Vous venez de prendre en main PayFit ? Vous vous apprêtez à réaliser votre toute première paie ? Ce guide vous offre une vue d'ensemble des étapes à suivre.

💡 Chaque élément du guide contient un lien vers des ressources pour vous aider à réaliser la tâche ou la vérification correspondante.

1. Comprendre les bases de la paie

La gestion de la paie est une composante essentielle de la gestion des ressources humaines. Bien comprendre ce processus vous aidera à gérer efficacement les salaires de manière sereine et sécurisée.

Comprendre le cycle de paie

Le cycle de la paie comprend plusieurs étapes importantes :

Préparation : Collecte des données nécessaires telles que les heures travaillées et les absences.
Validation : Vérification des informations pour s'assurer de leur exactitude.
Paiement et déclaration : Exécution des paiements et déclaration aux autorités compétentes pour respecter les obligations légales.

Comprendre un bulletin de paie

Le bulletin de paie rassemble le salaire net, les déductions, et d'autres informations clés. Il est essentiel de comprendre sa structure pour tous les collaborateurs et gestionnaires RH.

Ressources éducatives de la PayFit Academy

Pour approfondir vos connaissances, la PayFit Academy offre des modules de formation sur divers aspects de la paie.

Maintenant que vous avez une compréhension solide des fondamentaux de la gestion de la paie, il est temps de passer à la mise en place des configurations avancées de votre compte PayFit.

2. Préparer votre compte PayFit

💡 Ce n’est pas la première paie que vous faites ? Soyez vigilant

Il est important que les informations qui nous ont été transmises pendant votre migration vers PayFit soient exactes.

Prenez le temps de vérifier les informations avec lesquelles vous allez démarrer votre compte PayFit : “Transfert de collaborateur : l'importance de la reprise d'historique des congés et salaires”.

Une fois l'étape “Bienvenue sur PayFit” terminée, vous pouvez aller plus loin sur le paramétrage de votre compte afin de l'adapter aux besoins de vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi gérer :

Accès et droits à l’application

Configurer les accès administrateur pour la gestion de la paie.
Définir les accès collaborateur pour la consultation des bulletins.
Assigner les droits des managers pour la validation d’éléments de paie.

Modules additionnels PayFit

Activer et configurer les modules de notes de frais.
Paramétrer les options de virements SEPA ou d’intégration bancaire pour les paiements aux collaborateurs.
Ajuster les paramètres avancés de paie selon les besoins.

Une fois que vous êtes satisfait de la configuration des accès et des modules, vous pouvez commencer la préparation de la paie.

3. Préparer la paie

La préparation de la paie est une action que vous allez devoir effectuer chaque mois. Vous devrez collecter et saisir sur PayFit les éléments suivants :

Temps et absences

Suivi du temps de travail :
- Enregistrer les heures contractuelles et supplémentaires.
- Gérer les horaires flexibles, le travail de nuit, et les jours fériés.
Gestion des absences :
- Suivre et valider les congés payés, RTT, et autres types d'absences.
- Enregistrer les arrêts de travail (maladie, maternité/paternité) et les prolongations.

Rémunération et avantages

Salaire et primes :
- Calcul et saisie des primes (mensuelles, annuelles, exceptionnelles).
- Gérer les acomptes, avances, et saisies sur salaire.
Indemnités et frais :
- Gérer les indemnités (repas, transport en commun ou personnel).
- Rembourser les frais professionnels et gestion des avantages en nature.

Contrats et changements de statut

Gestion des contrats :

Une fois que toutes les informations du mois ont été saisies dans PayFit, tout est en ordre pour cette période. Vous pouvez maintenant passer à la validation de votre paie.

4. Valider votre paie

Une fois que l’ensemble des variables de paie sont ajoutées, il est grand temps de vérifier et clôturer votre paie du mois !

Tâches requises et recommandées

Vérifier les tâches requises pour la paie du mois en cours.
Mettre à jour si besoin les informations légales et réglementaires affectant la paie via les tâches recommandées.

Vérification des données de paie

Faire un dernier contrôle pour s'assurer de l'exactitude avant la clôture.

Finalisation et publication

Clôturer la paie du mois : Une étape importante qui nécessite précision et attention.
Publication automatique des bulletins dans les espaces collaborateurs

Et voilà ! Votre première paie est clôturée, plus qu’une dernière étape pour terminer !

5. Déclarer et payer

Cette phase est dédiée à la finalisation du processus de paie par les déclarations nécessaires et les paiements des salaires.

Effectuer le paiement des salaires avec PayFit

Déclarations

Se familiariser avec les bases de la déclaration : Une compréhension fondamentale pour la gestion de la paie.
Découvrir comment PayFit gère les déclarations automatiquement : Maximiser l'utilisation des fonctionnalités de PayFit.
Accéder aux déclarations disponibles sur PayFit : Assurez-vous que toutes les déclarations nécessaires sont bien gérées.

Félicitations ! Cette étape finalise le cycle de la paie. En vous assurant que tout est en ordre pour la période concernée, vous facilitez une transition en douceur vers le cycle suivant.

✅ J’ai officiellement terminé ma première paie sur PayFit !

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