Vous devez mettre fin à un contrat pour la première fois ? Ce guide va vous expliquer toutes les étapes à suivre sur PayFit.

L'action de mettre fin à un contrat sur PayFit vous permet de générer les documents de fin de contrat :

La fin de contrat sur PayFit se découpe en 5 étapes :

💡Avant de mettre fin au contrat, si vous le souhaitez vous pouvez réaliser une simulation en suivant les étapes de cette fiche pratique : Simuler une fin de contrat.

Pour mettre fin au contrat d’un collaborateur, il vous suffit de vous rendre sur l'onglet "Fin de contrat" de son profil et de cliquer dans l'encart "Configurer la fin de contrat" sur le bouton "Commencer" de l'étape "Définir la fin de contrat".

💡 Vous pouvez, depuis ce tableau de bord, accéder à notre foire aux questions à tout moment en cliquant sur “la foire aux questions à ce sujet”.

💡 Dans “voir un aperçu du calendrier de la fin de contrat”, vous aurez un récapitulatif des étapes à venir selon le type de fin de contrat.

Une fois l’étape “Définir la fin de contrat” validée, vous retrouverez les dates à jour dans l’aperçu du calendrier, personnalisées selon la fin de contrat.

L’employeur peut mettre fin à un contrat pour plusieurs motifs :

Pour renseigner le motif de fin de contrat dans PayFit, rendez-vous dans l’encart “Définir la fin de contrat”, cliquez sur le bouton “Commencer” et sélectionnez le motif qui correspond à votre situation.

Dans le cas d’une faute grave, sélectionnez “Licenciement” puis “Faute grave”. La faute du collaborateur est considérée comme une faute grave dès lors qu'elle rend impossible le maintien du collaborateur dans l'entreprise. Elle entraîne le départ immédiat du collaborateur. La faute grave peut être reconnue même si elle est commise pour la première fois.

En pratique, la faute grave est souvent admise dans les cas suivants :

Une fois le motif renseigné, la section “Calendrier” apparaît. Sélectionnez ensuite la date de notification de la fin de contrat.

Dans le cas d’un licenciement, sélectionnez également la date de l'entretien préalable au licenciement.

Dans le cas de la rupture conventionnelle, sélectionnez simplement la date de la signature de la convention.

💡Une évolution de l'attestationFrance Travail (ex Pôle Emploi) prévoit que désormais, c'est la date de fin de contrat qui est prise en compte pour le calcul des droits au chômage et non plus le Dernier Jour Travaillé Payé (DJTP). Ce dernier ne figure plus sur l'Attestation France Travail (ex Pôle Emploi).

Dans le cadre de chaque rupture, l’employeur doit respecter des procédures légales, et souvent des préavis. Ces éléments sont précisés sur PayFit pour chaque situation. L’encart “Préavis” ou "Prévenance" apparaît pour les collaborateurs qui sont concernés.

💡 Certaines absences prises durant la période de préavis ou délai de prévenance peuvent entraîner sa suspension.

C’est le cas pour :

La période de préavis ou délai de prévenance est alors repoussée pour une durée équivalente à celle de l’absence.

A l’étape du préavis ou délai de prévenance, si le collaborateur est concerné, PayFit vous indique les absences associées ainsi que les règles légales à ce sujet.

Lorsque vous avez renseigné la date de notification de fin de contrat, la date de préavis (ou délai de prévenance en cas de période d'essai) est automatiquement calculée.

Si vous souhaitez la modifier, cliquez "Modifier la date de fin du préavis effectué (ou pas du tout effectué : dispense totale)" (ou "Modifier la date de fin du délai de prévenance (ou pas du tout effectué : dispense totale)"), indiquez le contexte et renseignez la date de fin de préavis ou délai de prévenance souhaitée.

💡Si vous mettez fin à une période d'essai, en cliquant sur "Comment est calculée la durée théorique du délai de prévenance", vous obtiendrez une explication détaillée du délai de prévenance qui est à respecter en fonction de la situation du collaborateur, la loi et de sa convention collective.

💡Pour en savoir plus sur le préavis et le délai de prévenance, consultez cette fiche pratique : Le préavis et le délai de prévenance.

Une fois les informations renseignées, PayFit vous affiche un récapitulatif.

Prenez-en connaissance avant de valider les informations en cliquant sur le bouton “Sauvegarder les changements”.

Puis, cliquez sur le bouton “Commencer” dans l’encart "Valider les indemnités de fin de contrat" pour passer à l’étape suivante.

Rendez-vous dans l’encart “Valider les indemnités de fin de contrat” et cliquez sur “Commencer”.

Vous pouvez accéder à cette deuxième étape de fin de contrat uniquement lorsque la date de fin de contrat est sur le mois courant. Si la date de de fin de contrat est sur un mois futur, cette étape sera grisée et vous pourrez uniquement accéder à la simulation de fin de contrat.

Cette étape vous permet d'ajouter des éléments de paie manquants, si nécessaire.
Une fois les variables ajoutées, cochez la case "J'ai ajouté tous les éléments de paie" puis passez à l'étape suivante.

Selon le motif de la fin de contrat, des indemnités peuvent être à verser. Vous pouvez également ajouter une indemnité transactionnelle.

👉 Dans le cas où le collaborateur a cumulé plusieurs contrats successifs sans interruption de contrat (par exemple, un CDI suivant immédiatement un CDD) et si la prime de précarité n'a pas été versée à la fin du CDD, alors la période en CDD doit être comprise dans la FCTU.

Si vous souhaitez modifier ou connaître le détail de calcul des indemnités, cliquez sur "Voir les détails" de l'indemnité concernée.

Les éléments permettant de calculer l’indemnité s'affichent tels que le calcul de l’indemnité, l’ancienneté du collaborateur ainsi que le salaire de référence utilisé.

Une comparaison entre les dispositions légales et conventionnelles est effectuée. Prenons par exemple l’indemnité de licenciement. Légalement, le salaire de référence pris en compte est la moyenne la plus avantageuse entre les 12 mois et 3 mois de salaire précédant la notification de rupture du contrat. Vous pouvez visualiser chaque salaire pris en compte mois par mois dans l’onglet Salaire de référence.

Nous vous recommandons de ne pas modifier l'indemnité minimale légale ou conventionnelle. Ces modifications ont un impact sur les cotisations sociales dues aux organismes publics. Si vous souhaitez tout de même les modifier cliquez sur "Modifier le calcul".

Les jours de congés payés non soldés à la fin du contrat doivent être payés au collaborateur sous la forme d'une indemnité compensatrice de congés payés (ICCP). Si le nombre de jours obtenus après le décompte n'est pas un nombre entier (c'est-à-dire s'il s'agit d'un nombre avec une virgule), il devra être arrondi au nombre entier supérieur selon le Code du travail.

💡Par exemple : s'il reste au collaborateur 13,5 congés payés à solder, PayFit arrondira automatiquement à 14 jours de congés.

Vérifiez les informations, cochez "J'ai vérifié les indemnités de fin de contrat" puis cliquez sur "Valider les indemnités" pour passer à l'étape suivante.

Pour mettre fin au contrat, il est nécessaire de générer certains documents comme le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail. Pour cela, rendez-vous dans l’encart “Générer les documents de fin de contrat” et cliquez sur le bouton "Commencer".

💡 Le Solde de Tout Compte est un document destiné à faire un « inventaire » des montants versés au collaborateur au moment de la rupture de son contrat. Établi par l'employeur, il est remis au collaborateur contre reçu : c'est le reçu pour Solde de Tout Compte.

A cette étape, vous pouvez visualiser et modifier si nécessaire les indemnités précédemment saisies.

Si vous le souhaitez, vous pouvez pré-remplir les informations du signataire du Solde de Tout Compte et du Certificat de travail directement sur PayFit ("Lieu de la signature", "Nom de l'employeur", "Fonction de l'employeur"). Pour cela, cliquez sur "Pré-remplir les informations".

Il est possible de choisir le mode de paiement du Solde de Tout Compte (virement, espèces, chèque, paiement par un autre établissement).

Vous pouvez choisir de générer un fichier SEPA séparé pour le paiement du Solde de Tout Compte du collaborateur. Si vous activez cette option, le fichier sera disponible dans votre espace "Documents" > "Gestion des documents".

💡 Pour en savoir, plus consultez cet article : Payer un solde de tout compte en cours de mois.

Si vous n'avez pas choisi cette option, le Solde de Tout Compte du collaborateur sera payé en même temps que le reste des salaires, après la génération des bulletins.

Lors de cette étape vous pouvez également décider de recevoir les documents de fin de contrat, par email et dans votre espace documents ou simplement dans l'espace documents.

Enfin, vous avez la possibilité de prévisualiser le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail.

✅ Une fois cette étape complétée, le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail seront disponibles dans la catégorie "Documents" > "Gestion des documents".

💡 Pour obtenir un modèle de reçu de Solde de Tout Compte, rendez-vous ici.

Afin d'envoyer la FCTU et de générer l'AER, rendez-vous dans l’encart “Valider la déclaration de fin de contrat” et cliquez sur "Commencer".

Cette étape permet de déclarer la fin de contrat auprès de France Travail (ex Pôle Emploi). Une fois validée, vous recevrez l’attestation à transmettre à votre collaborateur.

Complétez ensuite les coordonnées du “Contact France Travail (ex Pôle Emploi) au sein de l’entreprise”.

Il s’agit d’un représentant de l’entreprise auquel France Travail (ex Pôle Emploi) peut se référer en cas de besoin.

Le contact ne nécessite aucune délégation : il peut être l’employeur, le responsable des Ressources Humaines, l’administrateur du compte PayFit, etc.

Cochez l’option pour enregistrer les données du contact. Elles seront pré-complétées lors des futures fins de contrat et pourront être modifiées à tout moment à cette même étape.

Enfin, cliquez sur "Envoyer l'attestation à France Travail (ex Pôle Emploi)".

💡 Pour en savoir plus sur la déclaration de Fin de Contrat de Travail Unique (FCTU) et l’Attestation Employeur Re-matérialisée (AER), consultez cet article dédié.

A partir de la réception du signalement FCTU, France Travail (ex Pôle Emploi) génère l'AER en 48h au plus tôt 7 jours avant la fin effective du contrat du collaborateur.

Par exemple : si vous préparez la fin de contrat d'un collaborateur sur PayFit le 1er du mois et que sa fin de contrat est prévue au 27, France Travail (ex Pôle Emploi) ne génèrera pas l'AER avant le 20 du mois.

Dans cette période des 7 jours avant la fin effective du contrat, France Travail (ex Pôle Emploi) génère ensuite l'attestation sous 48h. Vous êtes averti par email lorsque le document est disponible dans la catégorie "Documents" > "Gestion des documents".

Prenez en compte ce délai lorsque vous organisez le rendez-vous de remise des documents de fin de contrat de votre collaborateur sortant, afin d'avoir toutes les pièces à votre disposition.

👉 Avant de remettre l’AER au collaborateur, vous devez compléter la section ”8. authentification par l’employeur” soit :

Pour modifier le document PDF, cliquez sur les trois points “...” et téléchargez l’AER.

Descendez tout au bas de la page jusqu’à la section ”8. authentification par l’employeur”. Le motif de la rupture du contrat de travail est déjà renseigné.

Complétez et cochez les autres champs nécessaires. La signature et le cachet de l’entreprise pourront être ajoutés à la main.

✅ Enregistrez et imprimez le document pour le remettre au collaborateur.

Nous vous invitons à consulter nos fiches pratiques pour en savoir plus :

La déclaration Fin de Contrat de Travail Unique (FCTU) et l’Attestation Employeur Re-matérialisée (AER)

L'AER (Attestation France Travail (ex Pôle Emploi)), le STC (Solde de Tout Compte) ou le certificat de travail ne sont pas disponibles dans PayFit

Si vous souhaitez annuler ou modifier une fin de contrat, consultez cet article dédié.

Si vous souhaitez faire une simulation de fin de contrat, consultez cet article dédié.

👉 Il peut y avoir un délai de 48h (2 jours ouvrés), le temps que France Travail (ex Pôle Emploi) génère l'AER et la transmette à PayFit. Pour rappel, le délai légal de signalement de la fin de contrat en DSN est fixé à 5 jours suivant la fin de contrat, afin que votre collaborateur puisse faire valoir ses droits auprès de France Travail (ex Pôle Emploi).

Prenez en compte ce délai lorsque vous organisez le rendez-vous de remise du Solde de Tout Compte de votre collaborateur sortant afin d'avoir toutes les pièces à votre disposition.