Vous avez saisi dans PayFit tous les éléments pour la paie du mois en cours (primes, absences, repas, transports, nouveaux contrats, etc.).

Puis vous avez vérifié les bulletins de paie.

Il est maintenant temps de valider votre paie et de programmer sa clôture.

Pour cela, rendez-vous dans votre espace administrateur et cliquez sur “Vérifier et clôturer la paie” dans le menu latéral gauche.

“Vérifier et clôturer la paie” vous permet :

de valider que la paie du mois en cours est conforme de votre côté ;
puis de planifier la date et l’heure à laquelle la paie sera automatiquement clôturée et les bulletins générés.

Trois modules sont disponibles :

“Suivre les contrats” ;
“Vérifier les bulletins” ;
“Clôturer la paie”.

Comment fonctionne le module “Suivre vos contrats” ?

Le module “Suivre les contrats” contient 3 onglets. Ils permettent d’avoir une vue récapitulative concernant le mois en cours :

les entrées (nouveaux collaborateurs) ;
les sorties (fins de contrat) ;
les fins de périodes d’essai.

Cliquez sur le bouton “Ce que nous vous recommandons de vérifier” présent dans chacun des onglets et suivez nos recommandations. Vous pourrez facilement identifier des informations manquantes (par exemple, si vous avez oublié d’ajouter un collaborateur sur PayFit ou ses coordonnées bancaires).

👉 Notez bien

A partir du 27 décembre 2022 le versement du salaire doit obligatoirement être réalisé sur un compte bancaire dont le collaborateur est titulaire ou co-titulaire.
Selon l'article R.3246-1 du code du travail, en cas de non-respect de cette obligation, les entreprises encourent une amende prévue pour les contraventions de 3ème classe, pouvant aller jusqu’à 450€ par salarié concerné.

Cette étape de vérification des contrats du mois en cours est primordiale afin d’éviter de futures lourdes régularisations.

Vous pourrez toujours revenir dans ce module plus tard dans le mois et y appliquer des modifications avant de valider votre paie.

Comment fonctionne le module “Vérifier les bulletins” ?

Vous accédez ici aux bulletins de paie provisoires du mois en cours. Nous vous conseillons de procéder à l’étape de vérification des bulletins juste avant votre clôture de paie.

Pour en savoir plus, consultez notre fiche pratique : Vérifier les bulletins.

Comment fonctionne le module “Clôturer la paie” ?

Clôturer la paie permet de finaliser le mois en cours et de publier les bulletins de paie dans l'espace personnel de vos collaborateurs.

Vous pouvez effectuer la clôture depuis le module “Vérifier et clôturer la paie du mois sur PayFit” > “Clôturer la paie”.

La suite de cette fiche est découpée en deux parties, suivez les indications de celle qui vous concerne :

C’est votre première clôture de paie
Ce n’est pas votre première paie sur PayFit

C’est votre première clôture de paie sur PayFit ?

Lors de la gestion de votre première paie sur PayFit, il est important de suivre ces trois étapes clés pour assurer que tout est en ordre avant de procéder à la clôture.

Étape 1 Vérifiez les bulletins : Assurez-vous que tous les éléments de paie sont corrects, incluant les congés, les heures supplémentaires, etc. Pour en savoir plus sur la vérification des bulletins, consultez cette fiche d'aide.

Étape 2 Vérifiez les paiements : Confirmez que les montants à verser sont corrects. En utilisant l'intégration de PayFit avec votre banque, vous pouvez faciliter le processus de paiement une fois la clôture réalisée. Pour en savoir plus sur les options de paiement, consultez cette fiche d'aide.

Étape 3 Lancez la clôture : Une fois que tout est vérifié, procédez à la clôture de la paie pour que les bulletins soient générés et que la paie soit définitivement validée.

Commencer la clôture

Une fois que vous avez réalisé les vérifications des étapes 1 et 2, cliquez sur "Commencer la clôture" dans l'encart de l'étape 3.

1. Mode de clôture

Choisissez l'une des deux options :

Programmer votre clôture : Choisissez cette option si vous souhaitez que votre clôture de paie soit programmée pour une date future ou dans la soirée.
Clôturer immédiatement : Sélectionnez cette option pour lancer la clôture de la paie dès que vous aurez validé toutes les informations nécessaires.

2. Notification bulletins

Lors de cette étape, vous pouvez activer ou désactiver l'envoi automatique des notifications par e-mail aux collaborateurs pour les informer que leurs bulletins de paie sont disponibles dans leur espace personnel.

3. Récapitulatif

Avant de finaliser la clôture de la paie, vous pouvez revoir toutes les configurations et choisir une date spécifique pour la génération des bulletins. Après avoir passé en revue et configuré les options ci-dessus, vous pouvez procéder à la clôture de votre paie.

Une fois la paie clôturée, PayFit générera automatiquement tous les documents nécessaires tels que les bulletins de paie et les déclarations sociales, et les enverra aux organismes concernés.

Ce n’est pas votre première clôture de paie sur PayFit

Zone supérieure : Indicateurs de “Prêt à clôturer”

La zone supérieure de l'interface de clôture de paie comporte des indicateurs qui vous renseignent sur l'état de la paie et les actions nécessaires à réaliser avant la clôture :

🔴 Tâches requises : Une ou plusieurs tâches doivent être complétées avant de pouvoir clôturer la paie. Vérifiez les détails pour identifier les actions spécifiques à réaliser.
🟡 Prêt pour validation : Toutes les tâches sont complétées, et vous pouvez valider et programmer la clôture de la paie.
🟢 Clôture programmée : La clôture de la paie est validée, vous pouvez la programmer quand vous le souhaitez. Aucune action supplémentaire n'est requise à ce stade.

Zone inférieure : Vérifications pour une paie juste

La zone inférieure est dédiée aux vérifications finales pour s'assurer de l'exactitude de la paie :

Vérifier les contrats : Assurez-vous d'ajouter ou de supprimer les collaborateurs nécessaires, et vérifiez ceux dont la période d'essai se termine.
Vérifier les bulletins : Contrôlez les bulletins de chaque collaborateur pour vous assurer de leur exactitude.
Absences et notes de frais : Enregistrez toutes les absences et les notes de frais du mois en cours.
Examiner la masse salariale : Comparez la masse salariale de ce mois avec celle du mois précédent pour détecter des anomalies.
Notifications des bulletins : Vérifiez les paramètres de notification pour vous assurer que les collaborateurs sont correctement informés de la disponibilité de leur bulletin.

Gestion automatique ou manuelle de la clôture de la paie

Automatique

Si vous optez pour la clôture automatique de la paie, celle-ci sera effectuée à la date pré-programmée. Vous avez toujours la possibilité de revenir sur l'interface pour effectuer une clôture immédiate si nécessaire.

Une fois les tâches requises résolues, le statut en haut de page affichera un voyant vert indiquant « Programmée pour » à la date prévue de votre clôture. Il n'est pas nécessaire de valider la paie. Vous pouvez modifier la date programmée ou procéder à une clôture immédiate à tout moment en cliquant sur le bouton "Modifier la date de clôture".

Manuelle

Pour une gestion manuelle, vous devez valider et programmer la clôture vous-même. Cette option est utile pour les entreprises qui préfèrent un contrôle final systématique avant l'envoi des bulletins.

Une fois que vous avez résolu les éventuelles tâches requises et que vous avez réalisé toutes les actions nécessaires pour la bonne gestion de votre paie, le statut en haut de page affiche un voyant jaune "En attente de votre validation". Il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu "Clôturer votre paie" dans la zone supérieure du module.

Cette action vous permettra de valider officiellement votre paie du mois et d’en programmer la clôture : le soir même ou le dernier jour du mois par exemple.

Une fois cette étape terminée, l’écran principal du module se mettra à jour et affichera un voyant vert : votre paie est validée et programmée.

Paramétrage de la clôture

Vous pouvez ajuster ou modifier vos paramètres de clôture à tout moment en accédant à la section "Paramétrer votre clôture" dans vos paramètres de paie.

Une fois la paie validée, vous pouvez encore apporter des changements à votre paie

Vous pouvez toujours modifier votre paie du mois après l’avoir validée (par exemple : ajouter un congé pour un collaborateur). Et vous n'aurez pas besoin de la valider à nouveau.

👉 Notez bien

Des tâches requises peuvent survenir après la validation de votre paie et ainsi bloquer sa génération. Dans ce cas, votre paie ne sera pas clôturée à la date choisie même si elle a déjà été validée. Vous devrez résoudre la tâche requise pour la débloquer.

Par exemple :

Si vous mettez fin au contrat d'un collaborateur sur le mois en cours après avoir validé votre paie, une tâche requise apparaîtra et votre paie sera bloquée. Elle ne se clôturera pas à la date prévue. La tâche requise vous invitera à finaliser la fin de contrat pour débloquer la clôture de paie. Vous n'aurez pas besoin de re-valider la paie, mais simplement de résoudre la tâche requise.