La Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE) est une formalité dont vous devez obligatoirement vous acquitter auprès de l'Urssaf lorsque vous embauchez un collaborateur (qu'il soit de nationalité française ou non).
A quoi sert la DPAE ?
Déclarer vos futurs collaborateurs auprès de l'Urssaf.
Déclencher l'ouverture d'accès des DUCS EFI / EDI Urssaf via Net Entreprises (cela permet à PayFit de passer directement par Net Entreprises pour réaliser vos déclarations) ;
Réaliser la demande d'immatriculation d'un collaborateur au régime général de la Sécurité Sociale ;
Réaliser la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage ;
Effectuer la déclaration d'embauche du collaborateur auprès du Service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
Réaliser la liste des collaborateurs embauchés pour l'établissement de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
La DPAE est-elle obligatoire pour tous les collaborateurs ?
La DPAE est obligatoire pour toute embauche d'un collaborateur relevant du régime général de la Sécurité Sociale, quelles que soient les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement.
Seuls sont exceptés :
les stagiaires puisqu'ils n'ont pas la qualité de salariés (ils doivent en revanche être inscrits au registre du personnel) ;
les mandataires sociaux sans contrat de travail ;
les contrats successifs sans interruption dans la même entreprise (par exemple : un CDD qui évolue en CDI) ;
les adhérents au Titre Emploi Service Entreprise (Tese), au Titre Firme Etrangère (TFE) et au Chèque Emploi Associatif (CEA) car la DPAE est intégrée à ces dispositifs.
Combien de temps à l'avance faut-il réaliser la DPAE ?
La DPAE doit obligatoirement être effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de collaborateur (période d’essai comprise).
👉 Si vous souhaitez que PayFit gère la DPAE pour vous, il faudra nous l'indiquer dans PayFit au lors de la création du collaborateur. Vous trouverez les étapes expliquées ci-dessous.
Comment faire pour réaliser une DPAE ?
La DPAE doit être transmise à l'Urssaf dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Pour la génération et l'envoi de la DPAE, deux options sont possibles.
🅰️ Confier à PayFit la gestion de la DPAE
Au moment d'ajouter le collaborateur sur PayFit, vous avez la possibilité de confier à PayFit la DPAE.
Nos équipes se chargeront alors d'éditer la DPAE directement sur le site de l'Urssaf et la mettront à disposition dans votre espace document PayFit une fois générée.
Pour cela,
renseignez la date de début de contrat ;
cochez "OUI" à la question : "Souhaitez-vous que PayFit remplisse la DPAE pour vous ?"
indiquez le Service de Santé au travail auquel votre entreprise est rattachée.
💡 Pour en savoir plus sur le choix du Service de Santé au travail, consultez cet article dédié.
Le Service de Santé au travail sera prévenu grâce à la DPAE et vous enverra un courrier pour rencontrer le collaborateur.
👉 Notez bien
PayFit ne pourra pas réaliser cette DPAE pour vous à temps si vous ajoutez le nouveau collaborateur dans PayFit moins de 8 jours avant la date d'embauche (période d'essai incluse). Il faudra dans ce cas compléter vous mêmes le formulaire de DPAE en utilisant le lien fourni plus haut dans l'article.
🅱️ Générer et envoyer la DPAE vous-même
Vous pouvez l'effectuer en remplissant ce formulaire sécurisé en ligne. Une fois la déclaration validée, un accusé de réception vous sera délivré automatiquement.
A partir de votre deuxième déclaration d’embauche, le formulaire sera pré-rempli avec les données de l’entreprise.
Dans ce cas, veuillez répondre"NON" à la question "Souhaitez-vous que PayFit remplisse la DPAE pour vous ?" au moment de l'ajout du collaborateur sur PayFit.
💡A partir de juin 2022, il n’est plus possible d’envoyer à l’Urssaf les DPAE par e-mail.
Comment annuler une DPAE ?
Il n’est pas possible d’annuler une DPAE.
En effet, depuis le décret n°2011-681 du 16 juin 2011 portant sur la simplification de la déclaration d’embauche, l’employeur n’a plus la possibilité de demander l’annulation d’une DPAE, même si celle-ci est faite à tort.
En cas d’erreur sur une DPAE
Il faut dans ce cas soumettre une nouvelle DPAE qui annulera la précédente. Consultez notre article dédié pour en savoir plus.
Si le nouveau collaborateur ne rejoint finalement pas votre entreprise
Vous n'avez aucune démarche à effectuer pour annuler sa DPAE. La DPAE est une déclaration d'intention d'embaucher. Elle n'oblige pas à ce qu'une embauche devienne effective dans les jours qui la suivent.
Dans PayFit, vous pouvez alors simplement supprimer le collaborateur et la DPAE générée dans la catégorie "Documents" > "Documents collaborateurs".
💡 Pour plus d'informations sur la DPAE, rendez-vous sur cet article de notre blog.