1️⃣ Qu'est-ce que l'espace collaborateur ?
L'espace collaborateur est la plateforme sur laquelle chacun de vos collaborateurs peut :
faire des demandes d'absence (si la fonctionnalité est activée) ;
ajouter des notes de frais (si la fonctionnalité est activée) ;
renseigner ses horaires de travail (si la fonctionnalité est activée) ;
demander un acompte (si la fonctionnalité est activée, version BETA) ;
💡 Pour en savoir sur l'espace collaborateur, consultez cette fiche pratique.
2️⃣ Comment activer l'espace collaborateur ?
L'activation se fait en deux temps.
1️⃣ Renseigner l'adresse e-mail du collaborateur.
Pour activer l'espace collaborateur de vos équipes, il faut renseigner leur adresse email sur leur fiche.
Cela peut se faire dès la création de la fiche du collaborateur à son arrivée dans votre entreprise.
Ou bien dans un second temps, une fois la fiche collaborateur créée.
L'adresse e-mail se renseigne dans la catégorie "Mes collaborateurs". Rendez-vous sur l'onglet Contrat, puis cliquez sur le bouton "Modifier" de l'encart "Informations personnelles".
2️⃣ Envoyer une invitation de connexion.
Une fois l'adresse e-mail renseignée, vous allez pouvoir inviter votre collaborateur à se connecter à son espace personnel.
Pour cela, rendez-vous dans la catégorie "Accès et notifications" > "Accès collaborateurs".
Sur la ligne correspondant à votre collaborateur, cliquez sur le bouton "..." puis envoyer l'invitation.
💡 Astuce : pour éviter cette étape à chaque ajout de collaborateur, vous pouvez activer l'option "Inviter automatiquement chaque nouveau collaborateur" via le bouton Paramètres de cette page.
👉 Notez bien
Si vous avez déjà envoyé un e-mail d'invitation, l'adresse de connexion n'est plus modifiable depuis un accès Administrateur. Ce sera au collaborateur de la modifier. Pour en savoir plus, rendez-vous sur cette fiche d'aide.
3️⃣ Comment paramétrer les options de l'espace collaborateur ?
Par défaut, l'espace personnel permet au collaborateur de visualiser et télécharger ses bulletins de paie.
Si vous le souhaitez vous pouvez activer d'autres options qui lui permettront de :
faire des demandes d'absence (si la fonctionnalité est activée) ;
ajouter des notes de frais (si la fonctionnalité est activée) ;
renseigner ses horaires de travail (si la fonctionnalité est activée) ;
demander un acompte (si la fonctionnalité est activée) ;
➡️ Si vous souhaitez activer les quatre premières fonctionnalités, nous vous invitons à contacter l'équipe Support PayFit.
👉 Lors de l'ajout du collaborateur
Pendant la création de la fiche de votre collaborateur, lors de la dernière étape (si vous avez activé ces fonctionnalités), PayFit vous demandera si vous souhaitez donner la possibilité à votre collaborateur depuis son espace personnel de :
faire des demandes d'absence (si la fonctionnalité est activée) ;
ajouter des notes de frais (si la fonctionnalité est activée) ;
renseigner ses horaires de travail (si la fonctionnalité est activée).
👉 A tout moment
➡️ Dans la catégorie "Accès et notifications" > "Accès collaborateurs" de votre compte PayFit, vous allez pouvoir moduler les options suivantes et Autoriser vos collaborateur ou non à :
éditer leurs informations personnelles ;
éditer leurs coordonnées bancaires ;
voir leurs documents.
➡️ Pour ces quatre options, l'activation sur l'espace collaborateur se situe dans les modules dédiés
👉 Demandes d'absences
Rendez-vous dans la catégorie "Absences et temps de travail" > "Calendrier" et cliquez sur "Gérer l'activation."
Vous pourrez alors choisir parmi vos collaborateurs ceux qui auront accès au module depuis leur espace.
👉 Notes de frais
Rendez-vous dans la catégorie "Eléments de rémunération" > "Notes de frais". Cliquez sur "Paramètres des notes de frais", puis sur "Gérer l'activation".
Vous pourrez alors choisir parmi vos collaborateurs ceux qui auront accès au module depuis leur espace.
👉 Suivi du temps de travail (renseigner ses horaires de travail)
Rendez-vous dans la catégorie "Absences et temps de travail" > "Suivi du temps de travail" et cliquez sur "Gérer l'activation".
Vous pourrez alors choisir parmi vos collaborateurs ceux qui auront accès au module depuis leur espace.
👉 Acompte
Une fois cette fonctionnalité activée, tous vos collaborateurs pourront vous demander des acomptes de salaire.
💡 Pour plus d'informations, n'hésitez pas à consulter cet article.