Toutes les collections
Les fondamentaux
Vérifier et clôturer votre paie du mois sur PayFit
Vérifier et clôturer votre paie du mois sur PayFit
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Vous avez saisi dans PayFit tous les éléments pour la paie du mois en cours (primes, absences, repas, transports, nouveaux contrats, etc.).

Puis vous avez vérifié les bulletins de paie.

Il est maintenant temps de valider votre paie et de programmer sa clôture.

Pour cela, rendez-vous dans votre espace administrateur et cliquez sur Vérifier et clôturer la paie dans le menu latéral gauche.

Trois modules sont disponibles :

  • “Suivre les contrats” ;

  • “Vérifier les bulletins” ;

  • “Clôturer la paie”.

Comment fonctionne le module “Suivre vos contrats” ?

Le module “Suivre les contrats” contient 3 onglets. Ils permettent d’avoir une vue récapitulative concernant le mois en cours :

  • les entrées (nouveaux salariés) ;

  • les sorties (fins de contrat) ;

  • les fins de périodes d’essai.

Cliquez sur le bouton “Ce que nous vous recommandons de vérifier” présent dans chacun des onglets et suivez nos recommandations. Vous pourrez facilement identifier des informations manquantes (par exemple, si vous avez oublié d’ajouter un nouveau salarié ou ses coordonnées bancaires).

👉 Notez bien

A partir du 27 décembre 2022 le versement du salaire doit obligatoirement être réalisé sur un compte bancaire dont le salarié est titulaire ou co-titulaire.
Selon l'article R.3246-1 du code du travail, en cas de non-respect de cette obligation, les entreprises encourent une amende prévue pour les contraventions de 3ème classe, pouvant aller jusqu’à 450€ par salarié concerné.

Cette étape de vérification des contrats du mois en cours est primordiale afin d’éviter de futures lourdes régularisations.

Vous pourrez toujours revenir dans ce module plus tard dans le mois et y appliquer des modifications avant de valider votre paie.

Comment fonctionne le module “Vérifier les bulletins” ?

Vous accédez ici aux bulletins de paie provisoires du mois en cours. Nous vous conseillons de procéder à l’étape de vérification des bulletins juste avant votre clôture de paie.

Pour en savoir plus, consultez notre fiche pratique : Vérifier les bulletins.

Comment fonctionne le module “Vérifier et clôturer la paie” ?

Le module “Vérifier et clôturer la paie” vous permet :

  • de valider que la paie du mois en cours est conforme de votre côté ;

  • puis de planifier la date et l’heure à laquelle la paie sera automatiquement clôturée et les bulletins générés.

Les étapes pour valider et clôturer votre paie

Depuis le module “Vérifier et clôturer la paie du mois sur PayFit” > “Clôturer la paie” :

1️⃣ Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que votre paie soit clôturée et vos bulletins générés ce mois-ci.

2️⃣ Vérifiez la paie du mois avant la date que vous aurez choisie et marquez la paie comme "validée".

3️⃣ Le jour J, PayFit va clôturer automatiquement la paie si vous l'avez validée.

Si vous ne l'avez pas validée, la paie sera tout de même clôturée le 9 du mois suivant afin de permettre l’envoi de votre DSN.

Voyons plus en détail le fonctionnement de ce module.

Le tutoriel

Lorsque vous cliquez sur “Vérifier et clôturer la paie du mois sur PayFit” > “Clôturer la paie” pour la première fois, un tutoriel vous présente le module dans les grandes lignes.

Suivez simplement les indications qui apparaissent à l’écran : elles vous mèneront à l’écran du module principal.

L’écran principal du module

Il est composé de deux zones.

La zone supérieure du module

La zone supérieure vous indique le statut de votre paie.

L’encart de gauche vous aide à identifier si des actions (tâches) requises bloquent la clôture de paie. Elles peuvent concerner l’établissement ou les salariés.

Les codes couleurs sont les suivants :

🔴 Une ou plusieurs actions requises empêchent la clôture de votre paie.

🟡 Vous pouvez valider et programmer la clôture de votre paie.

🟢 Vous avez validé et programmé la clôture de votre paie.

L’encart de droite indique la date que vous avez sélectionnée pour la clôture de votre paie ce mois-ci.

💡 Pour changer cette date, cliquez simplement sur le bouton “Valider et clôturer la paie”. Il vous permet également de valider votre paie.

Notez bien que le bouton “Clôturer votre paie” sera inactif si vous êtes dans l'un des cas suivants :

  • vous n'avez pas encore résolu les éventuelles actions requises qui peuvent bloquer votre paie ;

  • vous essayez de clôturer votre paie avant le 16 du mois en cours (par exemple : il est possible de clôturer votre paie du mois de janvier à partir du 16 janvier uniquement).

💡 Si vous avez déjà validé ou programmé votre clôture de paie, l’encart de droite vous permettra de modifier la date si nécessaire.

Un bouton "Afficher le calendrier" en haut à droite de la zone supérieure vous rappelle les principales dates et échéances de votre paie.

La zone inférieure du module

La zone inférieure du module vous propose des liens rapides vers les principales actions et vérifications que vous devriez effectuer chaque mois pour assurer la bonne gestion de votre paie :

  • Vérifier les employés à ajouter, supprimer ou qui terminent leur période d'essai (le bouton “Vérifier” vous renvoie vers le module “Suivre les contrats” abordé en haut de cette fiche pratique).

  • Vérifier les bulletins de paie de chaque employé.

  • Ajouter les absences et notes de frais pour le mois.

  • Examiner la masse salariale du mois en cours (et la comparer à celle du mois précédent).

  • Vérifier dans les paramètres la manière dont les employés seront notifiés lorsque leur bulletin de paie sera disponible dans leur espace.

Valider et programmer la paie

Une fois que vous avez résolu les éventuelles actions requises et que vous avez réalisé toutes les actions nécessaires pour la bonne gestion de votre paie, le statut en haut de page affiche un voyant jaune “En attente de votre validation”. Il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu “Clôturer votre paie” dans la zone supérieure du module.

Cette action vous permettra de valider officiellement votre paie du mois et d’en programmer la clôture : le soir même ou le dernier jour du mois par exemple.

Une fois cette étape terminée, l’écran principal du module se mettra à jour et affichera un voyant vert : votre paie est validée et programmée.

👉 Notez bien

Si vous le souhaitez, il est possible de supprimer l’étape de validation de la paie. Votre paie sera alors automatiquement clôturée à la date prévue chaque mois sans action, ni validation de votre part.

⚠️ Attention : si vous supprimez cette étape, veillez à bien vérifier les bulletins de paie des salariés avant la date de clôture prévue pour éviter toute erreur et de futures lourdes régularisations.

Pour retirer l’étape de validation, rendez-vous dans la zone supérieure du module et cliquez sur “Paramétrer votre clôture”. Cochez “Automatiquement : PayFit lance votre paie à la date ci-dessus sans votre intervention".

Vous pourrez toujours modifier la date de clôture si besoin en cliquant sur le bouton “Modifier la date de clôture”, ou réactiver l’étape de validation ultérieurement.

Une fois la paie validée, vous pouvez encore apporter des changements à votre paie

Vous pouvez toujours modifier votre paie du mois après l’avoir validée (par exemple : ajouter un congé pour un salarié). Et vous n'aurez pas besoin de la valider à nouveau.

👉 Notez bien

Des actions requises peuvent survenir après la validation de votre paie et ainsi bloquer sa génération. Dans ce cas, votre paie ne sera pas clôturée à la date choisie même si elle a déjà été validée. Vous devrez résoudre l'action requise pour la débloquer.

Par exemple :

Si vous mettez fin au contrat d'un salarié sur le mois en cours après avoir validé votre paie, une action requise apparaîtra et votre paie sera bloquée. Elle ne se clôturera pas à la date prévue. L'action requise vous invitera à finaliser la fin de contrat pour débloquer la clôture de paie. Vous n'aurez pas besoin de re-valider la paie, mais simplement de résoudre l'action requise.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?