Voici les questions que vous pouvez vous poser au moment d’ajouter un collaborateur.
1️⃣ Le nouveau collaborateur est encore “en attente” alors que j’ai terminé de compléter son profil.
Vous avez terminé l’ajout d’un nouveau collaborateur et PayFit indique qu’il est encore en attente ?
👉 Cela signifie que le collaborateur débute son contrat sur un mois ultérieur au mois de paie actuel de votre compte PayFit.
Par exemple : si votre compte PayFit se trouve sur la paie du mois de janvier et que le collaborateur débute au mois de février, il apparaîtra “en attente” jusqu’à ce que la paie du mois de janvier soit clôturée et que votre compte PayFit passe sur le mois de février. C’est-à-dire le mois correspondant à sa date d’embauche. Vous pouvez retrouver le mois d'arrivée en bleu sous son nom.
✅ Lorsque le profil n’est plus en attente, la fiche du nouveau collaborateur est débloquée.
Vous pouvez alors :
saisir ses variables de paie ;
visualiser son bulletin de paie.
💡 Un statut "En attente" peut également apparaître si vous n'avez pas encore terminé de compléter le profil du collaborateur. Retrouvez les différents cas possibles dans cette fiche pratique.
2️⃣ J'ai besoin de changer une DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) qui a déjà été envoyée : comment faire ?
Vous avez créé un nouveau contrat dans PayFit, la DPAE a été générée et envoyée mais un changement de dernière minute s’est produit et le collaborateur ne commencera finalement pas à la date prévue.
Si c’est votre cas, contactez votre conseiller PayFit via le bouton situé en bas de cet article.
💡 Vous devez être connecté à votre compte PayFit pour que ce bouton soit disponible.
3️⃣ Comment ajouter un nouveau contrat pour un collaborateur qui existe déjà dans PayFit ?
Un collaborateur qui a quitté votre entreprise rejoint à nouveau vos effectifs ?
💡Dans certaines situations, il se peut que le collaborateur soit toujours visible dans la liste des collaborateurs. Dans ce cas, vous pouvez créer un nouveau contrat depuis sa fiche. Pour en savoir plus, consultez cette fiche pratique.
Sinon, PayFit conserve un historique des collaborateurs archivés. Au moment d’ajouter ce collaborateur, il vous suffira de cliquer sur le bouton “Créez un nouveau collaborateur sur la base d'un profil existant”.
💡 Consultez cet article pour en savoir plus.
4️⃣ Comment embaucher un stagiaire en fin de stage : en CDD ou en CDI ?
Félicitations pour ce recrutement !
Pour connaître la démarche, consultez cette fiche pratique J’embauche mon stagiaire en CDD ou CDI.
5️⃣ Le profil du nouveau collaborateur n’est pas visible alors que j’ai terminé de compléter toutes les étapes
Vous venez de valider toutes les étapes de création de profil pour votre nouveau collaborateur (informations personnelles et contractuelles ; temps de travail et rémunération) mais le profil n’est pas visible dans la liste des collaborateurs.
Vous pouvez actualiser votre page en la rechargeant. Cela devrait vous permettre d’afficher le nouveau profil dans la liste avec tous vos collaborateurs.
Si le problème persiste, veuillez contacter le Service client.
6️⃣ Quelles sont les conséquences d’un paramétrage incorrect lors de l’ajout d’un collaborateur, et comment prévenir les erreurs de saisie ?"
Choisir une option incorrecte lors du paramétrage d'un profil collaborateur peut entraîner des erreurs dans le calcul de la paie, des déclarations sociales, fiscales erronées et potentiellement des anomalies en DSN. Pour éviter ces erreurs, il est essentiel de :
Vous assurer que les données relatives à l'identité du collaborateur (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité Sociale) sont correctes.
Confirmer que les détails du contrat, tels que la date de début et le type de contrat, sont exacts.
Vérifier que le temps de travail et le salaire de base sont bien renseignés.
Vous assurer que les informations sur la mutuelle, la prévoyance et la retraite sont complètes.
Pour plus de détails sur la création et la vérification des profils, vous pouvez consulter ces fiches d'aide : Créer les profils de vos collaborateurs avant votre première paie sur PayFit et Ajouter un collaborateur sur PayFit.