1. Quelles sont les évolutions possibles ?
A la fin d'un stage, vous pouvez décider d'embaucher votre collaborateur, et de signer avec lui un contrat de travail comme :
un CDI ;
un CDD ;
etc.
La procédure à suivre est différente, selon si le stage et le nouveau contrat se suivent ou non.
a. L'évolution dans la continuité, comment faire dans PayFit ?
Le mois de la fin du stage, une tâche requise vous rappellera de choisir l'évolution du contrat du stagiaire.
Choisissez l'option "Autre évolution de contrat, vous devrez ensuite :
1️⃣ Mettre fin à la convention de stage en suivant la procédure de cette fiche d'aide ;
2️⃣ Créer le nouveau contrat en suivant la procédure de cette fiche d'aide.
Le contrat de stage s'archivera automatiquement le mois suivant la fin de son stage.
💡Vous pourrez toujours retrouver les informations liées au stage sur la fiche du collaborateur.
👉 Suite à ce changement de contrat, le collaborateur ne reçoit pas de nouvelle invitation pour se connecter à son espace personnel. Il peut se connecter directement avec l’adresse e-mail qu’il avait l’habitude d’utiliser précédemment.
En cas de problème d’accès, il peut utiliser la fonction “Mot de passe oublié”.
💡 Bon à savoir
Le stagiaire à la fin de son stage doit recevoir comme document obligatoire une attestation de stage (certificat de stage).
L'attestation doit mentionner les dates de début et de fin de stage (JJ/MM/AAAA) ainsi que la durée totale en nombre de mois ou de semaines, la durée du stage étant établie en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'entreprise.
Une mention de l'attestation de stage informe le stagiaire qu'il peut faire valider son stage pour la retraite sécurité sociale, dans la limite de deux trimestres, à la condition qu'il ait perçu une gratification et qu'il verse une cotisation.
b. L'évolution ultérieure, comment faire dans PayFit ?
Le mois de la fin du stage, une tâche requise vous rappellera de choisir l'évolution du contrat du stagiaire.
Choisissez l'option "Mettre fin au contrat", vous devrez alors mettre fin à la convention de stage en suivant la procédure de cette fiche d'aide.
Le contrat de stage s'archivera automatiquement le mois suivant la fin de son stage.
💡Vous pourrez toujours retrouver les informations liées au stage sur la fiche du collaborateur.
💡 Bon à savoir
Le stagiaire à la fin de son stage doit recevoir comme document obligatoire une attestation de stage (certificat de stage).
L'attestation doit mentionner les dates de début et de fin de stage (JJ/MM/AAAA) ainsi que la durée totale en nombre de mois ou de semaines, la durée du stage étant établie en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l'entreprise.
Une mention de l'attestation de stage informe le stagiaire qu'il peut faire valider son stage pour la retraite sécurité sociale, dans la limite de deux trimestres, à la condition qu'il ait perçu une gratification et qu'il verse une cotisation.
Lorsque le collaborateur rejoindra à nouveau votre entreprise, vous pourrez utiliser la fonction de réembauche pour gagner du temps.
💡Retrouvez toute la procédure dans cette fiche : Réembaucher un ancien collaborateur
2. Est-ce que les congés payés doivent être reportés ?
Les stagiaires n'acquièrent pas de congés payés, il n'est donc pas possible de les reporter sur le contrat en CDD (tous types de CDD) ou CDI.
3. Est-ce que la date d'ancienneté doit être reprise ?
Lorsque le stagiaire est embauché à la suite d’un stage d’une durée supérieure à deux mois, l’article L.124-6 du code de l’éducation prévoit de reprendre la période du stage pour la date d'ancienneté du nouveau contrat.
En revanche, s’il n’y a pas continuité entre la fin du stage et l’embauche, il n’y a pas d’obligation de reprise : cela reste possible si l’employeur le souhaite.
Lors de la création du nouveau contrat, pensez à vérifier et renseigner la date d’ancienneté applicable selon la situation du collaborateur.
4. Est-ce qu'une période d'essai peut être appliquée ?
En cas d'embauche dans les 3 mois après un stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d'études, la durée de ce stage est déduite de la période d'essai.
La période d'essai ne peut pas être réduite de plus de la moitié, sauf si un accord collectif prévoit des mesures plus favorables.
👉 Si cette embauche est effectuée dans un emploi correspondant avec les activités confiées au stagiaire, la durée du stage doit être déduite intégralement de la période d'essai.
Au-delà de 3 mois, une période d'essai peut être appliquée sans restriction.
En tant qu'employeur c'est à vous d'indiquer la période d'essai en fonction du cas de votre salarié.
5. Faut-il verser des indemnités ?
A la fin d'un stage, aucune indemnité n'est à verser.
6. Faut-il faire une DPAE ?
Oui ! Le stage en entreprise ne nécessite pas la génération et l'envoi d'une DPAE.
Il faut donc envoyer une lors de l'embauche en CDD (tous types de CDD) ou en CDI.
Lorsque vous ajouterez le nouveau contrat sur PayFit, vous pourrez demander à ce que PayFit gère la DPAE pour vous.
💡 Pour en savoir plus sur la génération de la DPAE, consultez cette fiche.