Qu'est-ce qu'une prime ?
Une prime est un complément de salaire versé par l’employeur au salarié en plus de la rémunération de base. Elle peut être attribuée en contrepartie du travail fourni ou lors de certains évènements, et selon certains critères déterminés au préalable.
💡 Bon à savoir : Vous avez encore des doutes sur le type de prime que vous souhaitez saisir ? Consultez notre article “Le dictionnaire des primes”
Est-il obligatoire de verser des primes ?
Légalement, aucun texte n’impose le versement d’une prime.
Cependant, une prime peut être obligatoire si elle est prévue par :
votre convention collective ;
un accord d'entreprise ;
une notification d'engagement unilatéral de l'employeur ;
un usage au sein de l’entreprise ;
le contrat de travail du salarié.
➡️ Il est de votre responsabilité de vérifier si vous êtes concerné par le versement d’une prime et de la paramétrer sur PayFit.
Vous avez également la possibilité de verser une prime facultative, qui n’est pas prévue dans les sources préalablement citées.
👉 Notez bien
👉 Si vous versez des primes facultatives avec des montants différents à vos collaborateurs, vous devez être en mesure de les justifier par des éléments objectifs et vérifiables (par exemple : qualification, compétences, expérience, ancienneté)
👉 Lorsqu’une même prime facultative est versée régulièrement, elle peut être requalifiée en “prime d’usage” et donc devenir obligatoire.
Pour plus d’informations, rendez-vous sur cette page du site service-public.
Comment déterminer le montant et les modalités de versement de la prime ?
Pour une prime obligatoire
Lorsqu’une prime est obligatoire, ses modalités sont déterminées par le texte qui la prévoit (par exemple : la convention ou l’accord d’entreprise).
On peut notamment y retrouver :
la périodicité de paiement ;
les modalités de calcul ;
les collaborateurs concernés.
Nous vous invitons à vous y référer afin de paramétrer ensuite la prime sur PayFit.
Pour une prime facultative
Cette prime n’est pas encadrée légalement et les modalités sont donc à la libre initiative de l’employeur.
Quel est leur régime social et fiscal ?
Les primes sont soumises à cotisations sociales et apparaissent donc en haut du bulletin de paie, dans la partie rémunération brute.
👉 Elles sont soumises à l'impôt sur le revenu : le Prélèvement A la Source (PAS).
Comment renseigner une prime sur PayFit ?
➡️ De manière individuelle
Cliquez sur “Mes collaborateurs”. Rendez-vous ensuite sur le profil de votre collaborateur puis dans l'onglet "Eléments de rémunération". Dans la partie "Primes", cliquez sur "Ajouter".
Choisissez le type de prime, ainsi que sa fréquence, autrement dit, sa périodicité.
💡Vous pouvez rechercher une prime en saisissant son nom de dans le champ "Type de prime".
Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser le nom de la prime dans le champ “Nom de la prime”. C’est ce libellé qui sera ensuite pris en compte sur le bulletin de paie du collaborateur. Notez bien que ce champ n’est pas disponible pour les primes dites “conventionnelles”.
➡️ Via un import pour plusieurs collaborateurs
Cliquez sur la catégorie “Eléments de rémunération” > “Primes” puis sur “Importer”. Complétez le fichier Excel et importez-le à nouveau pour ajouter les primes.
💡 Bon à savoir
Si vous avez l’habitude d’utiliser des fichiers d’import, il est conseillé de télécharger un nouveau fichier pour chaque utilisation. Ré-utiliser le même fichier peut générer des erreurs et bloquer l’import. En effet, le fichier peut évoluer en fonction des mises à jour de PayFit, mais aussi en fonction de la situation de votre établissement (entrée / sortie de collaborateurs par exemple).
Les catégories de primes sur PayFit
Dans PayFit, nous répartissons les primes selon plusieurs grandes catégories :
Prime liée à la convention collective ;
Prime de partage de la valeur ;
Prime liée aux performances ;
Prime de participation à la vie de l’entreprise ;
Prime liée à un évènement ;
Prime liée aux conditions de travail ;
Prime liée à un déplacement.
Vous pouvez les parcourir dans le champ "Filtrer".
Vous pouvez également rechercher une prime en tapant son nom directement dans le champ "Type de prime".
💡Pour en savoir plus sur les primes et leurs définitions, n’hésitez pas à consulter notre article : Le dictionnaire des primes.
Vous ne trouvez pas la prime que vous recherchez sur PayFit?
Les primes prévues sur PayFit sont optimisées pour la déclaration en DSN et permettent un calcul plus juste de certaines données, comme le salaire de référence.
Si la prime que vous cherchez n’a pas d’équivalent dans la liste des primes disponibles dans PayFit, vous pouvez utiliser la prime “Autre”.
Pour cela, indiquez le nom de prime et paramétrez son versement : la fréquence, le début du versement, et le montant à verser.
💡Pour savoir si une prime doit être incluse dans le calcul du taux horaire des heures supplémentaires, de l'indemnité des congés payés et des indemnités d'activité partielle, consultez notre fiche pratique : Paramétrer le calcul des primes "autre".
👉 Notez bien
Les sommes versées aux collaborateurs prévues par l'épargne salariale (intéressement et participation) doivent être ajoutées dans la partie "Épargne salariale".
💡 Pour en savoir plus, consultez cet article dédié.
L'historique des primes versées
Une fois toutes les primes renseignées, vous pouvez retrouver très simplement la synthèse des primes versées en vous rendant dans la catégorie "Eléments de rémunération"> "Primes" puis en cliquant sur le bouton "Accéder à l'historique".
Vous pourrez alors choisir d'extraire uniquement les primes du mois en cours ou bien tout l'historique des primes versées. Vous pourrez télécharger ces éléments au format PDF ou au format Excel.
💡 Si vous avez plusieurs comptes administrateur PayFit vous pouvez obtenir la synthèse de toutes les primes versées depuis vos différents établissements grâce à la vue Holding.