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Les fondamentaux
📕 Le grand guide de la fin de contrat
📕 Le grand guide de la fin de contrat
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Vous devez mettre fin Ă  un contrat pour la premiĂšre fois ? Ce guide va vous expliquer toutes les Ă©tapes Ă  suivre sur PayFit.

👉 Notez bien

La fin de contrat ne peut ĂȘtre saisie dans PayFit que sur le mois de dĂ©part du collaborateur (ni avant, ni aprĂšs).

La fin de contrat de votre collaborateur peut ĂȘtre effectuĂ©e Ă  tout moment sur le mois de dĂ©part du collaborateur.

Il n'est pas possible de mettre fin au contrat lorsque les bulletins de paie du mois concerné sont générés et que la paie est clÎturée.

👉 Notez bien

La génération des documents de fin de contrat peut prendre jusqu'à deux jours ouvrés. Prenez bien en compte ce délai pour organiser le départ de votre collaborateur.

L'action de mettre fin à un contrat sur PayFit vous permet de générer les documents de fin de contrat :

  • Certificat de travail ;

  • Solde de Tout Compte (STC) ;

  • Attestation Employeur Re-matĂ©rialisĂ©e (AER).

La fin de contrat sur PayFit se découpe en 5 étapes :

  • dĂ©finir la fin de contrat ;

  • valider les indemnitĂ©s de fin de contrat ;

  • gĂ©nĂ©rer les documents de fin de contrat (le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail) ;

  • valider la dĂ©claration de fin de contrat (permettant Ă  PayFit de la dĂ©clarer auprĂšs de France Travail (ex PĂŽle Emploi)) ;

  • complĂ©ter l’AER.

💡Avant de mettre fin au contrat, si vous le souhaitez vous pouvez rĂ©aliser une simulation en suivant les Ă©tapes de cette fiche pratique : Simuler une fin de contrat.

I. Préparer la fin de contrat

Pour mettre fin au contrat d’un collaborateur, il vous suffit de vous rendre sur l'onglet "Contrat" de son profil et de cliquer dans l'encart "Mettre fin au contrat" sur "Configurer la fin de contrat".

Vous ĂȘtes ici redirigĂ© vers le tableau de bord de la fin de contrat.

💡 Vous pouvez, depuis ce tableau de bord, accĂ©der Ă  notre foire aux questions Ă  tout moment en cliquant sur “la foire aux questions Ă  ce sujet”.

💡 Dans “voir un aperçu du calendrier de la fin de contrat”, vous aurez un rĂ©capitulatif des Ă©tapes Ă  venir selon le type de fin de contrat.

Une fois l’étape “DĂ©finir la fin de contrat” validĂ©e, vous retrouverez les dates Ă  jour dans l’aperçu du calendrier, personnalisĂ©es selon la fin de contrat.

1ïžâƒŁ Motifs d'une fin de contrat

L’employeur peut mettre fin à un contrat pour plusieurs motifs :

  • Licenciement (exemple : motif Ă©conomique dans le cadre d’un contrat de sĂ©curisation professionnelle CSP et autre motif Ă©conomique) ;

  • DĂ©mission / abandon de poste ;

  • DĂ©part Ă  la retraite ;

  • Autre type de rupture (exemple : prise d'acte de la rupture du contrat, dĂ©cĂšs ou internement de l'employeur, dĂ©cĂšs du collaborateur, force majeure ou fait du prince, retrait d'enfant, rĂ©siliation judiciaire du contrat de travail).

💡Un collaborateur en abandon de poste est prĂ©sumĂ© dĂ©missionnaire. L'employeur confrontĂ© Ă  un abandon de poste, peut mettre en demeure son collaborateur de justifier son absence et de reprendre son travail en lui accordant un dĂ©lai de 15 jours calendaires pour s’exĂ©cuter.

Le collaborateur qui ne reprend pas son travail dans les délais imposés par son employeur, est présumé démissionnaire.

Pour en savoir plus, consultez cet article du service public.

Pour renseigner le motif de fin de contrat dans PayFit, rendez-vous dans l’encart “DĂ©finir la fin de contrat”, cliquez sur le bouton “Commencer” et sĂ©lectionnez le motif qui correspond Ă  votre situation.

Dans le cas d’une faute grave, sĂ©lectionnez “Licenciement” puis “Faute grave”. La faute du collaborateur est considĂ©rĂ©e comme une faute grave dĂšs lors qu'elle rend impossible le maintien du collaborateur dans l'entreprise. Elle entraĂźne le dĂ©part immĂ©diat du collaborateur. La faute grave peut ĂȘtre reconnue mĂȘme si elle est commise pour la premiĂšre fois.

En pratique, la faute grave est souvent admise dans les cas suivants :

  • absences injustifiĂ©es ou abandon de poste ;

  • indiscipline ou insubordination du collaborateur (refus d'effectuer une tĂąche de travail prĂ©vue dans le contrat) ;

  • harcĂšlement, violences ou injures envers l'employeur ou d'autres collaborateurs ;

  • vols dans l'entreprise ;

  • Ă©tat d'ivresse pendant les heures de travail.

2ïžâƒŁ Calendrier de fin de contrat

Une fois le motif renseignĂ©, la section “Calendrier” apparaĂźt. SĂ©lectionnez ensuite la date de notification de la fin de contrat.

Dans le cas d’un licenciement, sĂ©lectionnez Ă©galement la date de l'entretien prĂ©alable au licenciement.

Dans le cas de la rupture conventionnelle, sélectionnez simplement la date de la signature de la convention.

💡Une Ă©volution de l'attestationFrance Travail (ex PĂŽle Emploi) prĂ©voit que dĂ©sormais, c'est la date de fin de contrat qui est prise en compte pour le calcul des droits au chĂŽmage et non plus le Dernier Jour TravaillĂ© PayĂ© (DJTP). Ce dernier ne figure plus sur l'Attestation France Travail (ex PĂŽle Emploi).

3ïžâƒŁ PrĂ©avis ou prĂ©venance

Dans le cadre de chaque rupture, l’employeur doit respecter des procĂ©dures lĂ©gales, et souvent des prĂ©avis. Ces Ă©lĂ©ments sont prĂ©cisĂ©s sur PayFit pour chaque situation. L’encart “PrĂ©avis” ou "PrĂ©venance" apparaĂźt pour les collaborateurs qui sont concernĂ©s.

💡 Certaines absences prises durant la pĂ©riode de prĂ©avis ou dĂ©lai de prĂ©venance peuvent entraĂźner sa suspension.

C’est le cas pour :

  • le congĂ© de maternitĂ© / d’adoption ;

  • l’arrĂȘt pour accident du travail et maladie professionnelle ;

  • les congĂ©s payĂ©s (s’ils ont Ă©tĂ© acceptĂ©s avant la notification de rupture du contrat).

La pĂ©riode de prĂ©avis ou dĂ©lai de prĂ©venance est alors repoussĂ©e pour une durĂ©e Ă©quivalente Ă  celle de l’absence.

A l’étape du prĂ©avis ou dĂ©lai de prĂ©venance, si le collaborateur est concernĂ©, PayFit vous indique les absences associĂ©es ainsi que les rĂšgles lĂ©gales Ă  ce sujet.

Lorsque vous avez renseigné la date de notification de fin de contrat, la date de préavis (ou délai de prévenance en cas de période d'essai) est automatiquement calculée.

Si vous souhaitez la modifier, cliquez "Modifier la date de fin du préavis effectué (ou pas du tout effectué : dispense totale)" (ou "Modifier la date de fin du délai de prévenance (ou pas du tout effectué : dispense totale)"), indiquez le contexte et renseignez la date de fin de préavis ou délai de prévenance souhaitée.

💡Si vous mettez fin Ă  une pĂ©riode d'essai, en cliquant sur "Comment est calculĂ©e la durĂ©e thĂ©orique du dĂ©lai de prĂ©venance", vous obtiendrez une explication dĂ©taillĂ©e du dĂ©lai de prĂ©venance qui est Ă  respecter en fonction de la situation du collaborateur, la loi et de sa convention collective.

💡Pour en savoir plus sur le prĂ©avis et le dĂ©lai de prĂ©venance, consultez cette fiche pratique : Le prĂ©avis et le dĂ©lai de prĂ©venance.

Une fois les informations renseignées, PayFit vous affiche un récapitulatif.

Prenez-en connaissance avant de valider les informations en cliquant sur le bouton “Sauvegarder les changements”.

Puis, cliquez sur le bouton “Commencer” dans l’encart "Valider les indemnitĂ©s de fin de contrat" pour passer Ă  l’étape suivante.

II. Vérifier les indemnités de fin de contrat

Rendez-vous dans l’encart “Valider les indemnitĂ©s de fin de contrat” et cliquez sur “Commencer”.

1ïžâƒŁ Ajout des derniers Ă©lĂ©ments de paie

Cette étape vous permet d'ajouter des éléments de paie manquants, si nécessaire.
Une fois les variables ajoutées, cochez la case "J'ai ajouté tous les éléments de paie" puis passez à l'étape suivante.

2ïžâƒŁ VĂ©rifier les indemnitĂ©s de fin de contrat

Selon le motif de la fin de contrat, des indemnitĂ©s peuvent ĂȘtre Ă  verser. Vous pouvez Ă©galement ajouter une indemnitĂ© transactionnelle.

👉 Dans le cas oĂč le collaborateur a cumulĂ© plusieurs contrats successifs sans interruption de contrat (par exemple, un CDI suivant immĂ©diatement un CDD) et si la prime de prĂ©caritĂ© n'a pas Ă©tĂ© versĂ©e Ă  la fin du CDD, alors la pĂ©riode en CDD doit ĂȘtre comprise dans la FCTU.

Si vous souhaitez modifier ou connaĂźtre le dĂ©tail de calcul des indemnitĂ©s, cliquez sur "Voir les dĂ©tails" pour l'indemnitĂ© concernĂ©e. Les Ă©lĂ©ments permettant de calculer l’indemnitĂ© (comme le salaire de rĂ©fĂ©rence utilisĂ© et l’anciennetĂ© du collaborateur) s'afficheront, ainsi que la mĂ©thode ayant permis de calculer le montant proposĂ© par PayFit.

Nous vous recommandons de ne pas modifier l'indemnitĂ© minimale lĂ©gale ou conventionnelle. Ces modifications ont un impact sur les cotisations sociales dues aux organismes publics. Si vous souhaitez tout de mĂȘme les modifier cliquez sur "Modifier le calcul".

Les jours de congĂ©s payĂ©s non soldĂ©s Ă  la fin du contrat doivent ĂȘtre payĂ©s au collaborateur sous la forme d'une indemnitĂ© compensatrice de congĂ©s payĂ©s (ICCP). Si le nombre de jours obtenus aprĂšs le dĂ©compte n'est pas un nombre entier (c'est-Ă -dire s'il s'agit d'un nombre avec une virgule), il devra ĂȘtre arrondi au nombre entier supĂ©rieur selon le Code du travail.

💡Par exemple : s'il reste au collaborateur 13,5 congĂ©s payĂ©s Ă  solder, PayFit arrondira automatiquement Ă  14 jours de congĂ©s.

Le compteur de CP ou de RTT de votre collaborateur est négatif ?

Activez l'option "Effectuer une régularisation" pour que les compteurs soient remis à zéro et que le montant correspondant soit décompté.

Vérifiez les informations, cochez "J'ai vérifié les indemnités de fin de contrat" puis cliquez sur "Valider les indemnités" pour passer à l'étape suivante.

💡 Bon à savoir

AprĂšs la validation des indemnitĂ©s, vous avez encore la possibilitĂ© d’ajouter ou de modifier les Ă©lĂ©ments de paie sur la fiche du collaborateur tant que les documents de fin de contrat ne sont pas encore gĂ©nĂ©rĂ©s.

Dans ce cas, si vous ajoutez ou modifiez un Ă©lĂ©ment de paie impactant les minimums lĂ©gaux ou conventionnels des indemnitĂ©s, vous serez alors notifiĂ© via une tĂąche requise pour valider les nouveaux montants d’indemnitĂ©s.

III. Générer les documents de fin de contrat (Solde de Tout Compte et Certificat de travail)

👉 Notez bien
Une fois les documents de fin de contrat gĂ©nĂ©rĂ©s, vous ne pourrez plus saisir de nouvelles variables. Vous avez besoin d’ajouter de nouvelles variables ? Vous devez dans ce cas annuler l’intĂ©gralitĂ© de la fin de contrat pour les saisir, puis recommencer toutes les Ă©tapes de la fin de contrat.

Pour mettre fin au contrat, il est nĂ©cessaire de gĂ©nĂ©rer certains documents comme le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail. Pour cela, rendez-vous dans l’encart “GĂ©nĂ©rer les documents de fin de contrat” et cliquez sur le bouton "Commencer".

💡 Le Solde de Tout Compte est un document destinĂ© Ă  faire un « inventaire » des montants versĂ©s au collaborateur au moment de la rupture de son contrat. Établi par l'employeur, il est remis au collaborateur contre reçu : c'est le reçu pour Solde de Tout Compte.

1ïžâƒŁ IndemnitĂ©s

A cette étape, vous pouvez visualiser et modifier si nécessaire les indemnités précédemment saisies.

2ïžâƒŁ Signataire

Si vous le souhaitez, vous pouvez pré-remplir les informations du signataire du Solde de Tout Compte et du Certificat de travail directement sur PayFit ("Lieu de la signature", "Nom de l'employeur", "Fonction de l'employeur"). Pour cela, cliquez sur "Pré-remplir les informations".

3ïžâƒŁ Paiement

Il est possible de choisir le mode de paiement du Solde de Tout Compte (virement, espĂšces, chĂšque, paiement par un autre Ă©tablissement).

Vous pouvez choisir de générer un fichier SEPA séparé pour le paiement du Solde de Tout Compte du collaborateur. Si vous activez cette option, le fichier sera disponible dans votre espace "Documents entreprise" > "Fichiers de virements SEPA" > "Fichiers de virement SEPA - Acomptes, Notes de frais, Soldes de tout compte".

💡 Pour en savoir, plus consultez cet article : Payer un solde de tout compte en cours de mois.

Si vous n'avez pas choisi cette option, le Solde de Tout Compte du collaborateur sera payĂ© en mĂȘme temps que le reste des salaires, aprĂšs la gĂ©nĂ©ration des bulletins.

Lors de cette étape vous pouvez également décider de recevoir les documents de fin de contrat, par email et dans votre espace documents ou simplement dans l'espace documents.

Enfin, vous avez la possibilité de prévisualiser le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail.

✅ Une fois cette Ă©tape complĂ©tĂ©e, le Solde de Tout Compte et le Certificat de travail seront disponibles dans la catĂ©gorie "Documents" > "Documents collaborateurs".

💡 Pour obtenir un modùle de reçu de Solde de Tout Compte, rendez-vous ici.

💡 Dans certains cas, il pourra vous ĂȘtre demandĂ© d’ajouter PayFit en tant que tiers dĂ©clarant, pour cela suivez les Ă©tapes indiquĂ©es dans cette fiche pratique.

IV. Valider la déclaration de fin de contrat (envoi de la déclaration France Travail (ex PÎle Emploi))

Vous mettez fin au contrat de votre collaborateur et le logiciel n’évoque pas la FCTU ? Il vous demande de valider une AED ?

En raison de contraintes techniques, PayFit conserve le systĂšme AED pour certains collaborateurs. Une tolĂ©rance administrative existe jusqu'Ă  la fin de l'annĂ©e 2022 afin de faciliter la transition entre le nouveau systĂšme FCTU et l’ancien systĂšme d’AED.

Si votre collaborateur est concernĂ©, procĂ©dez Ă  la gĂ©nĂ©ration de l’AED comme demandĂ© par PayFit. ContrĂŽlez les informations renseignĂ©es dans les diffĂ©rents tableaux et validez l’opĂ©ration. Des indications vous aideront Ă©tape par Ă©tape. L’AED sera disponible sous 48h dans la catĂ©gorie “Mes documents” > “Documents collaborateurs”. Contactez le support PayFit si vous avez besoin d’aide.

Afin d'envoyer la FCTU et de gĂ©nĂ©rer l'AER, rendez-vous dans l’encart “Valider la dĂ©claration de fin de contrat” et cliquez sur "Commencer".

Cette Ă©tape permet de dĂ©clarer la fin de contrat auprĂšs de France Travail (ex PĂŽle Emploi). Une fois validĂ©e, vous recevrez l’attestation Ă  transmettre Ă  votre collaborateur.

ComplĂ©tez ensuite les coordonnĂ©es du “Contact France Travail (ex PĂŽle Emploi) au sein de l’entreprise”.

Il s’agit d’un reprĂ©sentant de l’entreprise auquel France Travail (ex PĂŽle Emploi) peut se rĂ©fĂ©rer en cas de besoin.

Le contact ne nĂ©cessite aucune dĂ©lĂ©gation : il peut ĂȘtre l’employeur, le responsable des Ressources Humaines, l’administrateur du compte PayFit, etc.

Cochez l’option pour enregistrer les donnĂ©es du contact. Elles seront prĂ©-complĂ©tĂ©es lors des futures fins de contrat et pourront ĂȘtre modifiĂ©es Ă  tout moment Ă  cette mĂȘme Ă©tape.

Enfin, cliquez sur "Envoyer l'attestation Ă  France Travail (ex PĂŽle Emploi)".

💡 Pour en savoir plus sur la dĂ©claration de Fin de Contrat de Travail Unique (FCTU) et l’Attestation Employeur Re-matĂ©rialisĂ©e (AER), consultez cet article dĂ©diĂ©.

V. Compléter l'AER

A partir de la réception du signalement FCTU, France Travail (ex PÎle Emploi) génÚre l'AER en 48h au plus tÎt 7 jours avant la fin effective du contrat du collaborateur.

Par exemple : si vous préparez la fin de contrat d'un collaborateur sur PayFit le 1er du mois et que sa fin de contrat est prévue au 27, France Travail (ex PÎle Emploi) ne génÚrera pas l'AER avant le 20 du mois.

Dans cette pĂ©riode des 7 jours avant la fin effective du contrat, France Travail (ex PĂŽle Emploi) gĂ©nĂšre ensuite l'attestation sous 48h. Vous ĂȘtes averti par email lorsque le document est disponible dans la catĂ©gorie "Documents" > "Documents collaborateurs".

Prenez en compte ce délai lorsque vous organisez le rendez-vous de remise des documents de fin de contrat de votre collaborateur sortant, afin d'avoir toutes les piÚces à votre disposition.

👉 Avant de remettre l’AER au collaborateur, vous devez complĂ©ter la section ”8. authentification par l’employeur” soit :

  • en complĂ©tant la partie Ă  la main aprĂšs avoir imprimĂ© l’AER ;

  • en modifiant le document PDF directement sur votre ordinateur.

Pour modifier le document PDF, cliquez sur les trois points “...” et tĂ©lĂ©chargez l’AER.

Descendez tout au bas de la page jusqu’à la section ”8. authentification par l’employeur”. Le motif de la rupture du contrat de travail est dĂ©jĂ  renseignĂ©.

ComplĂ©tez et cochez les autres champs nĂ©cessaires. La signature et le cachet de l’entreprise pourront ĂȘtre ajoutĂ©s Ă  la main.

✅ Enregistrez et imprimez le document pour le remettre au collaborateur.

Nous vous invitons Ă  consulter nos fiches pratiques pour en savoir plus :

Annuler / modifier une fin de contrat

Si vous souhaitez annuler ou modifier une fin de contrat, consultez cet article dédié.

Simuler une fin de contrat

Si vous souhaitez faire une simulation de fin de contrat, consultez cet article dédié.

J'ai effectuĂ© une fin de contrat mais l’AER n'est toujours pas disponible dans mes documents. Pourquoi ?

👉 Il peut y avoir un dĂ©lai de 48h (2 jours ouvrĂ©s), le temps que France Travail (ex PĂŽle Emploi) gĂ©nĂšre l'AER et la transmette Ă  PayFit. Pour rappel, le dĂ©lai lĂ©gal de signalement de la fin de contrat en DSN est fixĂ© Ă  5 jours suivant la fin de contrat, afin que votre collaborateur puisse faire valoir ses droits auprĂšs de France Travail (ex PĂŽle Emploi).

Prenez en compte ce délai lorsque vous organisez le rendez-vous de remise du Solde de Tout Compte de votre collaborateur sortant afin d'avoir toutes les piÚces à votre disposition.

📌 Ce qu'il faut retenir

1. PayFit me guide dans les Ă©tapes Ă  effectuer selon le motif de la rupture de contrat.

2. Je peux faire une simulation de fin de contrat.

3. Je dois bien prendre en compte dans mon organisation le délai de la génération de l'AER.

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