Vous allez réaliser votre toute première paie pour votre établissement. Vous avez donc sûrement de nombreuses questions.
Ce guide va vous fournir toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin.
💡Si vous souhaitez inviter d’autres administrateurs à procéder au paramétrage, cliquez sur “Envoyer une invitation” dans l’encart “Inviter un administrateur” sur la droite de votre écran.
💡Sachez que vous pouvez contacter à tout moment votre conseiller. Cette personne est là pour répondre à vos questions sur la phase de paramétrage, vérifier votre compte et vous accompagner sur la préparation de votre première paie.
💡Comment contacter votre conseiller PayFit ?
Vous avez deux possibilités :
1️⃣ Lors du paramétrage de votre compte vous pouvez lui envoyer un message via le centre d’aide.
2️⃣ Une fois que votre compte aura été configuré et que vous serez en train d'ajouter votre premier collaborateur, vous pourrez prendre un rendez-vous avec lui. Pour cela, cliquez sur l'encart "Vous avez une question ? : Prendre rendez-vous”.
Si vous avez déjà clôturé une ou plusieurs paies pour votre établissement et que vous venez de rejoindre PayFit,veuillez suivre les indications de cette fiche pratique pour paramétrer votre compte PayFit : Paramétrage de votre compte : guide pas à pas (première paie avec PayFit).
Les étapes de la configuration de votre compte
Dans un premier temps, vous recevez un accès restreint à votre compte PayFit. Celui-ci vous permet de nous partager les informations nécessaires à son paramétrage.
👉 Cette étape est importante pour éviter toute erreur lors du paramétrage du compte. Veillez à ce que tout ce que vous partagez sur PayFit soient complets et exacts, car cela aura un impact sur votre DSN (Déclaration Sociale Nominative). Il s'agit d'une déclaration qui sera réalisée chaque mois par PayFit auprès des différents organismes afin de leur communiquer les cotisations que votre entreprise doit régler pour le mois écoulé.
👉 Vous devrez également réaliser des démarches hors de PayFit.
Voici la liste des étapes à suivre :
1️⃣ Réalisez dès que possible les démarches hors de PayFit ;
2️⃣ Rassemblez les documents pour configurer votre compte PayFit ;
3️⃣ Définissez les modalités de gestion de votre paie ;
4️⃣ Préparez votre compte ;
5️⃣ Préparez votre première paie
6️⃣ Clôturez votre première paie avec PayFit.
👉 Notez bien
Tous les informations que vous renseignez dans le logiciel via cet espace sont sécurisées, conformément aux normes RGPD.
💡Si vous avez des questions, vous pouvez contacter le support PayFit.
1️⃣ Réalisez dès que possible les démarches hors de PayFit
1. Créez votre espace professionnel sur impots.gouv.fr.
Vous en aurez besoin pour gérer le prélèvement à la source auprès de la Direction Générale des Finances Publiques.
2️. Activez votre compte URSSAF.
Il est de votre responsabilité d'activer votre compte URSSAF.
👉 Si vous venez de créer votre entreprise, l'activation s'effectue grâce à l'envoi de la DPAE suite à l'embauche de votre premier salarié.
👉 Si vous venez de créer votre entreprise, mais que l'activation ne peut pas se faire suite à l'envoi d'une DPAE (vous n'employez pas de salarié mais uniquement un stagiaire ou un dirigeant dont le statut ne nécessite pas de DPAE), contactez votre Urssaf pour le prévenir du lancement de votre activité.
3️. Souscrivez à un contrat de mutuelle et de prévoyance.
La mutuelle, c'est-à-dire la couverture complémentaire des frais de santé, est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé.
La prévoyance, elle, est obligatoire pour les cadres et les assimilés cadres (voire pour l’ensemble des employés selon votre convention collective).
💡Si vous n’avez pas encore choisi de mutuelle, sachez que PayFit dispose d’un partenariat avec la mutuelle Alan (qui propose deux offres de mutuelle et une offre de prévoyance). Une fois que vous aurez souscrit à une offre Alan, découvrez comment relier votre compte PayFit à Alan via cette fiche pratique.
Grâce à ce partenariat, les informations sont transmises entre les deux solutions, ce qui facilite la gestion de votre paie.
👉 Retrouvez plus d’informations sur Alan sur cette page dédiée.
4️. Créez votre compte Net.entreprises.
Ce site vous permettra de gérer des services administratifs importants comme les arrêts maladies ou les accidents de travail.
👉 Retrouvez plus d’informations sur cette page dédiée.
2️⃣ Rassemblez les documents pour configurer votre compte PayFit
📑 Le K-bis de votre entreprise.
💡Pour en savoir plus consultez cette page du service-public.fr “Comment obtenir gratuitement mon Kbis”.
📑 Le RIB de votre entreprise (rapprochez-vous de votre banque).
📑 Les fiches de paramétrage liées à vos contrats de mutuelle et de prévoyance (rapprochez-vous de votre organisme de mutuelle et de prévoyance).
📑 Les contrats de travail de vos collaborateurs.
Ils permettent d’importer dans PayFit les éléments contractuels des collaborateurs. (classifications, échelons, salaires et temps de travail).
📑 Votre “code risque” et votre “taux AT/MP” valables pour l’année en cours.
La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail (CARSAT) vous les enverra par courrier postal. Vous recevrez ces informations environ deux mois après l’activation de votre compte URSSAF. Il vous faudra dès que possible saisir ces deux informations dans PayFit.
💡Pour en savoir plus consultez cette fiche pratique : Le taux AT/MP et le code risque.
3️⃣ Définissez les modalités de gestion de votre paie
Grâce aux documents que vous avez rassemblés vous allez pouvoir trouver toutes les informations nécessaires pour compléter cette étape.
Vous devrez notamment renseigner le SIRET de l'établissement auquel sont rattachés les collaborateurs ajoutés sur votre compte PayFit.
Il s'agit de l'identifiant de votre établissement. Il se compose de votre numéro SIREN (9 chiffres) et d’un Code NIC (5 chiffres).
💡Pour connaître votre SIRET consultez votre Kbis ou bien le site de l’Insee.
💡Retrouvez le détail de cette étape dans cette fiche pratique.
4️⃣ Préparez votre compte
Vous devez désormais ajouter vos collaborateurs. Tant que vous n'aurez pas complété le profil d'au moins un collaborateur vous ne pourrez pas passer à l'étape suivante.
Une fois cette étape réalisée, vous devrez compléter vos tâches du mois pour passer à la préparation de votre première paie.
💡Retrouvez le détail de cette étape dans cette fiche pratique.
5️⃣ Préparez votre première paie
La préparation de votre paie consiste notamment à ajouter dans PayFit les éléments de rémunération pour l’ensemble de vos collaborateurs (heures supplémentaires, primes, absences…).
💡Retrouvez le détail de cette étape dans cette fiche pratique.
Nous vous conseillons fortement de vous rendre sur la PayFit Academy. Elle propose des contenus gratuits pour vous former à votre rythme à la paie, aux Ressources Humaines ou à l'utilisation de PayFit.
💡Bon à savoir
Lors du paramétrage de votre compte, vous avez la possibilité de modifier le mois de clôture de votre première paie.
Pour cela, cliquez sur "Reprogrammer ma première paie" depuis la page paramétrage de votre compte.
Il est possible d'avancer ou de décaler votre première paie uniquement si le début des contrats de vos collaborateurs correspond au premier mois de paie choisi.
6️⃣ Clôturez votre première paie avec PayFit
💡Retrouvez le détail de cette étape dans cette fiche pratique.
✅ Une fois la paie clôturée, que se passe-t-il ?
La clôture (ou génération) de votre paie entraîne plusieurs actions.
1️⃣ PayFit génère les bulletins de paie de vos collaborateurs ainsi qu'un fichier de virement SEPA.
💡Pour en savoir plus consultez ces fiches pratiques :
- Bulletins de paie : quand sont-ils mis à disposition de mes employés dans PayFit ?
2️⃣ PayFit génère et envoie votre DSN à l’URSSAF.
👉 Nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de ce guide sur la DSN, si vous réalisez votre première paie.
3️⃣ PayFit reçoit un accusé de réception de la part de l’URSSAF (le mois suivant l’envoi de la DSN). Ce "retour de DSN" peut contenir des modifications ou des ajustements demandés par les organismes. PayFit se charge de réaliser ces modifications ou ajustements pour vous.
4️⃣ Vous recevez une notification par e-mail lorsque la DSN est validée et enregistrée par l’URSSAF.
💡Retraite complémentaire
Vous recevrez par courrier, dans un délai de 3 mois, les conditions d’adhésion à votre contrat de retraite complémentaire.
Il vous faudra nous les envoyer dès que vous les recevrez afin que nos équipes puissent paramétrer la retraite sur votre compte.