1️⃣ Le contrat
Suis-je obligé de souscrire à un contrat de mutuelle ?
La couverture complémentaire des frais de santé est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis le 1er janvier 2016.
Deux critères doivent impérativement être respectés :
La mutuelle doit être couverte par un contrat obligatoire et collectif ;
Le contrat devra respecter des garanties minimales afin de bénéficier d’avantages fiscaux et sociaux.
La complémentaire santé doit être financée :
à hauteur de 50 % minimum par l'employeur ;
et jusqu'à 50 % pour le salarié.
Les garanties minimales
La mutuelle santé d'entreprise est tenue de proposer un socle de base :
en assurant des planchers et des plafonds de remboursement pour certains frais (l'optique par exemple) et
en excluant la prise en charge de certaines dépenses.
Le panier de soin minimal doit assurer :
La prise en charge de l’intégralité du ticket modérateur pour les consultations, actes et prestations remboursables par l’assurance maladie ;
Le remboursement du forfait journalier hospitalier ;
Le remboursement des frais dentaires à hauteur de minimum 125 % du tarif conventionnel ;
Le remboursement des frais d’optique sous forme de forfait appliqué par période de 2 ans (1 an pour les enfants et pour les personnes dont la vue évolue) avec un minimum de 100 € pour une correction simple, 150 € pour une correction mixte simple et complexe, 200 € pour une correction complexe.
Les avantages fiscaux et sociaux
Lorsque le contrat est responsable, il permet alors de bénéficier d’avantages fiscaux et sociaux.
Pour votre entreprise :
Exonération des cotisations sociales sur la contribution dans certaines limites.
Déductibilité de l’assiette de l’impôt sur les sociétés de la totalité des cotisations versées
La taxe spéciale sur les conventions d’assurance limitée à 7 % au lieu de 14 % de la cotisation
Forfait social de 8% sur la part exclue de l’assiette des cotisations sociales
Pour vos salariés :
Déductibilité de l’impôt sur le revenu de leur contribution.
Comment gérer les mutuelles sur PayFit ?
Sur PayFit, vous devez ajouter autant de contrats de mutuelle qu'il y a de niveau de garanties.
Par exemple, si vous avez négocié un contrat avec un socle de base et une option avec des garanties supérieures, vous devrez alors ajouter deux fois le même contrat, mais avec 2 options différentes.
➡️ Pour ajouter un contrat de mutuelle sur PayFit, rendez-vous dans la catégorie "Organismes et déclarations" > "Mutuelle" et cliquez sur le bouton "Ajouter un contrat".
Ensuite, tout comme l'ajout d'un organisme de prévoyance, suivez les étapes ci-dessous.
1️⃣ Informations générales
Indiquez les différentes informations liées à votre contrat.
2️⃣ Part prise en charge par votre entreprise
Grâce à votre fiche de paramétrage, renseignez le mode de calcul des cotisations (forfait, taux ou forfait et taux).
Si votre contrat prévoit des options dans le contrat de mutuelle avec des garanties plus élevées et donc un tarif différent lorsque le salarié y souscrit, alors il faudra ajouter autant de contrats de mutuelle que d'options.
➡️ Si vous choisissez le type taux, vous pourrez ensuite définir la base sur laquelle sont calculés les taux.
Tranches
Tranche A : part de la rémunération brute < à la valeur du Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale.
Tranche B : part de la rémunération brute comprise entre 1 et 4 fois le PMSS.
Tranche C : part de la rémunération brute comprise entre 4 et 8 fois PMSS.Rémunération brute : dans ce cas, il convient de définir le taux de cotisation de prévoyance qui sera prélevé sur la totalité du salaire brut.
Tranches et la rémunération brute : les deux conditions définies ci-dessus seront alors cumulées.
PMSS (Plafond Mensuel de Sécurité Sociale) : c'est un montant utilisé dans le calcul de certaines cotisations et prestations de la Sécurité Sociale (💡 En savoir plus et consulter le montant du plafond sur l'année en cours).
Tranches, rémunération brute et PMSS : les trois conditions sont cumulées.
👉 Si l'un de vos salariés entre ou sort en cours de mois, le forfait de votre mutuelle sera proratisé.
3️⃣ Rattachement de vos salariés
Chaque contrat présent dans la liste de paramétrage doit faire l'objet d'un ajout de contrat dans PayFit, si au moins un salarié est concerné par le contrat.
Sélectionnez, enfin, les salariés concernés par ce contrat et cliquez sur "Ajouter le contrat".
Vous pourrez si vous le souhaitez supprimer le contrat de mutuelle ou encore le modifier pour, par exemple, affilier de nouveaux salariés au contrat, en cliquant sur "..." dans la colonne "Actions".
👉 Attention
PayFit ne peut pas se charger d'inscrire vos salariés auprès de votre mutuelle à leur place. Seuls vos salariés peuvent gérer cette démarche d'inscription. Référez-vous aux instructions communiquées par votre mutuelle pour ce faire.
💡 Bon à savoir
PayFit n'est pas responsable de la gestion de vos contrats de mutuelle mais vous accompagne.
En effet, si nous réceptionnons sur Net-entreprises des fiches de paramétrage liées à vos contrats, nous vous soumettrons une proposition de mise à jour de vos contrats.
Dans les 48h après la mise à disposition de la fiche de paramétrage sur Net-entreprises, une tâche requise sur votre compte PayFit apparaîtra. Vous pourrez alors visualiser les propositions de modification / d’ajout de contrat et décider de les appliquer ou non.
Si vous acceptez, vos contrats seront automatiquement actualisés sur PayFit.
Cela est valable pour :
l'ajout de vos nouveaux contrats sur PayFit ;
la mise à jour de vos contrats existants sur PayFit en cas d'évolution de taux ;
la suppression des contrats existants sur PayFit en cas de fin de validité d'un contrat avec un organisme.
Si aucune tâche requise n’apparaît sur votre compte dans les 48h, nous vous conseillons de mettre à jour les informations par vous-même sur PayFit. Vous pouvez également nous transmettre les fiches de paramétrage afin que nous réalisions les mises à jour.
Pour en savoir plus consultez cette fiche : Le champ des responsabilités : les actions déclaratives gérées par PayFit et celles qui restent à votre charge
2️⃣ Questions fréquentes
Est-ce qu'un salarié peut refuser la mutuelle ?
Oui, lorsque le régime est mis en place par une Déclaration Unilatérale de l'Employeur (DUE) et que des salariés sont déjà en poste dans l’entreprise avant le 1er janvier 2016 ; et seulement si la cotisation a pour conséquence de diminuer leurs revenus.
👉 En revanche, si le régime est mis en place par un accord de branche ou un accord collectif, cette exception ne peut être retenue.
Autres cas de dispenses
Lorsque le salarié bénéficie déjà d’une couverture obligatoire, par exemple par le biais du contrat collectif de son conjoint.
De même, s’il est éligible aux dispositifs d’aide tels que la CMU-C (Couverture maladie universelle complémentaire) ou l’ACS (Aide au paiement d’une complémentaire santé), il peut aussi refuser la mutuelle.
La mutuelle n’est pas obligatoire pour les CDD et apprentis de moins de douze mois ou si la personne est rémunérée par plusieurs employeurs.
Les stagiaires : ils ne sont pas considérés comme des salariés donc exclus de la couverture par la mutuelle d’entreprise. Ils conservent le statut d’étudiant et sont donc couverts par leur propre mutuelle (ou celle des parents).
Les salariés à temps très partiel pourront aussi dire non si la cotisation équivaut à 10 % ou plus de leur salaire.
Enfin, les personnes déjà couvertes par un contrat individuel pourront être dispensées, mais seulement jusqu’à l’échéance de leur contrat individuel.
Dans tous les cas, le salarié devra fournir à l’entreprise des preuves de la couverture existante ou du bénéfice des dispositifs d’aide.
Dans PayFit, le salarié sera identifié dans une liste : Salariés sans mutuelle (en bas de page) ; il ne faut donc pas créer de contrat pour lui.
Que se passe-t-il quand un salarié est absent ? Doit-il tout de même cotiser au contrat de mutuelle ?
Sachez que l’absence de rémunération entraîne en principe la suspension de la garantie des frais de santé ("mutuelle"), sauf en cas de disposition contraire prévue par la Convention Collective, par un accord collectif d'entreprise ou par le contrat de mutuelle.
➡️ N'hésitez donc pas à vérifier ce qui est prévu, et dans votre convention collective, et dans votre accord, et dans votre contrat avec l’organisme de prévoyance collectant la cotisation de mutuelle.
Que se passe-t-il quand un salarié quitte l'entreprise ?
À l'issue d'un contrat de travail, un salarié peut continuer à bénéficier de la mutuelle de son entreprise ou association. C'est ce qu'on appelle la portabilité.
➡️ Plus d'informations sur cet article d'aide en ligne.
Ma mutuelle me demande le code délégataire d'un salarié : où puis-je le trouver ?
Une affiliation est liée à un code délégataire de gestion, qui est en fait le code de l'organisme qui gère le contrat. Vous pouvez le retrouver dans la fiche de paramétrage DSN.
💡 Pour en savoir plus sur la mutuelle d'entreprise, rendez-vous sur cet article de notre blog.
A quoi correspond la ligne “réintégration des cotisations patronales prévoyance et mutuelle” qui apparaît sur le bulletin de paie (dans le brut) ?
Il y a deux cas de figure qui expliquent cette réintégration :
1️⃣ Soit parce que les cotisations excèdent 12% du PASS (Plafond Annuel de la Sécurité Sociale).
En effet, les cotisations versées aux régimes de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire (mutuelle et prévoyance) sont déductibles du salaire imposable dans certaines limites. L’excédent fait ainsi l’objet d’une réintégration sociale.
💡 Pour savoir si le salarié est concerné, n’hésitez pas à consulter cette fiche pratique.
2️⃣ Soit parce que la mutuelle du salarié est considérée comme “facultative”.
Lorsque le salarié choisit d'adhérer à une mutuelle facultative, le montant de la contribution patronale est alors automatiquement réintégré dans l’assiette des cotisations de Sécurité Sociale (et apparaît donc dans la partie rémunération brute du bulletin de paie).
➡️ Pour savoir si le contrat de mutuelle est à adhésion facultative, rendez-vous dans la catégorie "Organismes et déclarations" > "Mutuelle".
Au niveau de l'encadré Contrats de mutuelle, cliquez sur le bouton “...” de la colonne "Actions" correspondant au contrat que vous voulez vérifier, puis cliquez sur "Modifier".
Si la mention indiquée par la flèche rouge ci-dessous est cochée, cela signifie que le contrat a été identifié comme étant facultatif.
