent pas.
7️⃣ Comment gérer la reprise anticipée ?
Pour connaître la procédure en cas de reprise anticipée, consultez cette fiche d'aide.
8️⃣ Comment gérer des demi-journées d’arrêt de travail ?
Il n'est pas possible de déclarer des demi-journées de maladie. En effet, la CPAM indemnise uniquement en journées entières.
En conséquence, si un salarié tombe malade pendant ses heures de travail effectif, la Sécurité Sociale démarrera le délai de carence de 3 jours le lendemain du dernier jour travaillé.
Exemples
Lundi 24 mars à 14 heures : le salarié quitte son poste et va voir son médecin qui lui prescrit un arrêt de travail de 7 jours calendaires.
Du mardi 25 mars au jeudi 27 mars, la carence s’applique.
A partir du vendredi 28 mars, la sécurité sociale versera des indemnités journalières.
💡 Pour tout savoir sur le calcul du salaire en cas d'arrêt maladie, consultez cet article de notre blog.
9️⃣ Quel est l'impact d'un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle pendant une période de préavis ?
Si un arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle intervient pendant une période de préavis (de démission, licenciement, etc.), alors le préavis est interrompu. Il reprend son cours lors de la reprise du travail et il est prolongé pour une durée équivalente à celle de l’arrêt.
Consultez cette page du site service-public.fr pour en savoir plus.
1️⃣0️⃣ Le cas des stagiaires
Les stagiaires bénéficient d’une protection sociale en cas d’arrêt de travail, mais celle-ci dépend du montant de leur gratification.
💡 Retrouvez plus d’informations à ce sujet sur cette page du site d’Ameli.fr : “Stagiaire : les modalités de votre prise en charge”.
1️⃣1️⃣ Comment gérer un arrêt de travail qui a commencé avant le début du contrat d'un salarié ?
Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, quelque soit l’origine de cet arrêt (maladie, AT/MP), et qu’il est embauché par un nouvel employeur au cours de cet arrêt, il est soumis aux règles de la nouvelle entreprise (exemple le maintien employeur).
1️⃣ Le salarié doit informer son nouvel employeur, dans un délai de 48 heures, des raisons de son absence en lui fournissant son arrêt de travail.
2️⃣ Deux situations peuvent alors se présenter.
👉 Le salarié a fourni son justificatif (dès le jour d’embauche ou dans les délais impartis) et l’employeur doit impérativement déclarer cet arrêt de travail à la CPAM (par ses propres moyens ou via PayFit) et l'ajouter sur PayFit.
Sur PayFit, il faudra indiquer le début du contrat comme premier jour d’arrêt.
👉 Le salarié laisse son nouvel employeur sans nouvelle : l’employeur doit mettre le salarié en “absence injustifiée" (différent d’un congé sans solde) et demander au salarié de lui fournir un justificatif.