Lorsque vous créez un nouvel accès Administrateur à votre compte PayFit, vous avez la possibilité de choisir entre plusieurs “rôles”. Chaque rôle aura accès à des menus, des informations et des fonctionnalités différentes.

Il existe 3 rôles, le rôle d'administrateur, de manager et celui de comptable.

Dans la catégorie "Accès et notifications" > "Accès gestionnaires", vous retrouverez la liste des utilisateurs de l'espace administrateur PayFit ainsi que leur rôle.

Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur le bouton "Créer un compte".

Vous pourrez choisir de créer un compte pour une personne ayant déjà un compte employé sur PayFit ou pour une personne externe.

Renseignez les informations demandées et passez à l'étape suivante.

C'est à cette étape que vous pourrez choisir entre le rôle d'Administrateur, de Manager et celui de Comptable.

Le rôle Manager est réservé à la validation des demandes (absences et note de frais) ainsi qu'au suivi du temps de travail. Son accès est limité aux menus "Tableau de bord" et "Demandes à valider".

Le rôle Comptable limite les menus et fonctionnalités auxquels cette personne aura accès. Vous pouvez également décocher certains de ces menus et fonctionnalités afin que cette personne n’y ait pas accès.

💡 Notez que le rôle Administrateur donne par défaut accès à tous les menus et fonctionnalités et ne peut être modifié.

Pour modifier les droits associés à un rôle existant, cliquez sur les "..." en face de la personne concernée puis sur "Modifier".

Vous pourrez alors visualiser les différents accès et droits correspondants. Cochez ou décochez les cases pour éditer le rôle (uniquement possible pour les rôles de comptable).

Le rôle Administrateur donne le plus haut niveau d'accès et permet de définir les rôles et les droits des autres utilisateurs de l'espace administrateur.

💡 Notez que le rôle Administrateur donne par défaut accès à tous les menus et fonctionnalités et ne peut être modifié ou personnalisé.

💡 Lors du départ de votre collaborateur, pensez bien à lui retirer ses accès à PayFit.

Veillez également à vérifier et supprimer les accès qu’il pourrait avoir sur les comptes holding.

Le rôle Manager donne accès aux menus permettant la gestion des demandes des collaborateurs qu'il manage.

Rendez-vous sur cette fiche pratique pour retrouver l’intégralité des menus accessibles depuis l’espace Manager.

Le paramétrage des droits de validation et de visualisation du Manager s'effectue lors de son rattachement à un collaborateur via la fiche employé via l'organigramme ou lors de la création d'une règle de validation dont il est bénéficiaire.

Le manager peut faire partie de l'établissement ou être externe.

💡 Lors du départ de votre collaborateur, pensez bien à lui retirer ses accès à PayFit.

Le rôle Comptable donne accès à toutes les informations et tous les documents liés à la comptabilité de votre établissement.

Le rôle de Comptable est pré-configuré, mais il est possible de modifier certains droits en fonction des besoins de votre organisation.

Vous pouvez donc créer des rôles sur-mesure, avec des accès personnalisés.

💡 Par exemple, si vous ne souhaitez pas donner accès à votre comptable à la section "Mon abonnement PayFit", il vous suffit de modifier le rôle.

💡 Lors du départ de votre collaborateur, pensez bien à lui retirer ses accès à PayFit.

Dans la catégorie "Accès et notifications" > "Accès gestionnaires", cliquez sur les "..." en face de la personne concernée puis sur "Modifier". Changez son rôle d'Administrateur pour celui de Comptable et validez.

💡Votre comptable sera informé par email de son changement de rôle.

Rendez-vous dans la catégorie "Accès et notifications" > "Accès gestionnaires", puis cliquez sur les "..." en face du nom de votre comptable puis sur "Modifier". Choisissez alors de "Configurer les accès du rôle Comptable" et décochez les menus auxquels vous ne souhaitez pas lui donner accès.

C'est normal, le rôle Administrateur n'est pas personnalisable. Il donne obligatoirement accès à tous les menus et toutes les fonctionnalités de l'espace administrateur PayFit. Seuls les rôles de Manager et de Comptable sont personnalisables.

Si votre comptable ne reçoit pas certains e-mails de PayFit, demandez-lui dans un premier temps de contrôler ses courriers indésirables, puis vérifiez le paramétrage des envois d'emails sur l'application.

Sur PayFit, vous pouvez définir des adresses e-mail différentes selon le type d'information.

👉 Dans la catégorie "Accès et notifications" > "Préférences de notification" , vous allez pouvoir choisir une adresse e-mail par défaut ou bien choisir une adresse particulière selon le type d'information envoyée. Par exemple, vous pouvez demander à ce que les messages liés aux Exports comptables soient transmis à votre comptable.

👉 Enfin, dans la catégorie "Gestion de l'équipe" > "Dates importantes", en cliquant sur le bouton "Alertes mails" vous avez la possibilité de paramétrer les dates importantes pour lesquelles vous souhaitez être alerté par email et de définir les personnes qui recevront ces messages.

Si votre comptable ne voit pas telle information, vérifiez le paramétrage de son rôle. L'accès à certains menus n'a peut-être pas été coché. Rendez-vous dans la catégorie "Accès et notifications" > "Accès gestionnaires" puis cliquez sur les "..." en face de son nom puis cliquez sur "Modifier". Choisissez alors de "Configurer les accès du rôle Comptable" et cochez les menus auxquels vous souhaitez qu'il puisse accéder.

Veuillez consulter cette fiche dédiée : Ce manager reçoit (ou ne reçoit pas) les demandes / informations qu'il ne devrait pas (ou devrait) recevoir

Une personne ayant la même adresse e-mail ne peut pas avoir à la fois un rôle de comptable et un rôle de manager.