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Lors d'un arrêt de travail, l'employeur doit établir une attestation de salaire qui est transmise à la Sécurité Sociale, pour chaque arrêt et chaque employé concerné.

1️⃣ Qu'est ce qu'une attestation de salaire ?

Tous les employeurs, entreprises ou particuliers, sont tenus d'établir une attestation de salaire pour tout arrêt de travail d’un salarié lié aux motifs suivants :

maladie ordinaire (MO) ;
maternité, paternité / accueil de l'enfant, adoption ;
accident du travail ou maladie professionnelle ;
reprise à temps partiel pour motif thérapeutique ;
deuil suite au décès d’enfant.

👉 Cette attestation, une fois transmise à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) permettra de déterminer le droit aux indemnités journalières (IJSS) et d'en calculer le montant.

💡N'hésitez par à consulter les articles de notre blog pour en savoir plus sur l'attestation de salaire, l'arrêt maladie et l'accident de travail.

2️⃣ Vous, PayFit, les organismes... Qui doit faire quoi à quel moment ?

En cas d'arrêt de travail, plusieurs acteurs ont des responsabilités bien définies :

Le médecin prescrit l'arrêt, identifie le risque, et fixe la date de début ainsi que la durée.
Le salarié doit s'assurer de transmettre l'arrêt de travail à son employeur et sa CPAM sous 48h (si le médecin ne l’a pas directement envoyé à la CPAM).
L'employeur est chargé de déclarer l’arrêt via l’attestation de salaire pour déclencher le paiement des indemnités journalières (ou leur remboursement en cas de subrogation) et de fournir les pièces nécessaires au traitement du dossier.
PayFit intervient comme intermédiaire en assurant la transmission des déclarations sociales (Attestation de Salaire) et le suivi des retours avec la CPAM, si vous avez choisi de déléguer cette action (Pour cela, utilisez l’option qui vous est proposée lorsque vous allez déclarer l’absence “Je préfère que PayFit s’en occupe“).

💡 Retrouvez toutes les informations concernant les démarches pour déclarer les arrêts de travail sur PayFit dans cette fiche d'aide.

👉 Si vous choisissez que PayFit prenne en charge la gestion de l'attestation de salaire, il ne faut pas transmettre une attestation à la CPAM, de votre côté. Cela génère des doublons et ralentit le remboursement des indemnités.

👉 Notez bien

Vous avez donné aux salariés la possibilité de saisir des arrêts maladie depuis leur espace collaborateur ? Lorsque vous validez une demande d'arrêt maladie, PayFit va automatiquement générer une attestation de salaire. Si vous souhaitez générer l'attestation de salaire de votre côté, nous vous invitons à refuser la demande d'arrêt maladie de votre salarié et à saisir l'arrêt vous-même depuis sa fiche salarié. Vous devrez choisir l'option "Je souhaite l’envoyer moi-même".

3️⃣ Vous avez choisi que PayFit génère et transmette l’attestation de salaire pour vous

Comment vérifier le statut d'une attestation de salaire ?

Pour connaître l'avancée du traitement d'une attestation de salaire, rendez-vous sur la fiche du salarié dans l'onglet "Congés & Absences" et cliquez sur "Accéder à l'espace Arrêts de travail" ou "Accéder à l'espace Arrivée d'un enfant". Repérez l'absence en question et référez vous au statut indiqué dans la colonne "Attestation de salaire". En cliquant sur le statut, vous obtiendrez plus de détails sur celui-ci.

Depuis l’onglet “Organismes et déclarations” > “CPAM”, vous pouvez suivre le statut des attestations de salaire au niveau entreprise, tous salariés confondus.

Vous pouvez également vérifier le dépôt d’un signalement arrêt de travail grâce à votre compte Net Entreprises.

💡Consultez cette fiche pratique pour en savoir plus.

Où retrouver l’attestation de salaire dans PayFit ?

Lorsque vous choisissez que PayFit génère et transmette pour vous l’attestation de salaire, nous transmettons les informations de cette attestation à la CPAM via une DSN événementielle.

Nous ne générons donc pas un document .pdf, mis en page, que vous pourriez par exemple imprimer. Les informations sont en réalité télétransmises aux organismes sous forme de blocs et de lignes.

1️⃣ Toutefois, PayFit génère automatiquement un "spécimen" de cette attestation de salaire : c'est-à-dire un document fictif qui reprend les informations qui seront transmises lors de la prochaine DSN.

👉 Ce document n'est pas utilisable. Les informations qui y figurent ne sont pas définitives : elles sont susceptibles d’évoluer avant d’être envoyées par DSN. Ce sont en quelque sorte des "simulations" qu'effectue PayFit mais leur génération ne signifie pas que la CPAM a validé le dossier.

Lorsqu’un spécimen est disponible, vous pouvez le retrouver dans la section "Documents" > "Gestion des documents", sous le type de document “Attestation de salaire” (utilisez le filtre pour les retrouver en un coup d'œil).

Dans certains cas l’attestation de salaire “spécimen” n’est pas disponible pour les raisons suivantes :

Votre établissement est sur PayFit depuis moins de trois mois ;
Le salarié concerné a rejoint votre établissement depuis moins de trois mois ;
Le contrat du salarié concerné est d'une durée de moins de trois mois ;
Vous avez posé un arrêt débutant sur le mois suivant et vous n’avez pas encore clôturé la paie du mois en cours
Le motif de l’absence est un accident de travail, de trajet ou une maladie professionnelle.
l’une des raisons listées en point 4️⃣ de cet article.

2️⃣ Dans certains cas très spécifiques, l’attestation de salaire est préparée manuellement par nos équipes. Et nous déposons dans ces cas-là une copie de l’attestation, que vous pouvez retrouver sur votre compte, cette fois dans le dossier “Attestation de salaire” (sans la mention “Specimen”)

Cette attestation de salaire générée manuellement n’est disponible que dans les cas suivants :

Il s'agit d'un arrêt de travail pour motif thérapeutique ;
Il y a eu une rectification dans l'attestation de salaire.

En combien de temps l’attestation de salaire est-elle visible dans PayFit ?

Les attestations "spécimen" sont disponibles peu de temps après la saisie de l’absence.

Les autres attestations de salaire, celles générées pour les cas particuliers listés précédemment, sont généralement disponibles dans un délai de 5 jours ouvrés, sauf dans les situations suivantes :

Les attestations de salaire pour congés maternité sont générées au commencement du congé maternité ;
Les attestations de salaire pour temps partiel thérapeutique sont générées à la fin du mois concerné.

En combien de temps la CPAM traite les attestations de salaire ?

Le délai de réponse de la CPAM est en moyenne de 10 à 15 jours ouvrés après l'envoi d'une attestation de salaire.

Le temps de traitement peut être augmenté en fonction de la période.

💡Bon à savoir

Vous avez renseigné un arrêt pour AT / MP (accident de travail ou maladie professionnelle) et vous ou votre collaborateur avez reçu des indemnités (IJSS) pour maladie ordinaire ?

Que Payfit génère l'attestation de salaire ou que vous la transmettiez vous-même, sachez qu'il s'agit d'un fonctionnement classique mis en place pour la CPAM. En effet, en cas d’arrêt pour AT/MP, une instruction doit confirmer qu’il s’agit bien d’un AT/MP, cela peut prendre entre 3 et 8 mois. Pour éviter que le collaborateur se retrouve sans indemnités sur cette période, la CPAM verse des indemnités pour maladie ordinaire. Une fois l’instruction passée la CPAM procède automatiquement aux régularisations nécessaires :

Si l’AT/MP est confirmé : la CPAM complète le montant des indemnités déjà versées, vous n’avez aucune action à effectuer.
Si l’AT/MP n’est pas confirmé : la CPAM vous contactera si vous pratiquez la subrogation. Dans ce cas, contactez le Service client PayFit, pour que nous puissions effectuer les régularisation nécessaires et notamment modifier le motif de l’arrêt pour de la maladie ordinaire.

4️⃣ Ces cas où PayFit ne génère pas d’attestation de salaire

👉 Dans certains cas, PayFit n’envoie pas d‘attestation de salaire à la CPAM :

Vous avez choisi d’envoyer vous-même l’attestation. Il vous faut donc dans ce cas compléter et envoyer cette attestation de salaire vous-même, par courrier ou via Net Entreprises.
L’identité du collaborateur ne permet pas à PayFit de déclarer l’arrêt : par exemple si un salarié n’a pas de numéro d'inscription au répertoire (NIR) renseigné sur son profil. Pour en savoir plus, consultez cette fiche : Attestation de salaire pour un collaborateur sans numéro de Sécurité Sociale

Le profil du collaborateur est un stagiaire :
- Sa gratification n’est pas supérieure au minimum légal : son arrêt n'est pas indemnisé par la Caisse d'assurance maladie (CPAM).
- Sa gratification est supérieure au minimum légal : c'est à votre stagiaire de demander les indemnités auprès de la Caisse d'assurance maladie (CPAM) de son domicile. Pour plus d’informations sur les démarches à suivre, rendez-vous sur ameli.fr.
Le profil du collaborateur est un expatrié : il dépend de l’organisme d’assurance maladie de son pays d’expatriation.
L’arrêt est en fait une prolongation d'un arrêt de travail précédent. En cas de prolongation sans reprise anticipée à signaler, PayFit ne vous proposera pas l’option d’envoyer l’attestation de salaire lorsque vous allez saisir l’absence. L’arrêt de prolongation sera directement transmis via la DSN mensuelle. De son côté, le salarié devra tout de même bien envoyer son justificatif d’arrêt de travail à la CPAM. Pour en savoir plus sur l'attestation de salaire en cas de prolongation, consultez cette fiche Arrêt maladie de prolongation : dans quel cas l’attestation de salaire est nécessaire ?