Avant de procéder à une fin de contrat, nous vous invitons à être vigilant quant aux informations du collaborateur :
les informations relatives à son identité (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité Sociale …) ;
les informations relatives à son contrat de travail (nature du contrat, date de début de contrat, temps de travail).
Ces données sont inscrites dans vos DSN mensuelles et les organismes les récupèrent pour diverses opérations. Par exemple, France Travail (ex Pôle Emploi) récupère ces données pour générer l'AER (attestation employeur re-matérialisée). En cas d'erreur perçue trop tard, le processus de régularisation peut s'avérer long et complexe.
La rupture conventionnelle permet à l'employeur et au salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) de convenir d'un commun accord des conditions de la rupture du contrat de travail qui les lient.
Ce mode de rupture du contrat de travail prévu par la loi est ouvert à certains salariés, sous conditions.
Vous devez suivre 5 étapes pour opérer une rupture conventionnelle sur PayFit :
définir la fin de contrat ;
valider les indemnités de fin de contrat ;
générer les documents de fin de contrat (le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail) ;
valider la déclaration de fin de contrat (permettant à PayFit de la déclarer auprès de France Travail (ex Pôle Emploi)) ;
compléter l'AER.
💡Avant de mettre fin au contrat, si vous le souhaitez vous pouvez réaliser une simulation en suivant les étapes de cette fiche pratique : Simuler une fin de contrat.
Étape 1 : préparer la fin de contrat
1️⃣ Rendez-vous sur l'onglet "Contrat" du collaborateur concerné, dans l'encart "Mettre fin au contrat" et cliquez sur "Configurer la fin de contrat".
Dans l’encart “Définir la fin de contrat”, cliquez sur le bouton “Commencer”.
2️⃣ Choisissez ensuite "Rupture conventionnelle" comme motif de rupture.
💡 Quelques rappels concernant la rupture conventionnelle sont indiqués sur PayFit :
un entretien doit avoir lieu entre l’employeur et le salarié ;
à la suite de cet entretien, les deux parties signent une convention de rupture qui définit les conditions encadrant cette rupture. Un délai de rétractation de 15 jours calendaires suit la signature de cette convention ;
à la fin du délai de rétractation, l'employeur envoie une demande d’homologation à la DDETS (anciennement la DIRECCTE) via le télé-service en ligne ;
l’administration dispose ensuite d’un délai de 15 jours ouvrables pour notifier sa décision.
💡 Depuis le 1 avril 2022, le télé-service est la seule manière d'envoyer une demande d'homologation de rupture conventionnelle. Si vous êtes dans l'incapacité d'utiliser le télé-service et que vous en avez informé la DDETS, vous pouvez envoyer le formulaire CERFA par voie postale. Pour contacter la DDETS : rendez-vous ici.
👉 Notez bien
Tant que le contrat n'est pas arrivé à expiration, le salarié poursuit son activité dans les conditions habituelles. Il peut prendre des congés payés durant cette période.
3️⃣ Indiquer ensuite la date de fin de contrat décidée par l’employeur et le salarié dans la convention de rupture dans l'encart "Calendrier".
Puis, cliquez sur le bouton “Sauvegarder les changements” pour valider.
✅ La date de fin de contrat du salarié est bien enregistrée sur PayFit.
Consultez notre fiche pratique pour en savoir plus sur les étapes d’une fin de contrat : 📕 Le grand guide "mettre fin au contrat de travail".
Étape 2 : valider les indemnités de fin de contrat
💡 Pour passer à la seconde étape de validation des indemnités de fin de contrat, les variables de paie (absences, primes, avantages en nature, etc.) doivent toutes être saisies pour le salarié concerné. Ces données peuvent avoir un impact sur le calcul des indemnités.
Si vous validez les indemnités de contrat, vous ne pourrez plus saisir de nouvelles variables. Il vous faudra annuler l’intégralité de la fin de contrat pour saisir des variables, puis recommencer toutes les étapes de la fin de contrat.
1️⃣ Lorsque toutes les variables du salarié ont bien été renseignées, rendez-vous dans l’encart “Valider les indemnités de fin de contrat” et cliquez sur “Commencer”
2️⃣ Vérifiez les indemnités suivantes :
l’indemnité de rupture conventionnelle (déterminée par la convention collective ou le légal) ;
vous pouvez aussi vous entendre avec votre salarié pour lui verser une indemnité transactionnelle. Cette transaction est obligatoirement établie par écrit ;
l’indemnité compensatrice de congés payés.
Cliquez sur "Voir les détails" pour en savoir plus sur chaque indemnité.
💡 Bon à savoir
L’indemnité de rupture conventionnelle est exonérée de cotisation et de CSG/CRDS dans les limites prévues par la législation sociale, y compris si le salarié est en droit de bénéficier d’une pension de vieillesse d’un régime légalement obligatoire.
Sur la fraction d’indemnité exonérée de cotisations, une contribution patronale de 30 % est due par l’employeur.
Pour plus d’informations sur le sujet, rendez-vous sur cette page du site boss.gouv.fr
3️⃣ Lorsque les indemnités sont ajoutées, cliquez sur le bouton “Valider les indemnités”.
Étape 3 : générer le solde de tout compte et le certificat de travail
Enfin, vous devez vérifier les éléments du Solde de Tout Compte, pré-remplir si vous le souhaitez les informations du signataire et définir le mode de paiement souhaité. Pour cela rendez-vous dans l’encart “Générer les documents de fin de contrat” et cliquez sur le bouton "Commencer”.
Le solde de tout compte et le certificat de travail sont directement disponibles dans la catégorie "Documents" > "Gestion des documents".
Étape 4 : valider la déclaration de fin de contrat (envoi de la déclaration France Travail (ex Pôle Emploi))
Rendez-vous dans l’encart “Valider la déclaration de fin de contrat” et cliquez sur "Commencer”. Ici, renseignez le contact France Travail (ex Pôle Emploi) au sein de l'entreprise. Pour valider, cliquez sur "Envoyer la déclaration à France Travail (ex Pôle Emploi)".
En effectuant cette dernière action, PayFit envoie un signalement FCTU (fin de contrat de travail unique) à France Travail (ex Pôle Emploi).
France Travail (ex Pôle Emploi) génère un document de synthèse à partir de l’historique :
des 24 derniers mois pour les salariés de moins de 53 ans ;
des 36 derniers mois pour les salariés de plus de 53 ans.
Ce document de synthèse se nomme l’AER (Attestation Employeur Re-matérialisée).
💡 A partir de la réception du signalement FCTU, France Travail (ex Pôle Emploi)i génère l'AER en 48h au plus tôt 7 jours avant la fin effective du contrat du salarié.
Vous mettez fin au contrat de votre salarié et le logiciel n’évoque pas la FCTU ? Il vous demande de valider une AED ?
En raison de contraintes techniques, PayFit conserve le système AED pour certains salariés. Une tolérance administrative existe pendant quelques semaines afin de faciliter la transition entre le nouveau système FCTU et l’ancien système d’AED.
Si votre salarié est concerné, procédez à la génération de l’AED comme demandé par PayFit. Contrôlez les informations renseignées dans les différents tableaux et validez l’opération. Des indications vous aideront étape par étape. L’AED sera disponible sous 48h dans le menu "Documents" > "Gestion des documents". Contactez le support PayFit si vous avez besoin d’aide.
Étape 5 : compléter l'AER
Une fois l'AER disponible, vous pouvez la récupérer dans vos documents ( "Documents" > "Gestion des documents", sous le type de document "Attestation France Travail").
Avant de remettre l’AER au salarié, vous devez compléter la section ”8. authentification par l’employeur” soit :
en complétant la partie à la main après avoir imprimé l’AER ;
en modifiant le document PDF directement sur votre ordinateur.
Pour modifier le document PDF, cliquez sur les trois points “...” et téléchargez l’AER.
Descendez tout au bas de la page jusqu’à la section ”8. authentification par l’employeur”. Le motif de la rupture du contrat de travail est déjà renseigné.
Complétez et cochez les autres champs nécessaires. La signature et le cachet de l’entreprise pourront être ajoutés à la main.
✅ Enregistrez et imprimez le document pour le remettre au salarié.
👉 Notez bien
Vous ne pouvez pas modifier les autres blocs de l’AER. Si vous constatez une erreur, c’est qu’une ou plusieurs erreurs se sont glissées dans vos précédentes DSN. Consultez notre fiche pratique : Le contenu de l’AER doit être modifié ou complété.
👉 Notez bien
Nous vous invitons à consulter notre fiche pratique si l'un des documents de fin de contrat n'est pas disponible : L'AER (Attestation France Travail (ex Pôle Emploi)), le STC (Solde de Tout Compte) ou le certificat de travail ne sont pas disponibles dans PayFit.
Par ailleurs, l'employeur doit remettre au salarié les documents suivants :
le certificat de travail ;
le solde de tout compte :
l'attestation France Travail (ex Pôle Emploi)(ou AER : Attestation Employeur Re-matérialisée).
👉 Notez bien
Si vous avez oublié d’entrer des variables de paie pour le salarié et que vous avez déjà saisi les indemnités de fin de contrat, nous vous invitons à annuler la fin de contrat. Vous pourrez saisir les variables manquantes puis mettre à nouveau fin au contrat.