Les notes de frais sont des documents particulièrement encadrés par la loi qui permettent aux collaborateurs d'être remboursés de frais professionnels (repas, transport, logement, etc.)

Le module "Notes de frais" est une fonctionnalité additionnelle à votre formule PayFit.

Si vous souhaitez activer ce module, n'hésitez pas à contacter le support PayFit.

Rendez-vous dans la catégorie ”Éléments de rémunération” > ”Notes de frais”. Puis cliquez sur “Paramètres des notes de frais”, puis sur le bouton "Gérer l'activation".

💡 Le bouton "email" vous permet d'envoyer une notification au collaborateur, le prévenant qu'il dispose à présent de la fonctionnalité Notes de frais.

Les collaborateurs pourront immédiatement déposer leurs demandes de notes de frais (repas, transports, indemnités kilométriques, hôtels/logement, etc.) directement depuis leur espace personnel.

Une fois le module activé par l'équipe support PayFit, rendez-vous dans la catégorie "Eléments de rémunération" > "Notes de frais". Puis cliquez sur le bouton “Paramètres des notes de frais”.

1️⃣ Commencez par définir le montant plafond pour les notes de frais de vos collaborateurs.

2️⃣ Choisissez le type d'alerte qui s'affichera lorsque le collaborateur dépasse le montant autorisé.

3️⃣ Choisissez si vous voulez rendre obligatoire l'ajout d'un reçu (recommandé) ou d'un commentaire.

Il s'agit de règles spécifiques qui s'appliqueront en fonction des types de dépenses.

Descendez jusqu'à l'encart "Politiques personnalisées" et cliquez sur "Nouvelle politique personnalisée".

1️⃣ Sélectionnez la catégorie de dépense que vise cette politique personnalisée.

2️⃣ Précisez le montant plafond pour cette catégorie de dépense.

3️⃣ Choisissez si vous souhaitez afficher une alerte alarmante ou bloquante.

4️⃣ Ajoutez si vous le souhaitez un message d'alerte personnalisé pour ce type de dépense.

💡 Vous pouvez créer autant de politiques personnalisées qu'il existe de catégories de dépenses.

💡 Si vous n'avez pas créé de politique personnalisé pour une certaine catégorie (par exemple : indemnités kilométriques), c'est la politique générale qui s'appliquera.

Lors de la création d'une note de frais, le collaborateur pourra retrouver un résumé des montants plafonds autorisés pour chaque type de dépense.

Si toutefois il tente de soumettre une note de frais dont le montant dépasse la limite autorisée pour ce type de dépense, une alerte l'en avertira (et éventuellement bloquera la soumission de la note de frais).

Exemple d'alerte bloquante

Une fois qu'un collaborateur a été autorisé à accéder au module "Note de frais", il pourra retrouver un nouveau menu dédié dans son espace personnel qui lui permettra d'ajouter (ou de demander l'annulation) de notes de frais.

💡 Le module est capable de reconnaître le contenu des notes de frais que vont scanner ou prendre en photos vos collaborateurs, ce qui permet de pré-remplir les notes de frais avec toutes les informations clés (date, type de dépense, montant TTC et TVA, etc.)

Une fois la note de frais enregistrée par le collaborateur, elle sera envoyée à son manager et à l'administrateur du compte pour validation.

💡 Consultez cet article pour en savoir plus sur le fonctionnement de ce module côté employé. Si vos collaborateurs ont des questions sur ce module, n'hésitez pas à leur transmettre le lien vers cet article.

Les administrateurs du compte PayFit et les managers des collaborateurs concernés recevront une notification sur leurs espaces et pourront directement valider ou refuser les notes de frais depuis leur section Validations.

💡 Utilisez les organigrammes & workflows pour définir quels managers doivent valider les notes de frais de quels collaborateurs. Pour cela, rendez-vous dans le menu Equipe puis dans la partie Organigramme ou Workflows.

💡 Astuce : si vous avez à la fois un rôle d'Administrateur et de Manager (cf Les différents rôles sur PayFit), vous pouvez filtrer la vue des demandes pour afficher uniquement les demandes des personnes que vous managez. Pour cela cochez la case "Mes validations" dans la sous-catégorie concernée du menu "Demandes à valider".

Le collaborateur doit pouvoir justifier que ces frais ont été exposés pour les besoins de son activité professionnelle (et non pas personnelle) et dans l'intérêt de l'entreprise.

🚫 Le remboursement des notes de frais ne peut être déduit de la rémunération du collaborateur.

Ce remboursement constitue une obligation pour l'employeur. Le contrat de travail du collaborateur ne peut pas contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle seront pris en charge par le collaborateur.

Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour :

Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.

Les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration fiscale ne sont pas dépassés et s'ils sont justifiés.

En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales.
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​Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

ℹ️ Dans les deux cas, les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

Pour le bénéficiaire du remboursement de frais (donc le collaborateur), le montant reçu n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu (= aucun prélèvement à la source n'est appliqué sur les notes de frais).

Grâce à notre outil de dématérialisation des notes de frais, vous n'êtes plus tenu de conserver les originaux papiers des notes de frais saisies dans PayFit après le 3 juin 2020.

Pour que la dématérialisation soit bien prise en compte, il faut obligatoirement que la note de frais soit validée par l’administrateur ou le manager.
Une fois la note de frais validée, sa version dématérialisée fait foi en cas de contrôle.

Rendez-vous dans la catégorie "Éléments de rémunération" > "Notes de frais".

Le bouton "Exporter" vous permet de télécharger un fichier Excel avec le récapitulatif de toutes les notes de frais du mois détaillé : coût, catégorie, TVA, code projet, etc.

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de modifier ou annuler une note de frais déjà validée.

💡 Vous avez la possibilité de modifier l'intitulé de la note de frais (si vous ne souhaitez pas garder l'intitulé renseigné par le collaborateur par exemple).

➡️ Pour cela, rendez-vous dans la catégorie "Eléments de rémunération" > "Notes de frais", cliquez sur "Editer" et sélectionnez le collaborateur concerné en cliquant sur le montant total de ses notes de frais. Puis cliquez sur "Modifier" (en cliquant sur le crayon). Vous pouvez alors renommer l'intitulé de la note de frais et sauvegarder.

Lorsque vous ajoutez une note de frais pour un collaborateur, et que vous sélectionnez "repas" comme type de notes de frais, vous avez la possibilité de cocher la case "Repas professionnel".

Cette case vous permet de déduire un titre-restaurant du solde du collaborateur, afin de ne pas subventionner deux fois le repas du collaborateur en question.

1️⃣ Commencez par valider la demande de note de frais soumise par le collaborateur.

2️⃣ Rendez-vous ensuite dans la catégorie "Modes de paiement" > "Générer des fichiers SEPA". Repérez le bloc lié aux notes de frais.

3️⃣ Vous retrouvez le collaborateur avec la note de frais validée. Cliquez sur le montant du remboursement SEPA.

4️⃣ Choisissez “Salarié à intégrer” au SEPA ainsi que le montant à rembourser. Le montant peut être égal ou inférieur au montant total de la note de frais. Sauvegardez les changements.

5️⃣ Cliquez sur le bouton "Générer le SEPA des notes de frais" pour recevoir le fichier, puis transmettez-le à votre banque pour permettre le virement.

✅ Sur le bulletin de paie du collaborateur, vous retrouverez :

Cette seconde ligne permet de ne pas régler une seconde fois la note de frais sur le bulletin de paie.

Dans le cas où vous choisissez de ne pas générer de fichier SEPA en cours de mois, les notes de frais seront réglées en même temps que l’ensemble des salaires. Elles seront intégrées dans le fichier SEPA des nets à payer en fin de mois (après la clôture de paie).

En tant qu'Administrateur, vous avez la possibilité d'autoriser ou de refuser à vos collaborateurs la possibilité de modifier un montant qui a été converti automatiquement depuis une devise étrangère.

💡 Si vos collaborateurs ont des frais bancaires, il peut être intéressant de leur laisser cette possibilité : ils pourront ainsi ajouter eux-mêmes le montant de ces frais au montant converti.
1. Rendez-vous dans la catégorie "Eléments de rémunération" > "Notes de frais" ;
2. Cliquez sur "Paramètres des notes de frais" ;
3. Dans la section "Politique Générale" sous "Réglages additionnels" vous pouvez décider d'autoriser ou non vos collaborateurs à modifier eux-mêmes le montant converti en cochant la case "Montant converti modifiable".

💡 Pour en savoir plus sur les notes de frais, consultez cet article de notre blog.